西安配電柜企業管理溝通問題與改進措施

□ 新疆 王曉鳴 張紅麗

管理溝通指為解決具體的管理問題，由溝通者把某一信息（或意思）傳遞給客體或對象，以期取得客體反應或反饋的整個過程。管理溝通對于整個領導過程都是非常重要的，有效的管理溝通有助于提升管理水平，節約資源，是企業降低管理成本、提高管理效率的關鍵。在機電設備生產行業完全開放、完全市場化的背景下，配電柜的生產已經告別了暴利時代，各種類型的配電柜市場價格、生產流程已經固定。在激烈的市場競爭中，要想脫穎而出，只有發展客戶數量及降低成本，因此研究企業的管理溝通情況，對提升管理水平、提高管理效率、降低管理成本有很大的作用。本文對西安配電柜企業進行了一次抽樣調查，共發放問卷138份，收回132份，回收率高達95.6%，通過SPSS17.0軟件分析，得出西安配電柜企業管理溝通存在的問題。

一、西安配電柜企業管理溝通存在的問題

1.管理溝通意識薄弱。內部溝通問題并未引起高層管理者的重視，在企業日常事務中，相比內部溝通，管理者更重視企業與外部，尤其是與客戶的溝通。西安配電柜企業存在明顯的員工流失問題，而企業并沒有就此與員工進行良好的內部溝通，即員工的心態和時期的調整，從而損失了大量經驗豐富的員工，增加了企業的培訓成本。由工作性質與部門目標和工作計劃了解程度的交叉分析可以看出，只有管理人員很了解企業的部門目標和工作計劃，在基本了解企業部門目標和工作計劃的人群中，生產人員47.4%，管理人員36.8%，技術人員15.8%，而絕大多數銷售人員和技術人員不了解部門目標和工作計劃。從企業長遠發展的角度看，不了解企業部門目標是很不利的。

2.缺乏非正式溝通。由于企業性質及員工對管理者的抵觸情緒，企業員工很少在公眾場合發表對企業的看法，但私下經常聽到他們對企業的一些抱怨，而企業領導者只有在出現嚴重問題時才會與員工進行交流，其余時刻，管理者大都在辦公室，即使在車間隨意走動，也沒有與員工進行深入的交流，員工與領導層關系不夠融洽。企業員工與管理層之間只有下達命令與接受命令的溝通，而沒有關于企業未來發展、企業短期目標、員工待遇變化等問題的溝通，溝通渠道單一，管理者很難從員工處得到有效的信息支持。

3.信息流向不完善且不夠通暢，未形成網絡化。企業管理過程中，員工基本上只能與其上下級進行單一上行或下行溝通，很少有企業高層與一線員工的溝通，也很少有部門之間的交叉溝通，溝通層級嚴密，沒有形成網絡化，而是單一的鏈式結構。鏈式的管理溝通結構雖然保證了企業的信息流方向明確，但是信息經層層傳遞，容易被截取及篩選，從而造成信息失真。鏈式溝通網絡也造成溝通方向單一，缺乏跨部門、跨級別之間的溝通。由于各部門業務的相關性及季節性，企業中往往需要各部門互相合作完成某項業務流程，或者互通信息或互相調配人手，而此時西安配電柜企業內部管理溝通機制不健全，造成了企業動作相對緩慢及曲折，同時也影響了企業中團隊精神的建立，有時甚至拖延組織的運轉。而且，基層員工參加戰略決策的機會很少，對企業沒有歸屬感，這由企業較高的員工流失率可見一斑。隨著企業的不斷發展壯大，簡單的鏈式溝通也加重了各層次管理者的負擔，難以實現有效領導及管理。

4.缺乏健全的信息反饋機制。 溝通的過程是雙向的，因此必須要掌握反饋信息，不能說完就走，領導講完就走，這就是沒有反饋的表現。缺乏反饋會導致兩方面的后果：其一別人不知道你表述了什么；其二別人只會按照他的想法去做。沒有反饋，溝通是不完整的，單向的，溝通循環的過程也會中斷，形成溝通障礙。調查結果表明，企業的管理者在安排完生產任務后，沒有及時的了解生產信息，只有7.6%的員工認為企業管理者與一線員工實現了良好的生產情況交流。從工作性質和與員工交流情況的交叉分析可以看出，在認為“企業在發布生產任務后及時與員工交流生產情況”符合事實的人群中，管理人員占到了60%，從中可見，由于信息反饋機制不健全，企業管理者對企業溝通現狀極不了解。

二、改善企業管理溝通的思路與措施

1.基本思路。管理溝通改進的目標是提高溝通效率，從而提升管理水平，節約資源，降低企業的管理成本，維持企業的競爭優勢。要改進現有的溝通模式，企業要把人的因素當做管理的本質因素，把以人為本的管理思想滲透到企業的日常經營管理中，把員工發展和需要提升到戰略高度加以思考。提高管理者的溝通技巧和員工的溝通意識，通過正式溝通和非正式溝通來消除企業運營過程中的障礙，通過構建健康的、多方位的群體溝通及個人溝通渠道，設立有效促進溝通的工作環境，改進現有的溝通狀況，形成一個企業內部良性運作的管理溝通環境。

2.改善管理溝通的幾項措施。①開展溝通技能培訓，增強員工溝通意識。員工培訓是培養企業溝通文化的最佳方式，不僅有助于改善員工的溝通技巧，而且培訓本身也能促進員工之間的跨部門交流。為提高內部管理溝通的效果，西安配電柜企業需要對現有的培訓機制做一定的改進。首先，在對每一個新員工培訓的過程中加強灌輸企業核心價值觀，尤其需加強企業“建立開放式的多向溝通、公共資源共享”理念的宜傳，使溝通文化從新員工任職起就滲透其中。其次，定期請管理專家來為企業的管理者開辦講座，培養他們的溝通技巧，增強高層主管的溝通意識。再其次，為促進西安配電柜企業員工間的多向溝通，改善當前員工溝通范圍較窄的現狀，建議多組織以團隊合作為主題的培訓，增強員工跨部門合作的意識。

②加強非正式溝通。員工群體或員工之間的非正式溝通是把“雙刃劍”，如果缺乏正確引導則會成為阻礙內部管理溝通效率的負面因素，要避免非正式溝通的不良影響不能靠一味打壓，而應采取下列可行的措施。首先，管理者應對企業中流傳的小道消息進行分析并預測其流向，提高解釋和預測小道消息傳播模式的能力。其次，管理者應了解并關注小道消息盛行的根本原因，對企業內部溝通手段進行調整并加以改善。再其次，通過一系列健康的非正式溝通手段與活動激發其正面效應，引導員工良好的溝通行為。可以采取走動式管理和非正式面談兩種方法。

③健全信息流向，使之網絡化。要建立有效的管理溝通機制，拓寬信息流動方向，使之網絡化，從而培育企業良好的溝通文化，增強員工的歸屬感。首先，通過一定的溝通工具和途徑（如各種會議、電子媒體、意見信箱、內部溝通、布告欄等），建立縱橫交錯的高效信息溝通網絡，確保內部能順暢地溝通各種信息，為全員充分參與創造條件，使高層的方針政策能快速、高效地傳遞到各處，并通過監督、答疑等手段，使內部員工都能理解并執行。同時，各層次、各部門的人員在執行過程中發現的問題也能及時反饋到相關的層次和職能部門，進行解決、修正和統計分析。其次，創造有利的溝通環境，建立起一種大家庭式的感情氛圍，從而提高內部員工的滿意度，使企業的員工不但可以獲得薪酬、職業成長上的回報，也增強了對企業的歸屬感。再其次，以良好的心態與員工溝通，尊重員工，學會賞識員工，與員工在工作中不斷地分享知識、分享經驗、分享目標、分享一切值得分享的東西，拉近員工和各級管理人員的心理距離，建立縱橫交錯的高效信息溝通網絡，確保內部能順暢地溝通各種信息，為全員充分參與創造條件，使高層的方針政策能快速、高效地傳遞到各處，并通過監督、答疑等手段，使內部員工都能理解并執行。同時，各層次、各部門的人員在執行過程中發現的問題也能及時反饋到相關的層次和職能部門，進行解決、修正和統計分析。其次，創造有利的溝通環境，建立起一種大家庭式的感情氛圍，從而提高內部員工的滿意度，使企業的員工不但可以獲得薪酬、職業成長上的回報，也增強了對企業的歸屬感。再其次，以良好的心態與員工溝通，尊重員工，學會賞識員工，與員工在工作中不斷地分享知識、分享經驗、分享目標、分享一切值得分享的東西，拉近員工和各級管理人員的心理距離。

④健全信息反饋機制。組織是通過反饋來進行控制的，管理實質上是一種控制，因而必然存在反饋。任何一個高效控制系統，無不含有反饋控制，組織也不例外。一個完整的組織系統是由決策系統、執行系統和監督反饋系統組成。這三個子系統構成了一個完整的封閉回路，使系統中的反饋調節得以不斷地進行，如果其中任何一個回路中斷，都會使整個回路中的反饋調節系統遭到破壞。為了有效地達到西安配電柜企業內部管理溝通的目的，就應在內部溝通管理中構建以反饋控制為主要形式的管理制度。通過不斷地調整、控制，最終使實際結果逼近計劃目標，從而避免了因為企業管理者單方面的發布生產命令而缺乏溝通帶來的不利影響。通過有效的信息反饋機制，可以對管理溝通中存在的問題不斷完善，促進企業目標的實現。

管理溝通是管理創新的必要途徑和保證，是推行績效考核、提高員工績效的重要前提。很多管理卓越、發展迅速、效益優異的企業的成功經驗，無不證明了這一點。當然，提高管理溝通效率與員工績效的目的，其根本點還是提高管理效能和提升盈利能力，提高員工的薪酬福利和歸屬感，從而推動企業的健康發展。