高校檔案管理信息化建設的現狀及對策分析

摘 要：信息化的快速推進影響到了高校的檔案管理工作，檔案管理信息化是大勢所趨，是高校實現有序、高效管理的條件。本文對高校檔案管理的現狀作出分析，闡明進行檔案管理信息化的意義，并為更好地實現高校檔案管理的信息化提出建議。

關鍵詞：高校 檔案管理 信息化建設

檔案信息化已經列入檔案事業發展的總體規劃中，位于社會發展前沿的高等學校尤其要重視檔案管理信息化的落實。進行信息化的管理不僅可以提高檔案管理的效率，改進工作手段，還能緊跟檔案管理的發展方向，實現科學管理。針對當前高校檔案管理信息化存在的不足，各院校應該采取有效措施予以改進。

一、高校檔案管理信息化建設的現狀

（一）信息化管理意識薄弱

高校的檔案管理工作需要跟隨時代的發展不斷創新，但多數高校對于檔案管理的重視程度并不高，缺乏系統科學的認識。他們多認為檔案管理的內容就是做好資料整理，保證不出錯，不給學校發展帶來影響就可以了，不存在工作質量的高低，這種思想給高校的檔案管理信息化推進帶來了阻礙。同時，高校的檔案管理意識比較淡薄，不注重檔案信息的開發，缺乏對檔案信息的合理利用，許多珍貴的檔案信息只能成為一種擺設，造成資源浪費。

（二）硬件設備資金投入不足

檔案管理信息化離不開計算機等硬件設備，這需要大量的資金投入，但高校受意識、資金條件的影響在設備、系統和技術方面的投入明顯不足，影響檔案管理的信息化進程。從信息網絡的建立來說，需要大批的計算機和軟硬件系統，要建立校內校外的互聯網，還要及時進行設備和系統的更新，加上信息安全的維護費用，對于學校的資金投入量有較大需求。學校往往會將資金投入可以收到成效的科研工作上，而忽略檔案管理的資金需求。

（三）網絡安全缺乏保障

網絡的開放性和共享性使得檔案信息的獲取十分便捷，但是檔案信息有其特殊性，要注意保密性管理。信息化給學校帶來了與外界溝通的便利，但也帶來了黑客、病毒、信息竊取等危害高校信息安全的因素，尤其對于需要保密處理的檔案信息來說更是一個很大的威脅。很多高校并未建立起獨立的、安全的檔案管理系統，難以保證檔案信息的完整與安全。

二、高校檔案管理信息化建設的內容

（一）建設基礎設施和應用系統

在硬件設施的建設上，建設內部網絡系統時，注意對電子文件相關的硬件設備的儲存和備份；重點加強存儲電子文件和數據的計算機的安全性，做好備份。應用系統的建設方面要確保軟件的操作便捷性，具備維護、查詢等功能；使管理界面清晰明了，方便查詢者使用；保證軟件具有升級功能，減少重復購買或下載的麻煩。

（二）建設檔案信息資源

建設信息資源需要全校各部門的協作。各院系要做好本單位的電子檔案的收集和保管，降低信息流失率，將信息及時收入數據庫中。專門的檔案管理人員要做好收集和管理信息的各方面準備工作，建立一個中心系統，接受來自全校的檔案文件，同時提供檢索服務，方便檔案查詢。

（三）建設安全保密體系

安全保密體系包括以下幾個方面：保證歸檔電子文件真實、有效、完整；確保檔案數據庫免受攻擊；存儲檔案的局域網與其他網絡保持隔離，通過身份認證、數據加密等方式來保證檔案信息的安全。

三、加強高校檔案管理信息化建設的措施

（一）爭取校方的關注與支持

學校領導對檔案管理信息化的重視程度直接影響著學校的信息化水平和進程，要加強檔案管理的信息化就要抓住這個關鍵點，努力爭取領導的支持。其方法包括：首先要利用一切有利條件讓校領導認識到進行檔案管理信息化的必要性，看到信息化檔案管理的諸多好處，從意識上改變檔案管理的陳舊思想；提高領導對檔案管理部門的重視程度，加強培訓，提升檔案管理人員的整體素質，實行考核，增加人員危機感，改變檔案管理部門的花瓶形象；爭取讓校領導將檔案管理的信息化建設納入學校的整體規劃中，以便各個部門都能對信息化檔案管理予以支持和配合；對學校的信息相關工作進行整合，各部門之間的聯系加強，工作效率也能得到提升。

（二）增加建設資金的投入力度

計算機、軟硬件系統、檔案管理技術都是進行檔案管理信息化的必備條件，這需要學校看到檔案管理的積極作用，對其信息化建設進行資金投入，鑒于檔案管理信息化的見效較晚，更需要學校領導擁有發展的眼光。加大了設備的資金投入，才能緩解矛盾，加速檔案管理信息化的進程。要獲得資金投入，一方面依靠政府對高校的教育撥款，另一方面學校要積極地籌措資金，解決信息化建設資金不足的問題。檔案管理部門要科學利用數據庫和檔案管理網絡，提供社會服務，獲取利潤，投入到進一步的檔案管理信息化建設中。

（三）加強檔案管理隊伍建設

檔案管理的信息化建設需要大量的專業性人才，這是影響信息化檔案管理的人為能動因素。檔案管理人才的知識結構既包括檔案管理的相關知識，還包括計算機信息技術等，缺一不可。檔案部門要根據信息化的發展要求，組織工作人員進行網絡相關知識的學習，提高自身知識儲備，經得住領導的考驗，可以真正地勝任信息化檔案管理的工作。在隊伍建設過程中，要注意人員結構的優化，吸收更多高學歷的人員進入到檔案管理隊伍中，提升檔案管理隊伍的學歷水準。將年輕有為的檔案管理人員納入到隊伍中，調整檔案管理隊伍的年齡結構，并且給優秀的年輕人提供管理崗位，讓他們更加堅定為檔案管理信息化服務。確保他們擁有廣博的知識、先進的管理方法的同時，還要注意檔案管理人員的思想道德素質，避免出現因內部人員造成檔案信息泄露的問題，提升檔案管理隊伍的思想政治水平。

結束語：

高校的檔案管理信息化建設任重而道遠，作為高校，要具備與時俱進的意識，積極參與到檔案管理信息化的建設中，完善檔案信息的管理制度，提高檔案文件的管理水平，學校也會從信息化的檔案管理中獲益，為檔案事業的發展進步做出貢獻。

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作者簡介：郭章芬（1976.6-），女，漢族，山東省德州市，于2008年畢業于煙臺大學，漢語言文學專業，專科，現在德州學院檔案室任檔案員，研究方向：高校檔案管理。