高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對(duì)策分析

摘 要：信息化的快速推進(jìn)影響到了高校的檔案管理工作，檔案管理信息化是大勢(shì)所趨，是高校實(shí)現(xiàn)有序、高效管理的條件。本文對(duì)高校檔案管理的現(xiàn)狀作出分析，闡明進(jìn)行檔案管理信息化的意義，并為更好地實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化提出建議。

關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 信息化建設(shè)

檔案信息化已經(jīng)列入檔案事業(yè)發(fā)展的總體規(guī)劃中，位于社會(huì)發(fā)展前沿的高等學(xué)校尤其要重視檔案管理信息化的落實(shí)。進(jìn)行信息化的管理不僅可以提高檔案管理的效率，改進(jìn)工作手段，還能緊跟檔案管理的發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。針對(duì)當(dāng)前高校檔案管理信息化存在的不足，各院校應(yīng)該采取有效措施予以改進(jìn)。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）信息化管理意識(shí)薄弱

高校的檔案管理工作需要跟隨時(shí)代的發(fā)展不斷創(chuàng)新，但多數(shù)高校對(duì)于檔案管理的重視程度并不高，缺乏系統(tǒng)科學(xué)的認(rèn)識(shí)。他們多認(rèn)為檔案管理的內(nèi)容就是做好資料整理，保證不出錯(cuò)，不給學(xué)校發(fā)展帶來(lái)影響就可以了，不存在工作質(zhì)量的高低，這種思想給高校的檔案管理信息化推進(jìn)帶來(lái)了阻礙。同時(shí)，高校的檔案管理意識(shí)比較淡薄，不注重檔案信息的開(kāi)發(fā)，缺乏對(duì)檔案信息的合理利用，許多珍貴的檔案信息只能成為一種擺設(shè)，造成資源浪費(fèi)。

（二）硬件設(shè)備資金投入不足

檔案管理信息化離不開(kāi)計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，這需要大量的資金投入，但高校受意識(shí)、資金條件的影響在設(shè)備、系統(tǒng)和技術(shù)方面的投入明顯不足，影響檔案管理的信息化進(jìn)程。從信息網(wǎng)絡(luò)的建立來(lái)說(shuō)，需要大批的計(jì)算機(jī)和軟硬件系統(tǒng)，要建立校內(nèi)校外的互聯(lián)網(wǎng)，還要及時(shí)進(jìn)行設(shè)備和系統(tǒng)的更新，加上信息安全的維護(hù)費(fèi)用，對(duì)于學(xué)校的資金投入量有較大需求。學(xué)校往往會(huì)將資金投入可以收到成效的科研工作上，而忽略檔案管理的資金需求。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全缺乏保障

網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性和共享性使得檔案信息的獲取十分便捷，但是檔案信息有其特殊性，要注意保密性管理。信息化給學(xué)校帶來(lái)了與外界溝通的便利，但也帶來(lái)了黑客、病毒、信息竊取等危害高校信息安全的因素，尤其對(duì)于需要保密處理的檔案信息來(lái)說(shuō)更是一個(gè)很大的威脅。很多高校并未建立起獨(dú)立的、安全的檔案管理系統(tǒng)，難以保證檔案信息的完整與安全。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

（一）建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)

在硬件設(shè)施的建設(shè)上，建設(shè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)時(shí)，注意對(duì)電子文件相關(guān)的硬件設(shè)備的儲(chǔ)存和備份；重點(diǎn)加強(qiáng)存儲(chǔ)電子文件和數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)的安全性，做好備份。應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)方面要確保軟件的操作便捷性，具備維護(hù)、查詢等功能；使管理界面清晰明了，方便查詢者使用；保證軟件具有升級(jí)功能，減少重復(fù)購(gòu)買(mǎi)或下載的麻煩。

（二）建設(shè)檔案信息資源

建設(shè)信息資源需要全校各部門(mén)的協(xié)作。各院系要做好本單位的電子檔案的收集和保管，降低信息流失率，將信息及時(shí)收入數(shù)據(jù)庫(kù)中。專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員要做好收集和管理信息的各方面準(zhǔn)備工作，建立一個(gè)中心系統(tǒng)，接受來(lái)自全校的檔案文件，同時(shí)提供檢索服務(wù)，方便檔案查詢。

（三）建設(shè)安全保密體系

安全保密體系包括以下幾個(gè)方面：保證歸檔電子文件真實(shí)、有效、完整；確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)免受攻擊；存儲(chǔ)檔案的局域網(wǎng)與其他網(wǎng)絡(luò)保持隔離，通過(guò)身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密等方式來(lái)保證檔案信息的安全。

三、加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）爭(zhēng)取校方的關(guān)注與支持

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化的重視程度直接影響著學(xué)校的信息化水平和進(jìn)程，要加強(qiáng)檔案管理的信息化就要抓住這個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，努力爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持。其方法包括：首先要利用一切有利條件讓校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到進(jìn)行檔案管理信息化的必要性，看到信息化檔案管理的諸多好處，從意識(shí)上改變檔案管理的陳舊思想；提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理部門(mén)的重視程度，加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，實(shí)行考核，增加人員危機(jī)感，改變檔案管理部門(mén)的花瓶形象；爭(zhēng)取讓校領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理的信息化建設(shè)納入學(xué)校的整體規(guī)劃中，以便各個(gè)部門(mén)都能對(duì)信息化檔案管理予以支持和配合；對(duì)學(xué)校的信息相關(guān)工作進(jìn)行整合，各部門(mén)之間的聯(lián)系加強(qiáng)，工作效率也能得到提升。

（二）增加建設(shè)資金的投入力度

計(jì)算機(jī)、軟硬件系統(tǒng)、檔案管理技術(shù)都是進(jìn)行檔案管理信息化的必備條件，這需要學(xué)校看到檔案管理的積極作用，對(duì)其信息化建設(shè)進(jìn)行資金投入，鑒于檔案管理信息化的見(jiàn)效較晚，更需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)擁有發(fā)展的眼光。加大了設(shè)備的資金投入，才能緩解矛盾，加速檔案管理信息化的進(jìn)程。要獲得資金投入，一方面依靠政府對(duì)高校的教育撥款，另一方面學(xué)校要積極地籌措資金，解決信息化建設(shè)資金不足的問(wèn)題。檔案管理部門(mén)要科學(xué)利用數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案管理網(wǎng)絡(luò)，提供社會(huì)服務(wù)，獲取利潤(rùn)，投入到進(jìn)一步的檔案管理信息化建設(shè)中。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理的信息化建設(shè)需要大量的專(zhuān)業(yè)性人才，這是影響信息化檔案管理的人為能動(dòng)因素。檔案管理人才的知識(shí)結(jié)構(gòu)既包括檔案管理的相關(guān)知識(shí)，還包括計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等，缺一不可。檔案部門(mén)要根據(jù)信息化的發(fā)展要求，組織工作人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高自身知識(shí)儲(chǔ)備，經(jīng)得住領(lǐng)導(dǎo)的考驗(yàn)，可以真正地勝任信息化檔案管理的工作。在隊(duì)伍建設(shè)過(guò)程中，要注意人員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，吸收更多高學(xué)歷的人員進(jìn)入到檔案管理隊(duì)伍中，提升檔案管理隊(duì)伍的學(xué)歷水準(zhǔn)。將年輕有為的檔案管理人員納入到隊(duì)伍中，調(diào)整檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)，并且給優(yōu)秀的年輕人提供管理崗位，讓他們更加堅(jiān)定為檔案管理信息化服務(wù)。確保他們擁有廣博的知識(shí)、先進(jìn)的管理方法的同時(shí)，還要注意檔案管理人員的思想道德素質(zhì)，避免出現(xiàn)因內(nèi)部人員造成檔案信息泄露的問(wèn)題，提升檔案管理隊(duì)伍的思想政治水平。

結(jié)束語(yǔ)：

高校的檔案管理信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，作為高校，要具備與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，積極參與到檔案管理信息化的建設(shè)中，完善檔案信息的管理制度，提高檔案文件的管理水平，學(xué)校也會(huì)從信息化的檔案管理中獲益，為檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步做出貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：郭章芬（1976.6-），女，漢族，山東省德州市，于2008年畢業(yè)于煙臺(tái)大學(xué)，漢語(yǔ)言文學(xué)專(zhuān)業(yè)，專(zhuān)科，現(xiàn)在德州學(xué)院檔案室任檔案員，研究方向：高校檔案管理。