現(xiàn)代行政文秘寫作技巧研究

摘要：行政文書是一類比較特殊的文體，具有權(quán)威性、嚴(yán)重性、嚴(yán)謹(jǐn)性。隨著社會(huì)的高速發(fā)展，行政管理的速度也在跟著變化，因而對(duì)行政文秘的要求也很高。本文從行政文書的寫作的思路、結(jié)構(gòu)特點(diǎn)、用詞特點(diǎn)、排版、平時(shí)知識(shí)積累等方法深刻闡述了行政文秘人員應(yīng)該掌握的寫作技巧。

關(guān)鍵詞：行政文秘；寫作；技巧；研究

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們生活節(jié)奏越來(lái)越快，社會(huì)管理也要求越來(lái)越高，中國(guó)行政體系也在跟著快節(jié)奏變化，對(duì)行政文秘的要求越來(lái)越高。行政文秘寫作是行政文秘工作的重要內(nèi)容，主要針對(duì)的是行政公文的寫作。行政公文，是公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱，是人類在治理社會(huì)、管理國(guó)家的公務(wù)實(shí)踐中使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應(yīng)用文。它是特殊規(guī)范化的文體，具有其他文體所沒有的權(quán)威性，有法定的制作權(quán)限和確定的讀者，有特定的行文格式并有行文規(guī)則和辦理辦法。我國(guó)公文一律按照2012年4月6日，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（2012年7月1日起施行）要求撰寫。而從事行政公文寫作的工作人員必須掌握一定的技巧才能做好行政文秘工作。這些技巧主要包括以下幾個(gè)方面：

1 思路清晰，主旨明確

行政寫作最忌諱思維混亂、條理不清、主旨不明確，一會(huì)兒寫東一會(huì)兒寫西。行政公文不論是會(huì)議上匯報(bào)材料還是正規(guī)的發(fā)文公文，都有一個(gè)共同的特點(diǎn)，就是文章思路清晰、層次分明、主旨明確。常列出文章條理用詞，如一、二、三、四，……作為文章分節(jié)有條理性、有針對(duì)性陳述的象征，對(duì)同一段話內(nèi)有多個(gè)層次含義的內(nèi)容最好也整理成條理性，不要雜糅在一起，那樣表達(dá)不清楚意思，沒有層次感，常用詞語(yǔ)如“一是，二是，三是，四是……”，或者“一方面”，“另一方面”，等等。

2 言簡(jiǎn)意賅，詳略得當(dāng)

行政寫作不同于其他寫作，行政寫作不需要華麗的詞藻，而是需要用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言表達(dá)清楚事情。文中常用的詞語(yǔ)，重點(diǎn)內(nèi)容可以較為詳細(xì)的描寫。不重要的內(nèi)容，起到烘托作用的內(nèi)容可以簡(jiǎn)略。

（1）開頭用語(yǔ)。開頭用語(yǔ)常常是直截了當(dāng)，點(diǎn)明了此文的根據(jù)、目的，常用詞語(yǔ)“根據(jù)”、“為了”等。如：根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于集中開展安全生產(chǎn)大檢查的通知（國(guó)辦發(fā)明電〔2013〕16號(hào)），……。又如，為了全面貫徹落實(shí)黨的十八大報(bào)告精神，……。

（2）過(guò)渡用語(yǔ)。過(guò)度用詞是在陳述某些內(nèi)容時(shí)，要轉(zhuǎn)入另外一個(gè)內(nèi)容的用語(yǔ)，這些詞語(yǔ)常的有，“鑒于”、“為此”、“總之”、“綜上所述”等。

（3）經(jīng)辦用語(yǔ)。如：經(jīng)、已經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實(shí)執(zhí)行等。

（4）稱謂用語(yǔ)。有第一人稱：我局、本所；第二人稱：你單位、貴單位；第三人稱：該同志，等等。

3 適當(dāng)配圖表，內(nèi)容更直觀

在行政公文中，有時(shí)候用文字描述不能表達(dá)清楚，如某個(gè)爆炸事故的發(fā)生地點(diǎn)、周邊環(huán)境，那么用一張電子地圖插入文檔中，能起到很好的作用，領(lǐng)導(dǎo)一看便知。因此現(xiàn)代行政文秘人員一定要掌握一些繪圖軟件的基本操作，如photoshop 、coreldraw。前面提到的地圖，可以通過(guò)百度地圖或者google地圖，電腦印屏后，在photoshop中進(jìn)行處理，用顯眼的圖形（如紅色的圈圈、紅色的標(biāo)注狀）把事故地點(diǎn)給標(biāo)出來(lái)。同理，有些時(shí)候，需要配上示意圖才把事情說(shuō)清楚，如某工廠突發(fā)爆炸后，相關(guān)部門污染監(jiān)測(cè)的點(diǎn)位圖，用文字表述不夠直觀，這時(shí)候配上一個(gè)示意圖，那就達(dá)到圖文并茂的效果。

在表達(dá)變化趨勢(shì)時(shí)，文字描述不如用圖來(lái)表示更加直觀快捷，如月氣溫變化圖、客流量月變化圖、居民人均年收入變化圖等等。

表格常常也是行政文秘的一個(gè)十分重要的內(nèi)容，甚至有些行政公文，文字表述的內(nèi)容很少，主要以表格為主。比如某某工程進(jìn)度表，某某公司月銷售量等等，領(lǐng)導(dǎo)要的也是一張表格，不需要太多的文字表述。因此行政文秘在公文處理中，學(xué)會(huì)恰當(dāng)?shù)氖褂帽砀袷鞘种匾Ｈ绻婕皵?shù)字統(tǒng)計(jì)的報(bào)表，最好用Excel電子表，并用其自帶的公式進(jìn)行相關(guān)自動(dòng)計(jì)算可以達(dá)到事半功倍的效果，因此一個(gè)合格的現(xiàn)代文秘人員應(yīng)當(dāng)熟知Excel的各種操作。

4 排版符合規(guī)范，減少改稿次數(shù)

行政文秘人員應(yīng)當(dāng)好好學(xué)習(xí)，領(lǐng)會(huì)并掌握2012年7月1日起施行的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的規(guī)定，如標(biāo)題字號(hào)及字體、正文字號(hào)及字體、行數(shù)、落款等等。行政文秘人員在撰寫發(fā)正式文稿時(shí)一定要嚴(yán)格按照該條例進(jìn)行排版，以避免文稿交給領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)因排版問題而來(lái)回修改耽誤時(shí)間。

5 多用書面語(yǔ)，少用口頭語(yǔ)

行政系統(tǒng)類文稿行文用詞經(jīng)常多為書面語(yǔ)，很少見到有口頭語(yǔ)。這樣盡管文章讀起來(lái)文縐縐，但是顯得比較嚴(yán)謹(jǐn)、莊重。比如常見的有：嚴(yán)格執(zhí)行……制度，繼續(xù)加強(qiáng)……工作，強(qiáng)化……執(zhí)法力度，嚴(yán)格……管理，確保……安全，深化……改革，大力發(fā)展……產(chǎn)業(yè)，加大……力度，著力解決……問題，切實(shí)加強(qiáng)……，等等都是黨政公文中常用到的書面語(yǔ)。

6 用詞講究對(duì)稱

行政文稿不同于其他文體，行政類文稿經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，已經(jīng)形成了其獨(dú)特的行文方式，即用詞講究對(duì)稱，往往在每一段的標(biāo)題為對(duì)稱或者段內(nèi)開頭句為對(duì)稱。以黨的十八大報(bào)告為例來(lái)說(shuō)明。如，在第二章談到奪取中國(guó)特色社會(huì)主義新勝利，連續(xù)用了8個(gè)“必須堅(jiān)持”：必須堅(jiān)持人民主體地位；必須堅(jiān)持解放和發(fā)展社會(huì)生產(chǎn)力；必須堅(jiān)持推進(jìn)改革開放；必須堅(jiān)持維護(hù)社會(huì)公平正義；必須堅(jiān)持走共同富裕道路；必須堅(jiān)持促進(jìn)社會(huì)和諧；必須堅(jiān)持和平發(fā)展；必須堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)。

7 平時(shí)注意積累相關(guān)知識(shí)

行政文秘是行政系統(tǒng)日常工作的重要內(nèi)容，常見的行政文書有匯報(bào)材料、方案、請(qǐng)示、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)、決議等，不僅形式要求合乎行政的“口味”，內(nèi)容更是要有針對(duì)性。因此行政文秘人員必須注意保存各類文件（包括紙板、電子版），并且每個(gè)文件要簡(jiǎn)單瀏覽一下，在腦海里有個(gè)大概的印象，在寫相關(guān)文稿時(shí)可以快速調(diào)取出來(lái)參考，比如某個(gè)方案已經(jīng)通過(guò)會(huì)審，表明它做得已經(jīng)很完善，可以作為參考的依據(jù)。比如某個(gè)表格設(shè)計(jì)的很好，得到領(lǐng)導(dǎo)的肯定，那么碰到類似問題也可以仿照。

在日常工作中，行政文秘的寫作技巧還有很多，以上所舉這些寫作技巧只是提供給廣大文秘工作者作為參考。在實(shí)際的文秘工作中，廣大文秘工作者還需結(jié)合自己的工作情況，舉一反三，探索出更多更有效的文秘寫作技巧。

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作者簡(jiǎn)介：王帥（1987—），女，碩士在讀，北京中電普華信息技術(shù)有限公司助理工程師，主要研究方向：文秘。