加強交通運輸企業檔案管理之思考

李梅梅（連云港汽車運輸有限公司勞資處，江蘇連云港，222006）

交通運輸業是支撐地區經濟運行的基礎部門，它具有很高的感應度和帶動力，對于經濟增長有很強的拉動作用，逐漸成為促進國民經濟和社會發展的主力行業。 交通運輸業的發展，離不開交通運輸企業的科學管理和健康發展，而企業要發展，也對企業各項工作的基礎——檔案管理工作提出了更高的要求。 作為一名交通運輸企業的檔案管理者，對新形勢下如何提高交通運輸行業檔案管理的規范化，更好地為企業管理服務，談一點自己的認識。

一、交通運輸企業檔案管理工作的現狀

檔案管理工作是一項政策性、專業性較強的工作，目前，很多交通運輸企業都已開展此項工作，但總體來看，檔案信息資源開發不夠全面，檔案內在價值挖掘不夠深入，檔案管理體制改革不夠徹底，檔案工作未能很好發揮企業利益增長的助推器作用。

（一）檔案管理意識淡薄，管理制度尚不健全，影響了檔案工作的日常維護

交通運輸企業作為自主經營、自負盈虧、自我約束、自我發展的市場競爭主體，它的一切管理活動的開展都是以增效為目的，經營理念趨向于追逐利潤最大化。 而企業檔案本身產生的利益極富隱蔽性，難以量化，它的投入和產出傾向于一種隱性和長時段的狀態。 因而不少決策者在檔案管理問題上顧慮重重，有意識地弱化或是漠視檔案工作，企業本身也未制定一整套科學健全的檔案管理制度和標準，在操作上缺乏系統性。 領導的不重視和制度的缺位，一定程度上影響了檔案人員的主觀思想認識，管理疏忽，檔案資料收集整理不及時、不完整，不認真履行借閱手續和操作程序，檔案丟失、涂改現象時而有之，使檔案資料喪失了真實性、嚴肅性和權威性。 這些都導致檔案管理工作執行不嚴而流于形式。

（二）檔案信息相對封閉，重藏輕用過度保密，影響了檔案工作的利用率

檔案利用是實現檔案價值的關鍵環節，但目前交通運輸企業重“ 藏” 輕“ 用” 的現象普遍存在，重業務建設，輕檔案管理。 檔案雖然進行了收集、整理和保管，但利用面狹窄，利用率不高，多表現為一種靜態、封閉的資源，檔案工作表現出一種高積累、 低附加值的現象。 所以，提高檔案工作的利用率任重而道遠。

（三）管檔隊伍欠缺穩定，人員素質參差不齊，影響了檔案工作的深層次開展

在實際工作中，許多交通運輸企業檔案管理工作分工模糊，沒有專職的檔案管理人員，多數由辦公室人員兼任，辦公室工作人員本身業務繁忙，要疲于多頭應付各種中心工作，很難全身心、精力充沛地投入于檔案管理工作。 檔案人員的頻繁變動，以及高素質、復合型檔案人才的缺乏，大大影響了檔案管理工作的延續性和檔案資料的完整性。

（四）檔案管理模式滯后，信息化水平低，影響了檔案工作的服務水平

信息化和網絡化已經成為當今時代的特征。近年來,隨著現代信息技術在檔案管理部門的應用以及電子文件、磁盤、光盤、縮微膠片等高科技檔案載體的出現，傳統檔案管理模式發生了巨大變化，交通運輸企業檔案室的職能也不斷拓展。 而大部分交通運輸檔案管理依然停留在紙質檔案、 手工檢索階段，檔案利用者只能通過翻閱大量的檔案原件才能查閱到相關信息，不僅環節復雜、流程重復、耗時耗力，造成了提供利用的諸多不便，而且會造成檔案出現頁面污損、發黃、發粘、發脆、斷折等現象，加快了檔案老化和損壞速度。 因此，加快檔案信息化管理步伐勢在必行。

二、加強交通運輸企業檔案管理工作的具體措施

針對以上檔案管理工作中的種種問題，要積極地采取有效的措施逐步完善檔案管理制度，強化檔案管理手段，提高檔案隊伍素質，推進檔案管理工作規范化、信息化，從而促進企業管理科學化、高效化。

（一）深化檔案工作重要性的認識，規范檔案管理，促進企業檔案工作健康發展

1.積極主動爭取領導支持。 交通運輸企業檔案工作是集服務性、 科學性、管理性為一體的一項基礎性工作，它貫穿于企業各部門、各層次、各崗位。 企業檔案是企業的無形資產，正確利用好重點檔案信息，并對其進行采集、篩選、加工、編研，可以使檔案走出檔案室的小天地，投入為企業運營、發展服務的大環境中，做到既和所隸屬辦公部門的整體工作接軌，又和企業的中心工作同步，為企業形成新的經濟增長點服務。所以，要積極爭取領導的重視與支持，只有領導重視，才能保證制度的落實和執行，才能保證對檔案基礎設施的投入和經費劃撥的傾斜。

2.注重加強檔案收集工作。檔案資料收集的齊全完整是決定和影響檔案價值的關鍵因素，我們要遵循各類檔案的形成規律，適時收集，確保相關技術資料及時歸檔和更新。以營運車輛檔案管理為例，從車輛入戶建檔到報廢銷檔，檔案資料在不斷地流入、 補充完善，同時也要經過多個管理環節，所以建立一套管理制度，明確分工、職責、管理規則，加強對檔案的日常管理，才能保證及時、完整和準確記載車輛使用、維修、檢測、事故、變更等情況，從而保證技術資料的時效性和延續性。

3.注重規范檔案整理工作。 作為檔案管理人員，對各部門移交和收集來的每一份資料，都要對照歸檔范圍、保管期限表和檔案法規的有關規定，進行仔細的鑒定甄別，區分其保存價值，確定其具體的保管期限，分門別類地歸入到相應的檔案類別中，使檢索利用變得方便快捷。 以為運營車輛建立檔案為例，要按照貨車、客車、危貨運輸車、出租車等不同車型分類編號，將車輛照片、基本信息、二級維護和車輛技術檢測報告單、年審表、事故記錄等都存入檔案，通過檔案號檢索，迅速準確地查閱每輛車的技術狀況，形成一套行之有效的車輛檔案管理模式，做到查明車輛狀況準確及時，提取車輛檔案方便快捷。

4.認真履行借閱手續。 規范檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性尤為重要。 因工作需查閱檔案者，均要履行嚴格審核程序，檔案管理員對其審批證明進行詳細登記后，方允許在檔案室內查閱，并按原位置歸還。 借檔案要有嚴格的時間限制，對于延遲歸還者，檔案人員應及時催還，必要時建立超期罰款制度，加快檔案周轉。

（二）創新檔案服務模式，開發檔案信息資源，提高檔案利用率

檔案管理是手段，是基礎；檔案利用是目的，是檔案工作的中心。 對于企業而言，檔案利用工作主要是針對企業內部人員，但對于不涉密部分也可以對外開放，尤其是對同行業開放，實現檔案信息互補、資源共享，提高檔案利用率。 檔案人員要善于通過多種途徑和渠道全方位地開發檔案信息，內容上可以企業的歷史傳統、行業特色、服務對象、經營決策等為切入點，提煉富有特色的企業文化，總結優秀的企業文化建設成果。 如可以整合檔案中保存的工商注冊、資產運營、合同履約、稅費繳納、資質認證、質量管理等反映企業良好評價的信用信息，一方面可以宣傳企業，讓外界更明晰地了解企業的實力狀況、企業文化，提高企業的知名度；另一方面，加深員工對企業的認知和認同感，進一步發揚企業的文化精髓，促進企業振興。

（三）配強配齊檔案人員，提高綜合素質，加強檔案隊伍建設

該公司綜合檔案室積極配合雷鋒車陳列館編研工作

“ 事業興衰，關鍵在人”，企業檔案工作者的素質直接影響企業檔案工作的水平和檔案工作的發展。 作為企業，要選準用好檔案管理人員，將政治素質高、業務能力強、熱愛檔案事業的人員充實到檔案管理隊伍。 要積極選送檔案管理人員參加檔案部門組織的業務培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經費上給予保障，提高檔案管理人員的業務能力。

（四）轉變檔案管理模式，加強檔案信息化建設，提高檔案管理水平

隨著社會信息化和檔案工作現代化步伐的加快，檔案基礎業務建設的重心必須向檔案信息化建設轉移。 檔案管理的信息化建設，不僅可以提高檔案管理工作的效率，使檔案管理工作規范化、透明化、專業化，而且對于檔案的保護、流通，也起到了一定的推進作用。 將信息化建設納入到檔案管理之中，才能不斷提高檔案的信息化程度，使檔案管理發生質的飛躍。 因此，交通運輸企業要大力改善檔案管理工作的軟硬件設施，確保檔案管理的信息化建設得以順利推進。

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