國家開放大學(xué)的成立

【摘 要】國家開放大學(xué)的成立，使從事開放教育的廣播電視大學(xué)檔案工作隨之面臨新的形勢，只有盡快建立建全檔案管理工作機(jī)制，積極引進(jìn)檔案信息化管理人才，加快檔案信息化建設(shè)步伐，重視對專兼職檔案人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，才能應(yīng)對當(dāng)前開放教育檔案管理工作中面臨的新問題與新挑戰(zhàn)。

【關(guān)鍵詞】開放教育；檔案工作；面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

學(xué)校的檔案是學(xué)校從事各項(xiàng)工作活動的真實(shí)記錄和歷史寫照，也是學(xué)校、教學(xué)、科研和管理等諸多方面工作業(yè)績和經(jīng)驗(yàn)的長期積累。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，伴隨國家開放大學(xué)在人民大會堂正式揭牌成立，各級廣播電視大學(xué)的檔案工作在開放教育教學(xué)管理活動中將扮演越來越重要的角色。因此，加強(qiáng)檔案綜合意識在開放教育各項(xiàng)工作中有著重要的意義。

一、國家開放大學(xué)的成立，為開放教育檔案工作的發(fā)展提供歷史性的機(jī)遇

國家開放大學(xué)是一所以中央廣播電視大學(xué)和地方各級廣播電視大學(xué)為基礎(chǔ)組建的、以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐、辦學(xué)網(wǎng)絡(luò)立體覆蓋全國城鄉(xiāng)、學(xué)歷與非學(xué)歷教育并重、面向全體社會成員、沒有圍墻的新型大學(xué)。國家開放大學(xué)的組建成立，標(biāo)志著廣播電視大學(xué)系統(tǒng)在新的歷史起點(diǎn)上踏上了新的征途。國家開放大學(xué)強(qiáng)調(diào)“開放、責(zé)任、質(zhì)量、多樣化、國際化”的辦學(xué)理念，大力發(fā)展非學(xué)歷繼續(xù)教育，穩(wěn)步發(fā)展學(xué)歷繼續(xù)教育，推進(jìn)現(xiàn)代科技與教育的深度融合，搭建終身學(xué)習(xí)“立交橋”，適應(yīng)國家經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和人的全面發(fā)展需要，促進(jìn)終身教育體系建設(shè)，促進(jìn)全民學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)型社會。按照國家開放大學(xué)辦學(xué)理念與功能定位，它將要為學(xué)習(xí)者提供隨時(shí)隨地的遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)支持服務(wù)，并建設(shè)具備學(xué)分認(rèn)證、轉(zhuǎn)換、存取等功能的學(xué)分銀行系統(tǒng)，為每個(gè)學(xué)習(xí)者建立個(gè)人終身學(xué)習(xí)檔案，在這樣的功能需求背景下，有關(guān)的教學(xué)檔案工作更加顯得突出重要。因此，學(xué)校要以強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)建設(shè)為基礎(chǔ)，以提升檔案服務(wù)水平為目的，奮發(fā)進(jìn)取，爭創(chuàng)一流，為國家開放大學(xué)建設(shè)與學(xué)習(xí)支持服務(wù)提供強(qiáng)有力的支撐。

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提高工作能力，打造一流的國家開放大學(xué)檔案團(tuán)隊(duì)

首先，樹立檔案學(xué)習(xí)是終身學(xué)習(xí)的觀念，在不斷提高檔案工作人員政治素質(zhì)和道德素質(zhì)的同時(shí)，加大對其業(yè)務(wù)培訓(xùn)、加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)、實(shí)行持證上崗制度，讓檔案專業(yè)技術(shù)人員接受繼續(xù)教育情況登記考核，把檔案教育培訓(xùn)納入檔案工作年度考核指標(biāo)，督促檔案人員掌握必要的檔案管理知識和技術(shù)。其次，豐富檔案培訓(xùn)內(nèi)容，優(yōu)化檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，不斷鞏固和提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作這支隊(duì)伍既有精深的專門知識，又有廣博的知識面，肯鉆研的、過硬的現(xiàn)代檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。

（二）貼緊一切為“系統(tǒng)”服務(wù)、為“學(xué)生”服務(wù)，提供一流的檔案服務(wù)水平

國家檔案局第27號令明確提出“大檔案”理念，將學(xué)生檔案納入高校檔案工作管理范疇，要求高校檔案價(jià)值內(nèi)涵應(yīng)從“對學(xué)校和社會有保存價(jià)值”延伸到“對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價(jià)值”。

電大辦學(xué)的特殊性在于是以系統(tǒng)依托而存在，從省級電大到市級電大延伸到縣級電大、教學(xué)點(diǎn)，學(xué)生人數(shù)眾多、教學(xué)管理檔案內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大、而且延續(xù)時(shí)間久遠(yuǎn)（學(xué)生學(xué)籍保留時(shí)間長達(dá)8年）。因此，開放教育從招生到學(xué)籍到考務(wù)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，從文件資料形成、收集、整理、歸檔、利用的所有過程中，都很明顯地顯露出檔案所具備的使用價(jià)值。完善檔案管理工作機(jī)制與模式，通過數(shù)字化信息建設(shè)使傳統(tǒng)的檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代化進(jìn)程需求是當(dāng)前廣播電視大學(xué)系統(tǒng)檔案管理工作的迫切需要。只有這樣才能更好地通過管理工作來服務(wù)系統(tǒng)、服務(wù)學(xué)生。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式，加快檔案管理的信息化建設(shè)

國家檔案局于2002年11月印發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確提出：檔案部門要努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化，具體明確了檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容和建設(shè)要求，要實(shí)現(xiàn)館藏重要全宗紙質(zhì)檔案的照片、錄像檔案的數(shù)字化。提出檔案工作的數(shù)字化是國家重要戰(zhàn)略政策基礎(chǔ)。電大從傳統(tǒng)的廣播電視教育發(fā)展到以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化應(yīng)該說具備比較優(yōu)越的建設(shè)基礎(chǔ)。我們可以借鑒國外先進(jìn)檔案管理體制，如圖書、檔案、資料一體化管理模式，建設(shè)湖北廣播電視大學(xué)數(shù)字化檔案管理網(wǎng)站，將每年學(xué)校印發(fā)的所有紅頭文件進(jìn)行數(shù)字化處理，按照檔案管理制度的要求，編制檢索工具，提供檔案目錄、全宗指南、計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)，以教師、管理人員及學(xué)生為服務(wù)對象，以電大庫藏檔案信息為服務(wù)內(nèi)容，通過各種服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)開放教育各類檔案信息資源共享最大化，讓檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步。

二、開放教育檔案管理工作存在的問題及主要原因

（1）檔案隊(duì)伍的現(xiàn)狀。以湖北電大為例，開放教育在校生有十萬余人，而省校本部專職檔案員只有2名，具有檔案專業(yè)正規(guī)學(xué)歷僅1名，更無檔案專業(yè)高級職稱，說明省校本部中檔案專業(yè)人才太少。

（2）經(jīng)費(fèi)上投入不足。以湖北電大為例：如開放教育畢業(yè)的學(xué)生有10余萬人，在籍學(xué)生規(guī)模也在10萬人以上，而學(xué)籍檔案室至今仍只有一間17個(gè)平方的狹小房間，且無一個(gè)像樣的檔案柜，條件簡陋，檔案環(huán)境硬件投入存在嚴(yán)重不足現(xiàn)象。

（3）檔案管理人員在學(xué)校地位不高，從事檔案工作人員難以得到相應(yīng)的晉升機(jī)會，造成檔案管理人員不安于現(xiàn)狀。檔案工作人員服務(wù)被動，不注重檔案利用需求變化的研究，只是僅限于坐上門查檔。編研工作不足，僅停留在檔案淺層次的文件加工，沒有對材料進(jìn)行深層次的加工，不能適應(yīng)新形勢的需求，不能滿足學(xué)校科研發(fā)展和學(xué)校管理決策需要，無法發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值和作用。

（4）管理手段和管理方式落后。雖然引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)軟件，但對信息技術(shù)缺乏深入的研究，對檔案信息化建設(shè)不夠重視，專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入不足。而檔案的信息加工儲存開發(fā)利用仍處于低效率的手工操作階段，至使檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。

從學(xué)校目前檔案管理工作的現(xiàn)狀看，存在著重復(fù)歸檔、收集不全、檔案歸檔滯后，制度不健全、機(jī)制不完善等多方面的問題，在檔案的利用上只僅限于你來我查，缺乏主動深層次的開發(fā)利用。表明當(dāng)前學(xué)校的檔案管理工作已不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的工作，已嚴(yán)重滯后，還是“看門守?cái)偂⒌热瞬闄n”， 需要改變運(yùn)行機(jī)制， 規(guī)范檔案管理制度。

三、探索開放教育檔案工作新路子

（一）制定湖北廣播電視大學(xué)檔案工作發(fā)展規(guī)劃，加快檔案信息化建設(shè)步伐，使檔案工作朝著健康方向發(fā)展

1.建立湖北廣播電視大學(xué)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，固定各部門兼職檔案員，形成協(xié)調(diào)的檔案工作組織和人員體系。

2.要建立檔案崗位責(zé)任制，引入激勵機(jī)制，實(shí)行優(yōu)勝劣汰的用人機(jī)制，把檔案工作納入學(xué)校工作考核體系，納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和目標(biāo)管理中，以此增強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及教職工的檔案意識。重視對現(xiàn)有專兼職檔案人員培訓(xùn)，形成一支愛崗敬業(yè)，整體素質(zhì)優(yōu)良的檔案工作隊(duì)伍。

3.盡快建設(shè)數(shù)字檔案網(wǎng)站。建立豐富優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源，堅(jiān)持以校為本的原則，在豐富檔案館藏、優(yōu)化資源上下功夫，逐步擴(kuò)大檔案收集類型，增加電子聲像多媒體數(shù)據(jù)多種載體形式，形成多元化的館藏格局。建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，引進(jìn)檔案信息化人才。

（二）逐步改善學(xué)校檔案工作的條件，適應(yīng)國家開放大學(xué)管理需求

1.健全和完善檔案工作機(jī)制。建立培養(yǎng)一支與學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)相適應(yīng)的檔案工作隊(duì)伍，大力引進(jìn)既懂檔案專業(yè)知識又懂計(jì)算機(jī)專業(yè)的優(yōu)秀人才，建立檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)檔案工作每一個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)到位制度。

2.經(jīng)費(fèi)保障，經(jīng)費(fèi)是檔案事業(yè)發(fā)展的根本保障。俗話說的好：“巧婦難為無米之炊”。要切實(shí)把檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，創(chuàng)造必要的工作條件，保證檔案事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

（三）實(shí)現(xiàn)國家開放大學(xué)檔案管理個(gè)性化服務(wù)，建立具有國家開放大學(xué)特色檔案資源信息網(wǎng)絡(luò)平臺，開創(chuàng)具有開放特色的規(guī)范管理新局面

1.國家開放大學(xué)的教育理念是搭建終身學(xué)習(xí)立交橋，讓每個(gè)人都有終身學(xué)習(xí)的機(jī)會。首先，開通學(xué)籍信息查詢系統(tǒng)，向社會提供學(xué)歷、學(xué)籍認(rèn)證服務(wù)，為畢業(yè)出國留學(xué)生提供便捷的信息服務(wù)等。其次，建立現(xiàn)代遠(yuǎn)程開放教育檔案借閱制度，制定借閱檔案的權(quán)限、期限、對象、觀看次數(shù)等等。回答利用者提出的問題，提高檔案開發(fā)利用的功能。

2.由于傳統(tǒng)觀念的影響，對檔案資源的開放共享存有諸多顧慮，全國電大系統(tǒng)檔案資源數(shù)字化建設(shè)還處于剛起步階段，據(jù)調(diào)查，全國電大到目前為止沒有一家電大開通數(shù)字檔案館，還主要停留在以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案作為目的，而未將開放共享視為檔案資源建設(shè)的主要目的。筆者認(rèn)為，隨著國家開放大學(xué)的成立，檔案資源建設(shè)與檔案信息化建設(shè)要同步進(jìn)行才能適應(yīng)新的環(huán)境。檔案資源利用率越高，館藏的價(jià)值就越大，而檔案資源開放共享才是資源建設(shè)的終極目的。只要我們把握好開放共享的度，建立強(qiáng)大的網(wǎng)上檔案檢索系統(tǒng)和檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，減少檔案利用者直接來館利用人數(shù)，增強(qiáng)檔案全文信息校園網(wǎng)上的開放程度和檔案信息服務(wù)社會的能力，這才是檔案服務(wù)的終極目的。

參考文獻(xiàn)

[1]檔案資源建設(shè)是學(xué)校檔案部門的生命http：//www.archives.ynu.

edu.cn/gzdt/13649.html

[2]許惠平，淺談現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育檔案的管理[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，

http：//www.jlrtvu.jl.cn/xb/file.asp？fileid=20030417004

[3]汪小琴，高校檔案工作的風(fēng)向標(biāo)和催化劑—對教育部、國家檔案局第27號令的解讀[J].安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2010，（4）

[4]張娟娟，明尼蘇達(dá)大學(xué)檔案工作特點(diǎn)及其啟示

http：//www.archives. org.cn/news.aspx id=1286

[5]國家開放大學(xué)http：//baike.baidu.com/view/6468109.htm

[6]湖北職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作發(fā)展規(guī)劃http：//archieves.hbvtc.edu.cn/fazhanguihua.htm

[7]全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要

http：//wenku.baidu.com/view/0e64ac2ced630b1c59eeb594.html

[8]菅娉娉，《論高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展》

http：//cdmd.cnki.com.cn/Article/CDMD-10422-2008190762.htm