設(shè)備管理部門在培訓(xùn)機(jī)構(gòu)設(shè)備管理中的作用

伴隨著培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在教學(xué)經(jīng)費(fèi)、建設(shè)資金、設(shè)備預(yù)算的逐年增加，從而培訓(xùn)機(jī)構(gòu)所擁有的各類教學(xué)設(shè)備設(shè)施的品種和數(shù)量不斷擴(kuò)大。伴隨著各種現(xiàn)代化教學(xué)儀器設(shè)備不斷出現(xiàn)，一方面這些高精尖的新設(shè)備的投入使用不斷提高了培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在教學(xué)設(shè)備設(shè)施上的水平，另一方面同時(shí)也對(duì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)設(shè)備管理部門和使用部門在管理水平、專業(yè)技術(shù)上提出了更高的要求。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)開(kāi)展日常教學(xué)和社會(huì)公共服務(wù)時(shí)必須有教學(xué)設(shè)備的支持，教學(xué)設(shè)備在培訓(xùn)過(guò)程中有重要作用，教學(xué)設(shè)備的水平甚至決定培訓(xùn)的整體水平。教學(xué)設(shè)備不完善或者出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)直接影響培訓(xùn)管理的效果。因此培訓(xùn)中不能忽略教學(xué)設(shè)備的管理。利用好教學(xué)設(shè)備，是培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的設(shè)備管理部門一項(xiàng)重要的工作。

一、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)設(shè)備管理存在的問(wèn)題

1.設(shè)備采購(gòu)制度不完善，在培訓(xùn)機(jī)構(gòu)成立初期，可能會(huì)有大量教學(xué)設(shè)備需要在短時(shí)間內(nèi)配備到位，由于采購(gòu)部門信息閉塞、采購(gòu)人員缺乏經(jīng)驗(yàn)等諸多原因，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的設(shè)備采購(gòu)或管理部門都在教學(xué)設(shè)備采購(gòu)上出現(xiàn)過(guò)失誤。如在設(shè)備采購(gòu)前期，對(duì)設(shè)備的型號(hào)、功能等基本參數(shù)沒(méi)有做深入了解，導(dǎo)致購(gòu)買回來(lái)的設(shè)備跟實(shí)際要求出入太大，甚至無(wú)法滿足使用單位的正常使用要求，更有甚者由于缺乏對(duì)設(shè)備的起碼的了解，而被不法設(shè)備供應(yīng)商以次充好，從而造成人力、財(cái)力嚴(yán)重?fù)p失。采購(gòu)過(guò)程相關(guān)合同法律意識(shí)不強(qiáng)，在簽訂采購(gòu)合同、履行合同條款上吃啞巴虧；對(duì)國(guó)家主管部門支持培訓(xùn)機(jī)構(gòu)裝備現(xiàn)代化教學(xué)設(shè)備相關(guān)政策了解不夠透徹，不能充分利用好國(guó)家主管部門的有關(guān)優(yōu)惠照顧政策，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)應(yīng)享受的稅費(fèi)減免政策，往往在不清楚的情況下被不法供應(yīng)商非法侵占，從而大大增加了設(shè)備采購(gòu)的成本。

2.輕管理重投入，設(shè)備配置不合理。教學(xué)設(shè)備采購(gòu)回來(lái)后直接根據(jù)申購(gòu)需求分發(fā)至各使用部門，各使用部門在日常使用過(guò)程中也沒(méi)有系統(tǒng)的對(duì)教學(xué)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行管理，沒(méi)有嚴(yán)格按照相關(guān)設(shè)施設(shè)備使用管理規(guī)定進(jìn)行日程管理，而設(shè)備采購(gòu)部門往往只負(fù)責(zé)采購(gòu)階段事宜，也沒(méi)有對(duì)使用單位的實(shí)際使用情況進(jìn)行長(zhǎng)期跟蹤監(jiān)測(cè)，形成比較完畢的設(shè)備使用管理記錄。長(zhǎng)期以來(lái)各設(shè)備使用部門都各自為政，缺乏部門間的交流合作，而且通常都是部門領(lǐng)導(dǎo)直接決定采購(gòu)設(shè)備的項(xiàng)目和數(shù)量，而這些設(shè)備并不一定適合實(shí)際需求。現(xiàn)在在很多培訓(xùn)單位存在的設(shè)備采購(gòu)上的問(wèn)題是，部分人員一直存在與他人比較的心理，別人有的設(shè)備自己也想有，而不是先考察這些設(shè)備是不是適合自己的培訓(xùn)方式。這些原因?qū)е沦?gòu)置的設(shè)備缺乏規(guī)劃性、協(xié)調(diào)性、統(tǒng)一性。不科學(xué)的采購(gòu)方式造成的結(jié)果是，采購(gòu)的設(shè)備派不上用場(chǎng)或者實(shí)用性不強(qiáng)，設(shè)備被一直閑置，使用頻率低往往會(huì)缺乏維護(hù)，長(zhǎng)期擱置后設(shè)備就有可能被淘汰。這樣不僅增加培訓(xùn)成本而且浪費(fèi)資源。

3.各部門間溝通不暢，設(shè)備管理方式落后。由于培訓(xùn)機(jī)構(gòu)沒(méi)有制定縝密合理的設(shè)備管理制度，導(dǎo)致使用部門與設(shè)備管理部門缺乏便捷有效的溝通，使用部門往往只有在教學(xué)設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題故障的情況下才會(huì)向設(shè)備管理部門進(jìn)行報(bào)告，往往報(bào)告內(nèi)容比較簡(jiǎn)單、籠統(tǒng)，僅僅出于盡快修復(fù)設(shè)備，不影響正常使用的目的。各部門之間由于缺乏設(shè)備使用情況的有效溝通，而管理部門對(duì)設(shè)備的具體使用狀況不甚了解，更談不上根據(jù)教學(xué)設(shè)備的具體使用、運(yùn)行狀態(tài)、分布情況對(duì)設(shè)備進(jìn)行部門間進(jìn)行合理調(diào)配了，致使很多部門都出現(xiàn)了使用率不高、價(jià)格昂貴、甚至一直處于損壞無(wú)法正常使用的教學(xué)設(shè)備，使整個(gè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)設(shè)備使用率、運(yùn)作率偏低，有實(shí)際需求使用設(shè)備的部門得不到設(shè)備，而有此設(shè)備的部門卻將設(shè)備閑置在那里，造成設(shè)備閑置與設(shè)備短缺的怪現(xiàn)場(chǎng)，這些都是教學(xué)設(shè)備沒(méi)有充分發(fā)揮其作業(yè)的體現(xiàn)。

4.缺乏日常保養(yǎng)為修，很多培訓(xùn)機(jī)構(gòu)不注重教學(xué)設(shè)備的保養(yǎng)，也不設(shè)立專門的技術(shù)人員，也沒(méi)有必要的維修保養(yǎng)工具。一般教學(xué)設(shè)備出現(xiàn)故障，唯一會(huì)做的就是聯(lián)系廠家進(jìn)行維修，有的甚至直接做報(bào)廢處理。機(jī)構(gòu)這種作為大大降低了教學(xué)設(shè)備的使用壽命，浪費(fèi)了教學(xué)資源。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)對(duì)出問(wèn)題的設(shè)備只依賴廠家的維修人員，往往維修時(shí)間會(huì)長(zhǎng)，影響教學(xué)設(shè)備的高效使用。由于缺乏日常保養(yǎng)維修，教學(xué)設(shè)備每年給培訓(xùn)機(jī)構(gòu)造成的損失都很明顯。

二、提高教學(xué)設(shè)備使用管理水平的方法

作為一個(gè)專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的設(shè)備管理部門應(yīng)當(dāng)也必須將教學(xué)設(shè)備管理好，始終將教學(xué)設(shè)備管理工作作為自己的第一要?jiǎng)?wù)，努力做好本部門的本職工作，充分保障教學(xué)工作的順利開(kāi)展。教學(xué)設(shè)備管理主要包括以下內(nèi)容：一是根據(jù)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)教學(xué)課程需要和現(xiàn)有設(shè)備的分布使用情況，分布、協(xié)調(diào)、控制教學(xué)設(shè)備資源，已達(dá)到最大化利用教學(xué)資源的目的。二是進(jìn)行教學(xué)設(shè)備的常規(guī)維護(hù)，對(duì)出現(xiàn)故障的設(shè)備及時(shí)聯(lián)系廠家維修，保證教學(xué)設(shè)備在可應(yīng)用狀態(tài)。三是根據(jù)培訓(xùn)教學(xué)的發(fā)展采購(gòu)新的教學(xué)設(shè)備。教學(xué)設(shè)備管理好的話可以提高培訓(xùn)教學(xué)水平，要做好教學(xué)設(shè)備管理，可以從以下幾方面完成。

1.教學(xué)設(shè)備采購(gòu)要有原則。效益性、適應(yīng)性、服務(wù)性應(yīng)該是培訓(xùn)機(jī)構(gòu)設(shè)備管理應(yīng)遵循基本原則。教學(xué)設(shè)備管理的宗旨是為培訓(xùn)機(jī)構(gòu)提供更好更完善的服務(wù)。采購(gòu)教學(xué)設(shè)備這項(xiàng)支出是培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)重要投資，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)采購(gòu)教學(xué)設(shè)備的目的是完善教學(xué)質(zhì)量，進(jìn)一步說(shuō)是為了培訓(xùn)機(jī)構(gòu)獲得更高利益。因此，教學(xué)設(shè)備采購(gòu)要遵循效益型的原則。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)采購(gòu)來(lái)的設(shè)備不是為一兩次教學(xué)課程準(zhǔn)備的，通常是該設(shè)備能在培訓(xùn)管理教學(xué)中能廣泛應(yīng)用才會(huì)購(gòu)進(jìn)的。因此，教學(xué)設(shè)備采購(gòu)要遵循適用性原則。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)是服務(wù)性的盈利機(jī)構(gòu)，而教學(xué)設(shè)備的宗旨是為培訓(xùn)教學(xué)服務(wù)，所以教學(xué)設(shè)備還應(yīng)遵循的原則就是服務(wù)性。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)會(huì)根據(jù)需求及效益有選擇、有目的、有計(jì)劃地采購(gòu)教學(xué)設(shè)備，以達(dá)到較高的利用率。

設(shè)備配置要注意統(tǒng)分兼顧、合理配置的原則。首先，對(duì)前期投資大、通用性強(qiáng)的教學(xué)設(shè)備應(yīng)集中配置在一個(gè)部門中，由一個(gè)部門統(tǒng)一管理，統(tǒng)一保養(yǎng)，統(tǒng)一調(diào)配，合理使用，提高設(shè)備的利用率，形成配套設(shè)備完善，管理制度嚴(yán)格、人員配置合理、維護(hù)保養(yǎng)準(zhǔn)時(shí)的良好的設(shè)備管理方案，充分挖掘設(shè)備的潛能；而對(duì)于一些根據(jù)實(shí)際情況需要專門配置的教學(xué)設(shè)備，可以成立專門的管理部門，配備專職管理技術(shù)人員負(fù)責(zé)日程管理維護(hù)。其次，還要加強(qiáng)與各具體使用部門設(shè)備管理人員以及相關(guān)部門的及時(shí)有效溝通，實(shí)時(shí)掌握設(shè)備的第一手資料，及時(shí)研究設(shè)備最新的使用狀況，隨時(shí)根據(jù)反饋數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。對(duì)一些利用率不高的教學(xué)儀器設(shè)備限期處理整改，必要時(shí)對(duì)儀器設(shè)備作適當(dāng)重新配置，提高利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.建立科學(xué)的教學(xué)設(shè)備采購(gòu)制度。計(jì)劃和適用性論證是管理部門采購(gòu)教學(xué)設(shè)備前必須要做的工作，這項(xiàng)工作可以保障采購(gòu)來(lái)的教學(xué)儀器設(shè)備高效發(fā)揮作用。因此，教學(xué)設(shè)備采購(gòu)制度中可要求，采購(gòu)單位對(duì)需要購(gòu)置的設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，并進(jìn)行論證。而且采購(gòu)前向主任部門提交“教學(xué)儀器設(shè)備采購(gòu)可行性論證報(bào)告書(shū)”詳細(xì)介紹該采購(gòu)項(xiàng)目的培訓(xùn)需求以及論證過(guò)程和結(jié)論，并提交是否在教學(xué)過(guò)程中該設(shè)備具有必要性和緊迫性、以及目前使用單位人員配備狀況，現(xiàn)有同型設(shè)備在本地區(qū)的分布情況，目前使用單位的使用環(huán)境和條件，以及不同廠家對(duì)同類設(shè)備的報(bào)價(jià)和是否有配套的售后服務(wù)。在健全、合理、科學(xué)的采購(gòu)制度的基礎(chǔ)上，同樣高效的采購(gòu)流程一樣重要。規(guī)范采購(gòu)流程，避免出現(xiàn)隨意采購(gòu)、吃回扣等現(xiàn)象，規(guī)定一系列采購(gòu)制度，按照這些制度將教學(xué)設(shè)備采購(gòu)統(tǒng)一化。采購(gòu)流程中可采用一些技巧，比如引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、增設(shè)監(jiān)督、將采購(gòu)公開(kāi)化透明化等方式，既保證采購(gòu)教學(xué)設(shè)備的質(zhì)量，又避免暗箱操作、人情操作。采購(gòu)流程中，不可缺少的一環(huán)是驗(yàn)收，教學(xué)設(shè)備買回來(lái)時(shí)候要進(jìn)行仔細(xì)檢查和試用，比對(duì)數(shù)量、型號(hào)、性能等參數(shù)是否正確，并按照合同對(duì)功能一一測(cè)試。如存在問(wèn)題及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，防止商業(yè)糾紛。若產(chǎn)品合格將驗(yàn)收結(jié)果形成報(bào)告，存檔保存。

三、科學(xué)合理規(guī)范地對(duì)教學(xué)設(shè)備進(jìn)行管理

1.完善的制度是科學(xué)、規(guī)范、合理管理教學(xué)設(shè)備的保障。完善制度包括明確的教學(xué)設(shè)備借用流程，嚴(yán)格執(zhí)行培訓(xùn)機(jī)構(gòu)固定資產(chǎn)標(biāo)識(shí)制度等。還包括專門的設(shè)備資料庫(kù)管理員，管理員要具備一定的管理技能，能保障庫(kù)房的賬冊(cè)、設(shè)備型號(hào)數(shù)量相符，了解各種教學(xué)設(shè)備的具體用途和來(lái)源，并能在教學(xué)設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候及時(shí)與廠家聯(lián)系。以最快的速度完成設(shè)備的維修保養(yǎng)，避免使用部門需要時(shí)不能及時(shí)得到設(shè)備。設(shè)備管理部門還要了解各種設(shè)備的配置情況，以便更合理的調(diào)配各種資源，做到統(tǒng)一規(guī)劃，合理高效，避免設(shè)備閑置或重復(fù)投資，以資源利用率最大化為目標(biāo)，更合理的管理教學(xué)設(shè)備。

2.完善管理部門，整個(gè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的教學(xué)設(shè)備必須在單位設(shè)備管理部門的統(tǒng)一管理下，在整個(gè)單位進(jìn)行合理調(diào)配、使用，設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)日程監(jiān)督檢查，各具體使用部門的教學(xué)設(shè)備的日程管理必須責(zé)任落實(shí)到人。設(shè)備管理部門每年年底組織一次對(duì)設(shè)備使用管理檔案進(jìn)行整理，總結(jié)一年來(lái)各使用單位對(duì)教學(xué)設(shè)備使用率、運(yùn)行狀況、分布情況、維修保養(yǎng)頻次等總體情況報(bào)告，向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，為下一年度單位在設(shè)備采購(gòu)時(shí)提供真實(shí)、有效的參考信息，從而提高設(shè)備采購(gòu)的可行性。

3.加強(qiáng)設(shè)備管理部門的設(shè)備管理檔案建設(shè)。設(shè)備的檔案應(yīng)該信息齊全，真實(shí)、有效。設(shè)備檔案應(yīng)包括設(shè)備在采購(gòu)前期進(jìn)行可行性認(rèn)證開(kāi)始，根據(jù)現(xiàn)實(shí)條件，最好能建立紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種。采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的各種事項(xiàng)、過(guò)程、記錄都應(yīng)該納入設(shè)備管理檔案，以便下次采購(gòu)?fù)吞?hào)設(shè)備時(shí)提供價(jià)值參考。驗(yàn)收后，設(shè)備管理部門應(yīng)該收集保存好各教學(xué)設(shè)備的說(shuō)明書(shū)、保修卡、維修記錄單、隨機(jī)工具、圖紙、資料等。對(duì)于大型價(jià)值昂貴的儀器設(shè)備，還應(yīng)在交貨組裝后留存成套、整機(jī)測(cè)試數(shù)據(jù)。設(shè)備管理部門還要定期整理，及時(shí)歸檔，為設(shè)備的正常運(yùn)行提供強(qiáng)有利的技術(shù)保障。

4.建立儀器設(shè)備維修保養(yǎng)機(jī)制，現(xiàn)代化的儀器設(shè)備需要現(xiàn)代化的人才支撐，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)可以通過(guò)引進(jìn)高端人才，加強(qiáng)技術(shù)學(xué)習(xí)等方式，不斷增加技術(shù)力量?jī)?chǔ)備，提高設(shè)備使用和維護(hù)的技能，做好儀器設(shè)備的后期維護(hù)維修工作，確保設(shè)備完好率。儀器設(shè)備維護(hù)維修保養(yǎng)工作，特別是貴重儀器、精密、大型設(shè)備維護(hù)維修工作要做到常態(tài)化，每次維修保養(yǎng)都要做好實(shí)時(shí)記錄，鼓勵(lì)使用單位專業(yè)技術(shù)人員自己檢查自己維護(hù)自己保養(yǎng)，從而確保教學(xué)工作正常開(kāi)展。

四、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)今這個(gè)技術(shù)發(fā)展日新月異的新形式下，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)面臨著從未有過(guò)的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，新的技術(shù)促使教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)形式、教學(xué)方法等在不斷改變，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)教學(xué)現(xiàn)代化、多樣化的教學(xué)設(shè)備不斷引進(jìn)，這些都對(duì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)各設(shè)備管理部門、使用部門都提出了新的要求。作為設(shè)備管理部門更要充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，在日程工作中努力提高自身的技術(shù)水平，時(shí)刻把服務(wù)培訓(xùn)教育作為管理的根本出發(fā)點(diǎn)，積極探討在新形勢(shì)下的新問(wèn)題，大膽嘗試，推陳出新，才能真正的把高校設(shè)備管理好，使用好。

參 考 文 獻(xiàn)

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