如何加強轉型后的糧食中小型企業檔案管理之我見

【摘要】當下，如何加強非公經濟組織的檔案管理，是擺在各級檔案行政部門的新課題，筆者站在企業檔案管理工作者角度，對此作了有益的思考，并從自己工作實際出發，概述了轉型后糧食中小型企業在檔案管理中存在的突出問題，提出了解決問題的個人見解。同時，對加強檔案管理，服務糧食企業經濟發展，具有一定的指導意義。

【關鍵詞】如何加強；轉型后；糧食中小企業；檔案管理

江都區糧食總公司綜合檔案室成立于1995年，對多年來黨政工團等科室在工作中形成的檔案資料實行集中管理，包括全系統的人事檔案、全區計劃經濟時期的糧籍檔案、總公司財務檔案及文書公文檔案等。1997年按照上級檔案部門的要求，將部分檔案移交區檔案館保存并提供社會利用。我公司下屬糧食商貿網點和糧食加工企業，長期受國家傳統計劃經濟體制的影響，企業規模小，產品附加值低，市場競爭力弱。1998年以來，響應國務院糧食流通體制改革號召和自身生存發展的需要，全面展開了以企業產權制度變更、企業人員身份轉換為主要內容的大規模的改革。在人員分流，企業轉型、資產重組和職工分流的過程中，形成了大量檔案資料，它反映了糧食行業這一特定時期企業體制變遷和人財物變化的真實面貌，這部分檔案，對糧食系統國有資產的管理與監督，對總結經驗進一步完善糧食企業經營機制，對切實保障國有下崗職工的切身利益等都有重要的歷史參考價值。因此，在當前糧食企業轉型時期，如何克服認識水平、管理機制、財力物力等因素的制約，盡量減少這部分歷史資料的流失，如何加大檔案資料的收集、整理、保管、利用力度，是擺上我們檔案管理工作者面前的一項緊迫任務。

一、當前我區糧食中小型企業檔案管理中存在的突出問題

1.檔案意識淡薄。轉型后糧食企業性質以股份制、民營、私營居多，我區作為糧食收購主渠道的糧食購銷企業，在2000年至2011年期間，也是實行的承包租賃的經營模式，企業負責人以企業的生存發展為重心，檔案觀念不強，貫徹落實《檔案法》不力，缺乏建檔建制的法規意識。

2.檔案管理制度不健全。很多單位檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全，檔案管理人員素質低，責任心不強，文件資料堆積如山，不注重資料收集整理、立卷歸檔工作；我區絕大多數基層轉型后的糧食企業無專門檔案管理人員，檔案整理不及時，丟失嚴重；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執行不嚴，借出的檔案不履行借閱手續，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向；還有些人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數據用來作自己有利的證據，這樣嚴重損害了企業檔案的真實性和利用價值。

3.檔案硬件投入不足。轉型后的非公有制糧食企業，是社會主義公有制經濟的重要組成部分，民營企業管理者，優先考慮企業的經濟效益，出于獲取經濟效益回報的目的，在生產規模、產品質量、營銷市場，注重資本投入，而對企業檔案管理的投入相對不足。隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步，而運用計算機及網絡技術管理檔案的糧食企業極少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。企業普遍存在著檔案室建設不標準、不規范，檔案保管條件簡陋等。

4.缺乏檔案專業技術人員隊伍。目前企業檔案管理人員的專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發展的要求懸殊較大。表現為檔案專業出身的人員較少，知識結構不合理，學歷普遍偏低，現代科學知識貧乏，高層次的檔案專業人才較少，這些情況已不適應新形勢下的企業檔案事業發展，檔案管理人員的素質直接影響到檔案管理水平。

二、加強轉型后糧食中小企業檔案管理的途徑

1.提高認識，明確目標。做好檔案工作，領導是重要保證，進一步明確檔案工作是各級領導義不容辭的責任和義務。作為區檔案行政管理部門，有義務加強對各類企業檔案工作的領導與指導，做到國有、民營、私企一視同仁，不偏不倚，利用各種媒體工具，切實宣傳好《檔案法》，營造依法治檔的社會氛圍。督促企業領導重視檔案工作，增強做好企業檔案工作的使命感和責任感。

2.加強服務，技術支持。我區轉型后的糧食企業分為二類，一類是有規模的民營企業，是由國有企業、集體企業轉制而來，他們的檔案曾在檔案部門監管指導下健全起來，有檔案管理的基礎和經驗；另一類是是新組建的民營企業，他們除了重視會計檔案外，其他的檔案仍處在一片空白，檔案行政主管部門應幫助引導企業盡快成立企業檔案領導小組，配備專兼職檔案員，除了有檔案室或庫房硬件設施外，應指導企業收集文件資料，要保證檔案資料齊全、完整歸檔。指導企業制定本單位的檔案收集、整理、歸檔、保管、保密、統計、鑒定、銷毀、安全管理應急預案及檔案人員崗位責任制等各項制度，抓好文書、科技、會計、聲像、電子、實物及各類專項業務等不同門類檔案的系統收集和規范整理工作，確保檔案收集有范圍、歸檔有目錄、借閱有規定、保管有措施、安全有保障。各糧食企業要主動爭取檔案行政管理部門的指導和支持，建立定期會商協調機制，及時研究解決檔案工作中的實際問題。各級檔案部門要加大對糧食企業檔案工作的業務指導和支持力度，在人員培訓、檔案整理、硬件建設、開發利用、達標驗收等方面及時提供指導和服務。同時，有條件的企業，要配備計算機參與錄入紙質材料檔案，建立企業檔案網頁與OA系統相銜接拓寬信息渠道，方便檔案資料的查閱利用。

3.壯大隊伍，配備人才。選優配強轉型糧食中小企業專兼職檔案工作者，加強檔案工作人員教育培養，組織專兼職檔案人員業務培訓，不斷提高其政治理論素養和專業素質、業務能力，實行檔案人員持證上崗。教育企業檔案管理人員要耐得住“寂寞”，增強服務觀念，做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤。不僅要收集文書檔案材料，還要收集企業經營管理檔案、音像材料、實物和電子文件，要特別注重做好重大活動、重大事件、重點工程、重要領導人來訪等形成的珍貴檔案資料的收集，力求收集的檔案資料完整齊全。及時對收集的大量分散的檔案資料進行加工、分析鑒別，從中找出規律性的材料和數據，變死材料為活信息，為開展企業管理工作服務，為企業各項管理工作提供詳細、可靠的檔案信息資源。同時要落實檔案工作人員政治、生活待遇，充分調動和保護檔案干部工作積極性。

4.落實責任，加強考核。各糧食企業需將檔案工作列入目標責任制管理考評范圍，進行年度專項考核。在檔案目標管理工作中做出顯著成績的個人，所在單位按照有關規定給予獎勵。建立檔案建設情況年度通報制度，對未按期達標、檔案建設整體嚴重滯后的單位進行重點督導，促進我區糧食系統檔案工作再上新水平。

三、在企業轉型過程中，充分發揮檔案為民生服務初步實踐

1.注重反映企業改制、改革過程中重要檔案資料的收集與整理。我區糧食系統從2000年以來，以減員增效、資產重組為重點的企業改革全面展開，通過破產、出售、股份制改革、停產歇業與兼并，企事業單位從75個減少到15個，職工人數從4211人減少到755人，有2287名企業職工解除勞動關系離開我系統，我們系統地收集整理了以勞動關系訂立、變更和解除為重點的歷史檔案資料，多次到本公司相關科室及改制企業，特別是那些關門歇業的單位，收集清點出一批有價值的檔案資料，整理成冊歸檔，給這些珍貴的檔案安下了家。共整理各類人事用工合同、招工合同、職工下放名冊28冊；從散落的檔案袋中整理出系統外調進調出和系統內調進調出的介紹信17冊；從各單位及有關科室收集整理成冊的職工解除勞動合同協議22冊，避免了原存放在基層各單位的改制資料和解除勞動關系協議面臨遺失的危險。企業產權改革，通到國有資產的處置，政策性、敏感性較強，針對這方面的原始資料，我們做到一絲不茍地系統收集歸檔，包括國土、國資、審計、財政等部門的報告、評估、批件等，整理成冊50多件，如實地反映了改革、改制全過程，給領導以清白，給公眾以交待。另外，我們還系統整理收集了基層糧食購銷企業1—6輪的改革資料，整理歸檔了基層糧食項目建設、基礎設施建設、倉房維修的規劃、預算、招投標、施工等文件材料，為糧食企業的持續發展提供服務。

2.發揮檔案的憑證功能，為企業職工民生服務。作為總公司檔案管理工作者，主動發揮自身特有的優勢，把人民群眾的根本利益作為工作的出發點和落腳點，進一步整合資源，規范服務，人性化操作，我們做了大量有效的檔案信息開發和利用工作。2010年我區出臺《關于妥善解決市屬企業失業醫療保險有關問題的通知》，解決失業退休人員醫療保險繳費難的矛盾，規定原國有企業職工解除勞動關系后，到達退休年齡辦理退休參加醫療保險，可減免一次性醫療保險費。區醫療保險部門在辦理減免手續時，需當事人提供解除勞動關系協議，很多同志因丟失無法提供。紛紛到我檔案室來找到依據。為更好地落實政府這一關注民生的優惠政策，我們不辭辛勞，為268名下崗人員提供了相關證明資料。再有，原在我系統工作的職工，辦理退休手續時，為接續工齡，計算視作養老金繳費年限，尋找原計劃內用工合同、招工頂替手續、下放插隊等資料，近年來，我們為124名職工復印了原始材料，解決了他們的后顧之憂，使他們滿意而歸。據統計，在提供檔案查找憑證服務方面，我檔案室每年平均接待檔案利用者共126人次，提供利用檔案資料313卷、冊。復印檔案、資料1291張。其中為職工解決特殊工種、工齡接續、工資待遇、退休養老、學歷認定等切身利益問題，占總利用量的87%。這些行之有效的服務工作，為職工排憂解難、化解矛盾，為促進本系統糧食經濟的科學發展，營造和諧的社會環境作出了應有貢獻。

總之，轉型后糧食企業的檔案管理，是我國檔案事業不可或缺的部分，也是檔案行政管理部門檔案工作處于探討的初始階段，任重而道遠，有賴于企業管理者共同探索、攜手共建、共享檔案資源，為本企業服務，為社會大家庭服務，為推進我國的檔案事業發展邁向新的征程。