淺談電子公文收發系統在企業中的應用

摘 要：公文的上傳下達是各企事業單位中長期依賴的一種工作手段和重要工作內容，C企業作為一家老鋁電解企業也面臨著公文管理的瓶頸。傳統的公文交換方式主要采用郵遞和直接送達方式傳遞紅頭文件，有速度慢、易泄密等不足，現在已經有許多政府機關和大型企事業單位采用了各種電子公文收發系統，實現公文傳遞的電子化和即時化，大大提高辦公效率。為更好地實現與上級企業實時溝通無障礙，C企業啟用電子公文收發系統，通過對成熟技術的運用，成功實現了公文收發之間的電子流轉。

關鍵詞：電子公文；收文；發文

1 引言

作為鋁電解生產型企業，C企業將大量精力聚焦在生產一線，而忽視了基礎管理，尤其是在公文辦理上長期沿用紙質形式，在下發時，呈幾何級數曾長的文件復印量，造成了紙張的大量浪費。這種狀況，既不便于對公文進行電子化存檔、查詢、調用等，又影響文件的使用效率。

隨著C企業上級企業綜合信息平臺項目（Office Automation System，簡稱OAS）的逐步推進，以計算機和網絡手段處理和傳輸的公文──電子公文，逐漸開始在各二級企業推廣普及。為更好地實現與上級企業實時溝通無障礙，C企業嚴格按照標準配置設備：服務器為IBM Web Sphere Application Server V6.1、IBM Tivoli Directory Server 6.0，采用雙機熱備HACMP技術運行，后臺使用AIX操作系統，以JAVA語言、J2EE架構標準、JSP編程、ECLIPSE開發工具等軟件作支持，前臺運行ORACLE 10G數據庫，同時以 TSM備份管理作保障。

2 C企業公文管理現狀

C企業紙質公文化模式。是一種傳統的紙質文件的傳閱方式。其優點是紅頭文件白紙黑字，一目了然，權威性高、可信度強；缺點是這種手工操作的公文處理過程，要耗費相當大的人力與物力，重復勞動、辦公效率低，且在傳閱過程中易將公文損壞或遺失。

圖1 C企業公文辦理流程圖

如圖1所示，傳統的辦公模式已無法再滿足C企業的實際辦公要求，現在C企業的辦公信息化管理已不能僅限于利用先進的技術來提高工作效率。

3 C企業電子公文收發系統應用情況

經上級企業指導，C企業研發了電子公文收發系統，具體流程如圖2所示。

圖2 C企業電子公文流程圖

3.1 C企業電子收文

3.1.1 接、簽收文件

C企業電子公文收發系統的接收端是通過B/S結構來接收公文，通過身份驗證進入系統后可以接收、查看文件簡要信息，并可以查看文件正文內容。同時，點擊簽收確認按鈕，可實現公文簽收功能，發送文件簽收回執。

3.1.2來文提醒

C企業的電子公文收發系統中文件發送，可以通過有效的信息提醒方式，通知接收單位接收指定公文。在設計的系統中可以通過SMS、郵件提醒、即時消息等方式來提醒。

3.1.3查看電子版文件

在電子公文收發系統首頁的“待閱文件”中，會顯示C企業發送到各單位的文件，如圖3所示。

圖3 “待閱文件”圖例 圖4 電子公文文件圖例

點擊文件標題，即可查看文件的電子版，如圖4所示。

3.1.4 打印紙質文件

插入公文加密key（U盤）后，點擊頁面右側按鈕欄中的“企業收文打印”按鈕。系統會彈出公文的發放份數。最終彈出打印窗口，在份數一欄輸入打印份數，點擊確定即可。

3.1.5 查詢或打印已辦文件

通過“自助服務”'“待辦事宜”'“已閱文件”，可查詢所有已辦理完畢的文件。

圖5 已辦文件圖例 圖6 “上報單”圖例

對“已辦文件”，如有未打印的文件，或已打印的份數未達到發放份數的文件，可點擊標題打開文件，使用“企業收文打印”按鈕打印文件。

3.2 上報發文

3.2.1 基本發文上報

登錄系統后，點擊頂部的菜單“上報文”。點擊“向上級企業上報單”，彈出上報單頁面，如圖6所示。

填寫上報文稿紙、錄入正文、套紅頭后，在已經選擇的文件上，加蓋設計好的電子公章，即可上報上級企業。

根據發文單格式自動填寫相應數據，輸出到指定打印機，方便存檔，發文登記單的數據方便查詢、統計、分析。

3.2.2 文件發送、跟蹤

通過設置打印份數功能，限制在公文收發系統中用戶端打印帶有紅頭和紅章公文的次數。

通過選擇“發送”功能按鈕，實現將公文發送到指定接收地址的用戶。

在電子公文收發系統中，可以對發送出的文件接收情況進行跟蹤，以了解確切的文件接收情況以及辦理簽收情況等。同時，在系統管理端，可以通過接收日志了解更多的文件接收狀態。

對于在電子公文收發系統中，由于某些原因錯發的文件，系統提供錯發文件收回的功能。

收回的方式有兩種：對于收文方沒有接收登記的文件，系統直接取消收文方的查看權，并從收文列表中刪除；對于已經接收、登記打印的文件，系統會向收文單位發出通知；錯發文件的收回由錯發文件的發送方執行。

4 應用效果分析

（1）提高辦公效率和工作質量，節約了成本。C企業通過電子公文收發系統應用前后相關指標數據的對比顯示，在紙張使用數、傳閱人工花費時間、文件遺失率、辦文工作周期等指標上均存在顯著差異。

①節約人力、紙張等成本。應用電子公文收發系統后，A企業綜合辦人員接受上級企業紅頭文件無需長時間的等待，很少出現文件辦理延誤現象；而對于發文，C企業不用再將各類文件傳真后寄出，而是簡單點擊即可實現公文上報，大大縮短了公文向上級單位報送的過程時間。既方便查詢，又節省了紙張。②提高了辦公效率。在應用電子公文收發系統前，紙質文件只能是“流水”操作，以“串行”方式傳閱，一旦哪個部門工作延誤，就會滯留不前；而在應用該系統后，以電子文本方式大大簡化了工作流程，提升了文件傳遞速度，縮短了辦文周期。③過程管理科學規范。C企業綜合辦作為公文管理的牽頭部門，可以為文件收發、閱辦、落實和結辦等環節考核建立了良好的數據基礎；此外，計算機規范的處理程序促使文件傳閱過程更為規范化，減少因人工傳閱時間空間上的耽擱而造成的損失。

（2）促進全員協作，增強了凝聚力。C企業應用了電子公文收發系統后，與上街企業之間、內部各部門之間的溝通更加便捷，信息反饋更加暢通，為發揮各級干部、員工的智慧和積極性搭建了有效平臺。

5 結束語

本文系統地討論了C企業電子公文收發系統的結構、特點和目標，通過對其分析、設計和實現，給出了系統模型，并按企業收文、發文、打印、錯文回收、查詢等辦文流程，將電子公文的流轉過程作了詳細闡述。

電子公文收發系統雖然不是一個十分復雜的系統，然而其在業務運作、信息處理、實施及系統功能要求等方面具有相當的典型性。

參考文獻

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