淺析如何做好當前單位辦公室檔案管理創新

摘 要：辦公室檔案管理工作作為目前單位職能管理部門的一項重點工作內容，對提升單位內部的工作效率，維護歷史的真實性具有十分重要的作用。辦公室檔案是一個單位發展前進軌跡的展現，為研究單位業績、制定科學的發展道路提供了強有力的依據。隨著信息化時代的到來，如何更好的將現代辦公室檔案管理理念與先進的管理方法引入其中，成為了目前我國單位辦公室檔案管理工作所面臨的一項任務。文中將就辦公室檔案管理創新的相關概念和過程，以及辦公室檔案管理在我國的發展狀況進行簡單概述。最后文章描述了如何實施辦公室檔案管理創新，針對辦公室檔案管理創新在實施過程中所存在的各種問題，提出了應對措施。

關鍵詞：辦公室檔案管理；措施；創新理念

1 簡析單位辦公室檔案管理的重要性

單位辦公室檔案是一個單位發展軌跡的展現，是決定一個單位未來發展走向的重要參考標準，更是提升單位內部工作效率和質量的重要影響因素，因此必須強化對辦公室檔案管理工作的重視力度。辦公室檔案管理工作的重要性主要表現為：將直接影響到單位高層的管理者對單位實際情況了解的全面性與真實性；為單位未來的發展提供科學準備的參考依據；有利于關聯單位對本單位經營成果的準備認定，為促進雙方間的業務合作奠定堅實基礎。

為促進辦公室檔案管理工作的不斷發展，與現代化社會發展相適應，就需要轉變傳統的檔案管理工作理念，加大對辦公室檔案管理工作的改革與創新力度。辦公室檔案管理工作的好壞是一個單位經營成效的反應，對單位發展的資源配置和模式選擇具有決定性的作用，更影響著單位工作效率的提高。因此，從宏觀角度來分析，我們不難發展，良好的單位辦公室檔案管理工作，對提升單位的市場競爭力具有十分重要的意義。

2 簡析辦公室檔案管理的創新

社會的發展給辦公室檔案管理工作提出了更高的要求，但在對辦公室檔案管理工作中普遍存在一種錯誤的認識，即辦公室檔案管理工作是可有可無，或輕或重，無足輕重的工作，缺乏對辦公室檔案管理工作重要性與責任性的正確認識。作為單位管理工作和運行經營的重要組成部分，辦公室檔案管理工作不僅有助于一個單位管理水平的提升，而且可以提高組織的各方面績效。組織是一個復雜的系統，因此在辦公室檔案管理的創新問題不可以片面的分割的眼光分析?？刂普搹娬{，系統任何一個微小的變動都會引起巨大的影響，無論是積極影響還是消極的影響。辦公室檔案管理創新有多方面的影響。辦公室檔案管理創新工作近年來已逐步成為我國理論界的一項熱點討論課題，主要體現在其與組織正常運行間的關系。組織產生問題都與組織的辦公室檔案管理息息相關。因此該從辦公室檔案管理創新上找到相關起因。辦公室檔案管理是通過對本組織所處的水平、政治法律等外部環境有著準確判斷的基礎上，綜合利用計算機軟件等先進的多媒體技術進行員工等多方面的信息管理的方式方法。而這樣的辦公室檔案管理，首先，必須符合社會的發展趨勢并順應潮流，其次，需要達到員工和公眾的基本要求。因此，辦公室檔案管理創新必須是現代社會制度下的創新，只有符合現代社會制度的辦公室檔案管理才有生命力。

3 辦公室檔案管理創新在實施過程的阻力

辦公室檔案管理創新過程存在很多的阻力，一方面，很多組織的領導者或者管理者不愿意制定一系列的辦公室檔案管理創新控制制度。另一方面，對辦公室檔案管理創新的認識不足，忽視了創新管理與可持續發展之間的聯系。在我國廣大的基層管理人員中，對創新發展與檔案管理、時代要求的關系表現為一種漠視，對辦公室檔案管理工作應具備的理論基礎和管理技能缺失嚴重，以至于在現代社會快速發展的背景下，傳統守舊的管理意識在其腦中根深蒂固，似的創新型的管理理念與技能在實際的實施過程中遇到了諸多阻力。此外，檔案管理創新制度的實施前與實施的過程中，缺乏對廣大工作人員的宣傳與培訓，使得廣大的管理人員對其具有陌生性，組織管理機構的不健全，制度規范的不完善，組織管理部門與其他部門將缺乏信息的有效溝通等因素，都成為現階段辦公室檔案管理創新在實施過程所面臨的主要阻力因素。

4 辦公室檔案管理創新實施過程需注意的問題

4.1 有利的組織氛圍和優異的人才是辦公室檔案管理創新的重要保證

優秀的員工和管理人員對組織未來發展具有至關重要的作用。不僅能夠提高組織的競爭優勢，還能夠建立良好的組織學習氛圍。因此只有加大投資力度，招聘更為優秀的辦公室檔案管理人才，才能取得更好的辦公室檔案管理創新效果。例如不僅可以選擇在人才市場進行招聘，可以進入大學，招聘優秀的大學生為組織工作，這樣能收到更好的效果，組織文化的研究一直是組織管理研究的熱點問題，如何構建良好的組織文化，對于員工的工作環境和組織的正常運行都有重要的影響。因此相關良好的組織文化對于辦公室檔案管理創新不可或缺。

4.2 完善的管理機制是辦公室檔案管理創新實施的重要基礎

在一個單位中，任何管理組織工作要想正常有序的進行都必須依靠于完善的制度化管理機制。建立健全科學規范的組織管理制度，是辦公室檔案管理創新實施的重要基礎，必將促進創新成果的良好的實現。“軟”與“硬”兩大因素共同構成了組織制度的兩個主要方面?！败洝币蛩貜娬{人的重要性，指出組織管理創新的實施應以人的實際需要為依據；“硬”因素則強調規章制度的嚴明性，任何工作的開展都必須按照規章制度的要求嚴格執行，任何人不能違反制度的要求，將組織創新的實施納入到實際的日常管理工作當中，避免其流于表面形式。因此，在兩大因素的共同影響下，才能有效的促進辦公室檔案管理創新的真正實施。

4.3 深化改革，提高素質

辦公室檔案管理是一項系統的工作，其質量直接受業務人員管理水平影響，因此，在實際的工作中，管理人員的業務素質水平必須要提高，首先要充分發揮檔案工作人員的積極主動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。應盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才，才能完成辦公室檔案管理現代化的任務。

5 結束語

通過對辦公室檔案管理創新的詳細描述，詳細討論了辦公室檔案管理創新現狀，以及對組織運行的影響。它包括積極影響和消極影響兩個方面，詳細分析了組織如何實施辦公室檔案管理創新。為了提高辦公室檔案管理創新，維持組織的可持續發展，提出了很多改進措施，例如，有利的組織氛圍和優異的人才是辦公室檔案管理創新的重要保證，完善的管理機制是辦公室檔案管理創新實施的先決條件，以獲得較好的監督管理結果。辦公室檔案管理為了更好的在競爭中取得長久發展，一定要進行創新，制定科學合理的管理制度，實現綜合質量的提高。

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