淺論審計檔案的信息化管理

摘 要：隨著社會的現代化發展，檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。隨著檔案管理信息化的大力推進，計算機管理已廣泛應用于各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，如何加強審計檔案信息化建設是做好審計檔案管理工作的關鍵。

關鍵詞：審計檔案 信息化管理 審計質量

中圖分類號：F239.45 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2013）07-118-02

一、審計檔案傳統管理與信息化管理

隨著計算機審計技術的飛速發展和審計檔案載體的不斷轉變，審計檔案信息化管理模式的優勢越來越明顯。

1.傳統審計檔案管理模式下，審計檔案通常是由立卷人根據“結論性文件、證明性文件、立項性文件、其他備查性文件”的順序將審計報告、審計底稿和審計日記及其它須保存的文件資料收集、登記、記錄和匯總而形成一個完整的審計案卷，然后移交檔案管理部門。審計檔案的查閱通常要經過層層審批，才能到檔案管理部門，由專人按照“卷宗類別、案卷目錄、卷內目錄、案卷頁碼”的順序進行，因此查詢速度慢，給利用和查閱帶來了諸多不便。實行信息化管理的審計檔案，查閱者只需得到授權，在專門的審計檔案管理軟件中鍵入查詢密碼，不用出門就能方便地得到所需的檔案信息，省事省力，方便快捷。

2.傳統審計檔案管理將紙質和聲像等檔案資料收集、匯總、分類、裝訂成冊和登記，然后存放于一個管理空間。如果立卷人歸入卷宗的審計底稿和審計日記的事項不夠全面，或檔案資料因管理不善造成缺失，事后立卷人很難回憶審計事項的完整過程。隨著審計方法的信息化，審計人員往往對多個數據庫進行分析、比較、計算和加工后得出審計結論，如果審計檔案資料仍然按照原來的要求歸檔，僅靠傳統的審計檔案的容量和管理技術是無法做到的，這樣就很難保證管理質量，容易使審計檔案失去完整性。而信息化管理的審計檔案不僅可以避免存儲的檔案資料缺失，它的超大容量和先進技術還可以保留、存儲數據庫處理的過程文件，使計算機輔助審計條件下審計證據和審計線索的保存最大化、完整化，全面反映審計事項的全貌。

3.對傳統審計檔案管理的審計項目進行信息搜集，必須通過人工記錄、統計、匯總，才能得到所需的審計信息，工作量十分龐大。利用信息化管理的審計檔案就可以實現對檔案項目的快速歸類、分析、匯總，使決策者及時掌握有關信息，便于通過對歷史信息的分析，形成有效的經濟決策和建立更加有效的監督機制，從而提高審計檔案的使用價值。

4.從單純的檔案管理角度看，通過實現審計檔案的信息化管理，既降低了檔案工作的難度，又減少了審計檔案管理的工作量，提高了工作效率。實現審計檔案的信息化管理也使傳統的審計檔案管理模式得到升華，因而成為促使審計檔案管理規范化、科學化和制度化的重要手段。同時，信息化管理也為審計檔案備份的異地存放提供了方便，從而提高了審計檔案的安全性

二、實現信息化管理是審計檔案管理發展的必然趨勢

為了適應社會發展和經濟監督的需求，把審計辦公自動化和計算機輔助審計技術作為提高審計工作效率和質量的重要手段之一，審計技術正在從傳統的手工審計向計算機輔助審計和計算機審計過渡，審計工作正逐步實現電子化、無紙化。

隨著越來越多審計軟件的開發和應用，計算機審計的深度和廣度必將得到拓展。在計算機審計方式下，由于數據處理的方式和存儲介質發生了變化，數據處理正向無紙化的方向轉變，因此，傳統原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表的審計線索在計算機環境下不再完整存在，電子審計檔案隨之產生，而只有保存通過接口獲取的原始數據（數據庫），才能最大限度地保留審計線索，使審計檔案的內容全面、完整。但傳統審計檔案容量有限且受載體限制，無法囊括原始數據庫強大的信息量，也無法反映審計過程的全貌，傳統審計檔案管理的局限性就不可避免地顯現出來。

另外，隨著社會經濟的發展和管理決策科學化，審計檔案作為一種信息資源，其作用越來越明顯。怎樣使審計檔案的管理更加規范化、科學化，從而提高審計檔案的利用效率，最大程度地發揮信息資源的作用，更好地為經濟建設和管理決策層服務，也是審計檔案管理工作者需要考慮的問題。因此，審計檔案只有實現信息化管理，才能突破其局限性，適應審計技術和社會發展的需要。

三、實現審計檔案信息化管理的途徑和方法

審計檔案管理要由傳統的人工管理模式向信息化管理模式飛躍，是一項科學的系統工程。

首先，實現審計檔案數字化管理初期，可以先實行紙質檔案與電子檔案共存的雙重審計檔案管理模式，待雙重管理模式運行成熟后，逐步向無紙化審計檔案管理過渡，以實現審計檔案管理的信息化和網絡化。

實行紙質檔案與電子檔案共存的審計檔案管理，管理人員將應立卷歸檔的審計項目資料收集、歸類、排序、編碼、掃描、加密，然后輸入計算機。同時將紙質檔案裝訂成冊保存，形成紙質檔案與電子文件檔案的一一嚴格對應，利用者就可以方便、準確、快捷地直接從計算機上查詢所需要的檔案信息資源。采取紙質檔案與電子檔案共存的方案，雖然增大了存檔的工作量，卻大幅度減輕了日常管理和查詢的工作量，但這種管理方式簡單、實用，提高了檔案管理的工作效率和利用效率，也使審計檔案的管理更加完整、規范。

其次，在審計檔案人機結合的基礎上，加速審計檔案管理軟件的開發應用，對審計檔案信息的檢索系統建立數據庫，逐步實現審計檔案信息網絡化。審計檔案管理者可以采用其它成熟的電子審計檔案管理軟件，在原有的基礎上進一步改進，形成集存儲、編目、加密、檢索、自動標引和自動管理等功能齊全的電子審計檔案管理系統，進而實現計算機和網上查詢，豐富本單位的網絡系統。

四、實現審計檔案信息化管理需注意的問題

首先，實現審計檔案的信息化管理和網絡化查詢，要保證審計檔案的安全完整，更要注意其保密性。為此，要采取可靠的加密手段和嚴格的制度措施，使審計檔案的查閱者只有根據審計部門的授權，才能查閱到需要的檔案信息，而且不會造成數據庫的損壞和丟失。

其次，在開發或采用已有的審計檔案管理軟件時，也應當考慮采用統一代碼標準和模塊化設計，以便與已有的“現場審計實施軟件”“審計管理軟件”實現數據兼容，達到方便、快捷、高效的理想效果。

檔案信息化管理是進一步提高審計工作效率的重要手段。檔案具有憑證和參考價值，審計檔案同樣如此。它不僅能夠真實地記錄審計成果，再現審計過程，而且有利于審計人員對以往審計經驗進行學習和借鑒。審計的最終出路在于信息化，而審計檔案信息化管理是實現審計信息化的重要組成部分，促進和規范審計檔案的信息化管理，是提高審計檔案質量，實現審計信息資源共享和統一利用，成為審計管理中一個不可缺少的組成部分。隨著我國計算機審計的不斷發展，審計檔案的信息化管理必將取代傳統審計檔案的管理模式，從而使審計檔案管理工作產生質的飛躍。

參考文獻：

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3.莫斌.建設工程檔案信息化管理淺析.現代企業教育，2011（23）

4.馮春爽.試析檔案信息化建設與管理.唐山師范學院學報，2011（2）

（作者單位：青島大學醫學院附屬醫院 通訊作者：黃燕 山東青島 266003）

（責編：紀毅）