關(guān)于解決保密工作中涉密文件資料管理存在問(wèn)題的思考

摘 要：文章對(duì)涉密文件資料管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，同時(shí)提出了解決問(wèn)題的辦法與建議。

關(guān)鍵詞：保密管理 涉密文件資料 保密觀念

中圖分類號(hào)：G203

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2013）07-237-02

保密工作歷來(lái)是黨和國(guó)家的一項(xiàng)重要工作，筆者所在的沈陽(yáng)飛機(jī)設(shè)計(jì)研究所是國(guó)家重點(diǎn)科研單位，保密工作具有領(lǐng)域廣泛、點(diǎn)多面廣的特點(diǎn)。特別是在信息化條件下保密工作已不再是傳統(tǒng)的“鎖好柜門”、“關(guān)好門窗”、“看好人和物”的輔助性工作，而是要求越來(lái)越嚴(yán)格，管理難度越來(lái)越大。這就要求我們這樣的科研院所在開展保密管理工作時(shí)，必須樹立牢固的安全保密觀念，不能心存僥幸，不能有一絲的懈怠。

國(guó)家軍工保密資格審查組到我所進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審查時(shí)筆者有幸被分配到管理組陪同審查，在現(xiàn)場(chǎng)審查期間我們發(fā)現(xiàn)問(wèn)題最多的是各部門涉密文件資料（載體）的管理。下面就結(jié)合本部門的保密管理工作和陪檢中發(fā)現(xiàn)的一些共性問(wèn)題，談?wù)勅绾谓鉀Q保密工作中涉密文件資料管理存在的問(wèn)題。

一、現(xiàn)階段涉密文件資料管理中存在的問(wèn)題

各保密單位紙質(zhì)的涉密文件資料較多，為工作方便大多都存放在個(gè)人手中，雖然都建立了保密文件資料目錄臺(tái)賬但還是存在著一些問(wèn)題。

1.部門總目錄臺(tái)賬和個(gè)人的分目錄臺(tái)賬登記的內(nèi)容不符。以某部門為例：按照保密要求部門留存的涉密文件資料建有總目錄臺(tái)賬，個(gè)人留存的涉密文件資料要有分目錄臺(tái)賬。部門要求每個(gè)人在留存涉密文件資料時(shí)要先到部門保密員處建立本部門涉密文件資料總目錄，然后每個(gè)人再建自己留存的分目錄。在每月單位組織保密自查中都能發(fā)現(xiàn)總目錄臺(tái)賬和個(gè)人分目錄臺(tái)賬登記的內(nèi)容不符，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是總目錄臺(tái)賬多于分目錄臺(tái)賬，原因是由于個(gè)人留存的文件已銷毀（或已存檔），自己只在分目錄臺(tái)賬中作了刪除，但沒(méi)及時(shí)告知部門保密管理員，導(dǎo)致總目錄臺(tái)賬多于分目錄臺(tái)賬現(xiàn)象發(fā)生；二是總目錄臺(tái)賬少于分目錄臺(tái)賬，原因是個(gè)人收到需要留存的涉密文件資料沒(méi)按要求到保密員處建立總臺(tái)賬。

2.建立的涉密文件資料臺(tái)賬內(nèi)容不詳細(xì)。現(xiàn)場(chǎng)檢查組要求臺(tái)賬的內(nèi)容包括：文件資料的編號(hào)、發(fā)文單位、收文時(shí)間、份數(shù)（含附件）、文件密級(jí)、是否銷毀（或存檔）、銷毀時(shí)間、監(jiān)銷人等信息都要在臺(tái)賬目錄中體現(xiàn)。大多數(shù)臺(tái)賬都不符合要求。

3.電子文件資料標(biāo)密不規(guī)范。現(xiàn)場(chǎng)檢查組要求保存在電腦中的密級(jí)文件要建文件夾，文件夾后要以最高密級(jí)標(biāo)密，文件標(biāo)題可根據(jù)個(gè)人工作方便決定是否標(biāo)密，文件正文必須標(biāo)密。但是一些標(biāo)密要求與專家的要求有不一致的地方。

4.涉密文件標(biāo)密（定密）與涉密文件外帶存在問(wèn)題。在工作中存在涉密文件資料需要與外單位進(jìn)行交流，在文件外帶過(guò)程中，規(guī)定機(jī)密級(jí)（含）以上涉密文件要2人共同看管防止泄密事件發(fā)生。但工作中的文件定密可能不準(zhǔn)確，有些文件中涉及的內(nèi)容可能已達(dá)到機(jī)密級(jí)但定為秘密級(jí)文件，會(huì)造成泄密隱患，1人帶涉密文件外出也同樣存在泄密隱患。

5.涉密文件復(fù)印件管理松懈。因工作需要有時(shí)確需留存涉密復(fù)印件或外來(lái)涉密文件復(fù)印件，但留存的復(fù)印件多數(shù)都無(wú)文件來(lái)源、經(jīng)手人無(wú)登記記錄。

6.復(fù)印機(jī)存在泄密風(fēng)險(xiǎn)。所有復(fù)印機(jī)都帶有內(nèi)存，并且具有一次掃描多次復(fù)印的功能。好多使用單位并不知道復(fù)印過(guò)的信息需要被刪除。

二、解決涉密文件資料管理工作存在問(wèn)題的辦法和建議

筆者認(rèn)為，要解決上述涉密文件資料管理存在的問(wèn)題，必須明確管理部門，落實(shí)管理責(zé)任，健全管理制度，嚴(yán)格管理措施，強(qiáng)化技術(shù)防范和監(jiān)督檢查工作，嚴(yán)把文件資料的進(jìn)出口關(guān)。凡是各種文件資料的進(jìn)出均要集中管理，統(tǒng)一建立臺(tái)賬，統(tǒng)一辦理借閱，做到涉密文件資料全壽命周期安全可控。

1.建議所綜合檔案室分別為全所各部門建立涉密文件資料臺(tái)賬，文件資料的存放可參考收發(fā)報(bào)紙雜志那樣分部門存放。

2.各部門收到的文件資料（包括個(gè)人收到的）應(yīng)由部門保密員及時(shí)送交所綜合檔案室建立本部門目錄臺(tái)賬和按部門存放。建立的部門臺(tái)賬內(nèi)容必須按審查組專家的要求盡可能地詳細(xì)，做到閉環(huán)管理。

3.因工作需要有些涉密文件資料要長(zhǎng)期參考或查閱的，建議掃描到個(gè)人計(jì)算機(jī)中，按相應(yīng)密級(jí)電子文檔管理，該紙質(zhì)文件送交所綜合檔案室并按要求建立目錄和存放，個(gè)人手中一律不留存紙質(zhì)文件資料。

4.需要借閱本部門的涉密文件資料，由本人到所綜合檔案室辦理借閱手續(xù)，及時(shí)歸還。

5.個(gè)人計(jì)算機(jī)中的涉密文件標(biāo)密，全所要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

6.確定定密責(zé)任人，由該責(zé)任人組織落實(shí)定密工作，解決“怎么定密“的問(wèn)題，建立規(guī)范化的定密程序。包括擬定、審核、批準(zhǔn)、變更、解除、爭(zhēng)議處理等定密工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。

7.涉密文件外帶管理存在的問(wèn)題，建議保密辦公室結(jié)合各部門各專業(yè)的具體工作實(shí)際，修改、完善涉密文件資料外帶管理方面的規(guī)章制度，加強(qiáng)制度的可行性與可操作性，提高外帶涉密文件資料的安全性。

8.涉密文件復(fù)印件原則上必須銷毀，確實(shí)需要保留的復(fù)印件，應(yīng)在涉密文件資料臺(tái)賬登記并注明是復(fù)印件，并查找出文件來(lái)源。需要留存的外來(lái)涉密文件復(fù)印件或開會(huì)帶回的涉密材料，需由經(jīng)手人在保密員處進(jìn)行登記，并在備注欄中簡(jiǎn)要說(shuō)明后，再由保密員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示上報(bào)或下發(fā)。

9.關(guān)于復(fù)印機(jī)存在的泄密風(fēng)險(xiǎn)，一般情況下泄密主要是針對(duì)使用部門而言的。對(duì)于這些部門只要從使用的角度嚴(yán)格控制，確保硬盤與外界物理隔絕，是可以避免泄密事件發(fā)生的。在維修過(guò)程中，必須要求維修人員當(dāng)面取下硬盤，絕不可以讓外部人員帶走，報(bào)廢時(shí)也應(yīng)將硬盤交保密部門銷毀。另外要保證資料不被外泄，重要信息不在除本單位以外的地方復(fù)印，如果是應(yīng)急情況下則必須要向工作人員提出清除記錄。

10.強(qiáng)化保密技術(shù)防范工作。現(xiàn)在通信、辦公自動(dòng)化設(shè)備、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)已普遍應(yīng)用于日常工作中，對(duì)信息安全保密提出了更高的要求，要按照《武器裝備科研生產(chǎn)單位保密資格標(biāo)準(zhǔn)》要求，采取人防、技防、物防的措施，加強(qiáng)保密技術(shù)防范工作。要完善和落實(shí)相關(guān)的管理制度，加強(qiáng)內(nèi)部管理，按照規(guī)定配備必須的防范設(shè)備，控制好源頭。

11.強(qiáng)化保密監(jiān)督檢查工作。保密工作的原則是積極防范，不能等出了問(wèn)題，再來(lái)亡羊補(bǔ)牢。因此，要高度重視保密工作的日常監(jiān)督檢查。使保密工作同軍品科研生產(chǎn)同步開展，同步檢查，同步考核，實(shí)現(xiàn)保密工作與業(yè)務(wù)工作的有機(jī)結(jié)合。做到強(qiáng)化細(xì)節(jié)管理，使工作更具有針對(duì)性，強(qiáng)化問(wèn)題管理，使工作更具有目的性，強(qiáng)化過(guò)程管理，使工作更具有實(shí)效性。要不斷總結(jié)保密工作的經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)保密工作的開展，要定期開展保密檢查和自查工作，使每一個(gè)環(huán)節(jié)都有制度管，有人來(lái)抓，這樣才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決泄密隱患。

三、小結(jié)

目前一些單位保密管理工作還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件傳遞方式上，建議應(yīng)由相關(guān)部門開發(fā)一套保密管理辦公平臺(tái)軟件，可以提供標(biāo)準(zhǔn)化的保密流程，指導(dǎo)在具體工作中需要注意的保密事項(xiàng)、保密程序，也可以及時(shí)掌握包括涉密人員信息、單位計(jì)算機(jī)信息、辦公自動(dòng)化設(shè)備信息、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等保密相關(guān)信息。這樣不但保證了工作中符合保密要求，還能將各種相關(guān)保密資料進(jìn)行自動(dòng)備份，方便大家在日常工作中對(duì)所要掌握的保密知識(shí)、保密信息、保密制度等進(jìn)行學(xué)習(xí)和查閱。使保密管理工作由復(fù)雜變得簡(jiǎn)單化，也是既符合安全保密管理的要求，又要使管理變得更簡(jiǎn)單方便、有效，并且融入業(yè)務(wù)和日常管理的工作流程中。

以上是筆者結(jié)合本部門的涉密文件資料管理工作和陪檢中發(fā)現(xiàn)的涉密文件資料管理存在問(wèn)題的一點(diǎn)思考，但不知道在有關(guān)部門的實(shí)際工作中是否可以操作，工作起來(lái)是否方便。還需要大家共同探索解決好保密管理工作中的一道道難題。

（作者單位：中國(guó)航空工業(yè)集團(tuán)公司沈陽(yáng)飛機(jī)設(shè)計(jì)研究所 遼寧沈陽(yáng) 110035）

（責(zé)編：若佳）