談談檔案數字化掃描過程中對檔案實體的安全管理

摘要：在檔案數字化掃描過程中我們經常會遇到涉及檔案實體安全的各種問題，如何保證檔案安全是我們工作的首要任務。本文主要研究探討就建立檔案管理制度、檔案數字化掃描各個工作環節中檔案實體安全管理以及在工作中應該注意的安全事項等問題需要采取的工作方法和相應措施。

關鍵詞：檔案 掃描 實體 安全 管理

檔案數字化掃描是新時期檔案館業務工作中的一項重要任務，是延長檔案壽命，減少檔案磨損，方便檔案利用的重要舉措。在檔案數字化掃描過程中，檔案加工的周期長、任務重、要求嚴，檔案實體要經歷出庫、整理、拆卷、掃描、錄入、裝訂、入庫等一系列工序，由于數字化掃描一般都是外包工程，所以保證檔案實體安全的任務尤為重要。

一、建立完善的管理制度是檔案實體安全最可靠的保障

檔案實現數字化是一個浩大復雜的工程，稍有疏忽，就有可能對檔案實體安全造成威脅，所以，保證檔案實體安全是檔案數字化掃描工作中一項重要任務，為之建立完善有效的管理制度顯得尤為重要。

東城區檔案館從2010年初啟動檔案數字化掃描工程。在參觀走訪其他區縣檔案館，學習借鑒別人經驗的基礎上，東城區檔案館制定了《檔案掃描過程中對檔案實體的安全管理規定》，這個規定在后來的工作實踐中不斷得到補充完善，最終形成了《檔案掃描過程中對檔案實體的安全要求》，確定了檔案管理人員的工作規范，提出了檔案出入庫手續要求以及出庫檔案的數量控制要求，對檔案掃描公司員工提出對檔案實體及檔案信息內容上的安全要求。如：檔案在掃描過程中不允許任何人員擅自將檔案帶離掃描場所，防止檔案丟失；嚴禁發生勾劃、涂抹、撕損、剪切等人為性破壞檔案的行為，要維護檔案的原貌：不允許工作人員擅自拍照、抄錄、復印掃描的檔案：在掃描檔案過程中工作人員要輕拿輕放，盡量減少磨損，不允許在檔案旁吸煙、擺放水杯、喝水、吃食物及存放易燃易爆物；當有事需要離開房間時，要將檔案存放檔案柜并鎖好：桌面不得隨意擺放檔案。同時，東城區檔案館與掃描公司簽訂了檔案保密責任書，要求公司負責對員工進行檔案信息保密及檔案安全意識的培訓。

二、把檔案安全意識貫徹到數字化掃描工作的各個環節

1.檔案出庫前檢查

數字化掃描工作程序的第一項就是檔案出庫前檢查，進行這項工作的目的就是要了解檔案實體在出庫前是一種什么狀態。檔案出庫前檢查，主要是檢查檔案是否有破損，是否有頁碼錯誤，是否有非掃描件，是否有非紙質件，以及案卷的總頁數是多少。將檢查的結果記入數字化掃描檔案數據庫中。在這個數據庫里設置了檔號、檔案出庫前檢查情況、是否有非掃描件，出庫前頁數，出庫單號、出庫日期，這部分要在檔案出庫前做好登記，隨著檔案的出庫將數據庫移交給掃描公司，在檔案掃描完畢返回檔案庫房時，掃描公司還要將此批次加工檔案的數據庫返回給檔案局，同時填寫：檔案入庫日期、入庫頁數、是否修改卷內題名、是否有非掃描頁，是否有重編頁碼，檔案修補頁號及其他。檔案入庫后，在經過檔案局專設的數字化掃描檔案實體檢查人員的檢查后，登記入數據庫：檔案實體檢查情況、檢查人。通過這樣一個完整的數據庫可以了解每一卷檔案在經過數字化掃描后具體有了哪些變化，了解檔案修補情況和掃描情況。

2.嚴格的檔案出入庫手續

依照《掃描檔案出入庫登記要求》，檔案出入庫必須嚴格執行檔案出入庫登記制度，要求庫房管理人員每天提前做好掃描檔案的出庫準備工作，確保出庫的檔案數量準確，手續齊備；要求檔案出庫時庫房管理人員要在《掃描檔案出入庫登記表》中做好調出登記，相關人員要簽字確認：要求檔案歸還庫時庫房管理人員要與掃描工作人員認真核對檔案的數量和檔案實體狀況，并登記在《掃描檔案出入庫登記表》中，相關人員要簽字確認，確保還庫的檔案齊全、完整等等。

3.檔案掃描過程中監控

一方面，數字化掃描公司在工作間安裝有監控攝像頭，隨時監控檔案實體在各個工序流轉情況，監控員工的工作狀態；另一方面，檔案館內相關的工作人員也隨時深入掃描工作間，檢查掃描工作環境中是否有不合乎檔案規定的地方，比如，不得放置水杯、水壺和食品；檢查操作人員的工作程序是否規范，比如，是否有粗暴拆、扯、撕檔案的行為。由于有些檔案原有一部分頁是粘合的，掃描比較麻煩，怕個別員工貪圖速度，粗暴對待檔案。

4.檔案入庫后嚴查

掃描完畢的檔案在清點完畢辦理完入庫手續后，還要進行一項工作，就是對入庫的檔案進行實體檢查。檢查的方法是：查看全部卷，清點每一頁。檢查的內容是：是否有丟漏重編頁碼：編制的頁碼是否合乎要求：檔案的裝訂是否合乎標準；是否有不按原裝訂孔裝訂檔案的現象；卷內目錄的題名、頁號是否修改、修改后是否重新標注了案卷封皮：是否有檔案修補。

三、在數字化掃描檔案中應該注意的安全問題

1.減少檔案周轉天數、出庫數量，增加檔案出庫批次

由于在檔案掃描過程中檔案周轉需要時間，檔案完成掃描又需要很多道工作程序，所以通常情況下，如果加工掃描人員有20人，正常情況下每天掃描完成量在8千到1萬頁左右，每天流轉在加工場地的檔案就在6-8萬頁，大約有1000到1500卷，周轉期在一至三周，而檔案的加工場所不在庫區，掃描工作環境因為有大量的設備及人員存在，相對庫房的保管條件惡劣的多，這樣對檔案安全很不利，所以，要按照掃描公司的工作能力，及時調整控制檔案的出庫量，減少檔案在庫外的周轉期以及周轉量，采取增加出庫批次是保護檔案的必要手段。

2.減少檔案連續掃描的次數

實踐證明，多次連續掃描對紙張的物理性能有很大的影響。紙質檔案在連續經過數次掃描后，紙張的強度以及耐折度都會大幅下降。加之很多檔案之前都經歷過復印機等光源照射必然對檔案產生了很大損傷，所以經常建議掃描公司盡量提高檔案一次掃描的成功率，減少重復性的掃描。

3.減少檔案裝訂次數

能不拆卷掃描的檔案盡量不拆，拆了也盡量不重拆再裝訂。檔案的反復裝訂會對檔案實體造成很大的損害。

4.規范檔案整理，隨時協調問題

規范檔案整理，是檔案數字化掃描工作中的一項重要工作，也是直接關系到檔案實體完整性的重要環節。在檔案數字化掃描過程中，由于檔案產生的年代不同，檔案產生的行業部門不同，檔案所屬的全宗不同，所以很多檔案帶有時代烙印和行業特點，很多老檔案整理不規范，紙張規格不一、版式不一、裝訂不一，掃描過程中就會出現各式各樣的問題。比如編頁碼問題。原來的檔案由于版式不一樣，頁碼的編寫位置就有很大出入。對于這樣的檔案東城區檔案館通常采取尊重原著，只要編碼不錯就盡量不修改重編，這樣就可以減少對檔案的涂改。東城區檔案館不允許整理人員使用橡皮擦改頁號，防備萬一不小心涂破檔案，只允許使用2B或HB的鉛筆在需要重新編寫新的頁碼時輕劃錯誤的頁碼，在旁邊寫上新的頁碼。檔案拆訂時，要求輕拉慢拽，必要時剪斷裝訂線，減輕裝訂線對檔案的磨損：檔案裝訂時必須原孔裝回，盡量采取三針裝訂法，即：使用三個針，分別從三個孔同時裝訂，這樣可以減少、減輕線繩對檔案的拉扯。

5.保持掃描加工人員穩定性

掃描人員流動性很大，新從業者多，當加工人員熟悉工作程序后，往往不是經常被抽調到公司的其他項目，就是跳槽離開。人員不穩必然造成工作熟練不穩定。當從業者不熟悉工作程序時容易對檔案造成不必要的損傷。公司的人員穩定檔案館不好把控，但是檔案館有責任對帶班人員以及新人必要的告誡，以達到保護檔案的目的。

檔案數字化掃描是功在現代，利在千秋的宏偉大事，保護檔案是我們進行此項工作的原本意愿。在檔案實體經歷進出庫房、編頁整理、掃描拆裝，經歷光和熱的洗禮之中，保護好檔案實體安全的意義就尤為重要。檔案安全既體現在工作細節之中，也體現在可靠地制度保障之上，更體現在檔案工作者拳拳責任之心理。

作者單位：北京市東城區檔案館