為會議記錄檔案單設門類管理的實踐

安徽醫科大學第二附屬醫院（以下均簡稱“醫院”）會議記錄一般用于對醫院重大問題的決策、重要的人事任免、大額獎金的使用等問題而召開的正式會議。它真實地記錄了會議的全貌，是醫院各級領導研究醫院發展的憑證和依據。醫院自2002年籌建以來，室藏文書檔案共3626件，而會議記錄就達近2000件，且會議記錄數量會隨著時間的推移和醫院規模的擴大而不斷增加。尤其是目前，醫院正處于二期建設中，需要頻繁地查閱會議記錄中有關獎金的籌措、招標程序的討論、施工項目討論等方面的問題，若再把會議記錄納入文書檔案進行管理，顯然已不能方便、及時、高效地滿足利用者的需要。為了更便于會議記錄的查找和利用，筆者對會議記錄檔案的管理進行了大膽的創新，提出了新的實踐做法，并進行了分析。

1 為會議記錄檔案單設門類管理的實踐

結合醫院實際，筆者專門把會議記錄從文書檔案中提出來單獨設類，與其他門類檔案并列管理，并在檔案管理軟件中增加了會議記錄檔案管理模塊，具體做法如下：

1.1 會議記錄的收集。建立會議記錄檔案應先從收集入手，即將年度內分散形成在醫院黨委工作部、院長辦公室等部門人員手中的有關醫院全局的重要會議記錄統統收集回籠，從而確保會議記錄材料收集的齊全完整。同時，收集中要注意核查會議組織情況和會議內容的填寫是否規范，以及針對會議議題的附件是否齊全等；但在收集過程中不能為了湊數量而“眉毛胡子一把抓”，會議記錄材料收集好后還要對其內容進行鑒定并準確劃定保管期限。會議記錄檔案保管期限定為永久和定期兩種，具體參照醫院《文件材料歸檔范圍與保管期限表》來執行。

1.2 會議記錄的分類。醫院各類會議記錄材料經過鑒定后，則要著手對其進行分類。筆者把會議記錄分成十一類，分別為：1黨委會；2紀檢會；3院長辦公會；4指揮部會；5籌建會；6運營會；7醫療會；8融資會；9審計會；10教科研會；11醫患協調會。以上類別系對各類領導組，如，黨委中心組、紀檢組、籌建組等，集體討論決定的本組內重大事項的原始記錄，每一類下再按年度和保管期限細分，并添加到檔案管理軟件會議記錄檔案管理模塊中去。

1.3 會議記錄的排列編號。醫院各類會議記錄材料按照上述類別分好類后，即可對其進行排序。同一保管期限、同一類別下的會議記錄則需按開會時間的先后順序排序，并以件為單位編制檔號。會議記錄檔號=“全宗號+年度號+保管期限（代號）+分類號+件號”，如，“QZH-2012-Y-HY03-012”，則表示2012年永久保存的院長辦公會第12件。檔號編好后，則要在會議記錄首頁的上端空白處加蓋歸檔章，并進行填寫。

1.4 會議記錄的編目。醫院會議記錄應按分類方案

和編號順序逐類逐件編制目錄，以系統、全面地揭示會議的全貌。筆者在檔案管理軟件中，把會議記錄檔案目錄設置成檔號、會議類別、會議議題、記錄人、發言人、日期、頁數、備注等幾個項目，并完成了全部信息的錄入。其中，會議議題的編寫要盡量全，對議題過多的會議，則要概括出會議的主要內容。

1.5 會議記錄的利用。會議記錄在對外提供利用時，主要根據利用者的需要，查找目錄中的議題內容，看醫院對此問題有沒有研究過，如，醫院2006年指揮部會第36次會議議題上詳細記錄了電梯招標渠道、招標信息的發布、中標單位、中標金額、資金的籌措等多項內容，因而查詢電梯資料時，只需參考會議議題內容，就可以查到自己所需的內容，這樣既方便了利用，又減少了磨損。若議題不全的，則需要查閱會議記錄原件，提供原件需要有分管領導的批示意見。同時，利用只能在醫院檔案室內進行，且要求利用者不得在原件上批注、涂改、加字、勾畫，不得私自復印。

2 為會議記錄檔案單設門類管理的優缺點

2.1 優點表現：一是提高了查詢效率。會議記錄檔案目錄中增加了會議議題、會議類別、發言人、記錄人等查詢項，便于檢索，從而大大提高了查詢速度。二是確保了會議記錄的安全。既能保證會議的按時歸檔，又能單獨存放、防止泄密，對會議發言者來說也是一種保護。三是便于對會議次數進行統計。能較方便地統計出舉辦會議的次數，為部門的績效考核提供了真實可靠的數據資料；同時，對來年會議召開的次數能起到控制的作用。

2.2 缺點表現：一是適用范圍有一定的局限性。對會議記錄的這種管理模式只適用于年度內產生會議記錄較多的大中型企業事業單位。二是不利于檔案統計臺賬和報表的編制。統計時，還是應該將會議記錄檔案納入文書檔案統計中去，給文書檔案的統計工作帶來了不便。

3 破解為會議記錄檔案單設門類管理缺點的對策

3.1 擴大對會議記錄檔案單設門類的宣傳。要讓會議記錄者清楚地認識到單設門類管理的優點，讓其放心地把手上的會議記錄交至檔案部門來保管。同時，也要讓各單位了解到，隨著文書立卷的改革，許多單位的會議記錄檔案不再是年終的一本，而是以件（每次會議）為單位來整理歸檔的，從而提高各單位為其單設門類管理的普及率。

3.2 在文書檔案內對會議記錄進行虛擬存檔。把年度內形成的同類會議記錄看成一件，在文書檔案中留出虛擬號，如，把黨委會議記錄在文書檔案中室編件號定為“1”，那么，文書檔案應從“2”開始編件號。編制會議記錄題名時要從簡，只需注明年度、會議名稱及總件數即可，且把簡化后的會議記錄條目輸入文書檔案管理模塊中去，保證文書檔案歸檔文件目錄中有會議記錄條目，即可方便地做好檔案統計工作。

（指導老師：管先海 作者單位：安徽醫科大學第二附屬醫院 來稿日期：2013-06-18）