榮譽檔案管理

滄海一粟：最近在網上看到一則《中共北湖區委辦公室北湖區人民政府辦公室關于在全區廣泛征集榮譽檔案的通知》，《通知》列舉了榮譽檔案征集范圍和內容的十大方面，對搞好榮譽檔案征集工作很有借鑒意義，現轉載如下：1.榮獲國家、省部、地廳級先進（優秀）集體單位的各類獎牌、錦旗、獎狀、獎品及其榮譽證書等；2.榮獲國家、省部、地廳級勞模、英模、標兵和先進（優秀）個人等稱號的獎牌、獎狀、獎品和勛章、榮譽證書和立功證書等；3.榮獲國家、省部、地廳級的專家證書等；4.榮獲國家、省部、地廳級重大創造發明或重大科研、學術研究成果的獎狀、獎品、證書等；5.榮獲國家、省部、地廳級學會、協會等專業稱號的各界專家、學者和知名人士的證書等；6.榮獲地廳級以上重大文學藝術表演、比賽大獎的獎牌、獎狀、獎品和榮譽證書等；7.在國家、國際重大體育賽事榮獲前3名的運動員的獎牌、獎狀、獎品和榮譽證書等；8.榮獲省部級以上認定的各類名牌產品的文件、證書等；9.省部級刊發、出版的論著、論文、文學作品、書畫作品、攝影作品及其他藝術作品原件、創作手稿及相關證書等；10.其他榮譽檔案。

追夢人：我認為，搞好榮譽檔案管理應做到以下幾方面：一是領導要重視。榮譽檔案和文書檔案同等重要，可有的領導覺得文件需歸檔，發的榮譽證書、獎牌之類的獎品不需歸檔。二是注意收集。因為好多發的榮譽證書、獎牌一類東西一般都在辦公室放著，檔案員要在歸檔時向辦公室或領導提醒移交到檔案室，便于整理歸檔。三是要配備有專門榮譽室和陳列柜。只有創造了好條件，才能更好地管理好榮譽檔案。

zhoumingming：我院榮譽檔案管理具體做法如下：1.榮譽檔案產生時即可送來歸檔，并履行檔案移交手續；2.榮譽檔案實物陳列在檔案展館內；3.榮譽檔案分為五大類：獎杯、獎牌、獎狀、錦旗、其他；4.榮譽檔案的保管期限按永久、長期、短期來劃分；5.榮譽檔案目錄錄入檔案管理軟件，并添加榮譽檔案電子照片進行管理。具體步驟是：1.制定出《榮譽檔案的歸檔范圍與保管期限表》；2.把《榮譽檔案的歸檔范圍與保管期限表》下發至各職能科室，由各職能科室自榮譽檔案形成時即可移交進館（室）；3.職能科室把應歸檔的榮譽檔案移交至檔案館（室），并辦理榮譽檔案移交手續；4.檔案館（室）針對榮譽檔案進行科學分類，編制檔號，劃分保管期限，并在榮譽檔案實物上貼上標簽，并填寫檔號；5.編制榮譽檔案案卷目錄，并錄入軟件同時添加榮譽檔案電子照片進行管理。另外，據我了解，實踐中榮譽檔案大多沒有單獨分出來，仍跟其他實物檔案混在一起。

guodongsheng：我以為，榮譽檔案與其他實物檔案放在一起是有其道理。這是出于保管的需要而從載體形態角度來分類的，出發點與落腳點都是這類檔案的排架。實物檔案的載體形態也不同，在實物檔案類目下再按載體的不同劃分下位類也是必要的。這樣獎杯就和獎杯依次排列，證書與證書放在一列……應該注意的是，每一件檔案的編號不能完全按實物檔案排列的順序來編，而應該注意它們與整個檔案館（室）分類方案的聯系。比如，各榮譽檔案屬于不同的全宗，就應首先在每一榮譽檔案上標出其立檔單位或個人的全宗號及受獎勵部門的檔號（目錄號、分類號），后面才應是載體標識號，最后才是排列順序號。這樣也便于館（室）藏目錄的數字化管理。

小魚兒：我認為，應從以下方面著手：其一，對不同的榮譽檔案進行分別整理。其二，對整理好的榮譽檔案精心保管。其三，有條件的單位還可建立專門榮譽室。如，我縣的電業局、疾控中心等單位都在規范化管理認證過程中建立了專門的榮譽室。另外，對于榮譽檔案的保管期限，我們都按照永久來保存了。

一井水：榮譽檔案保管期限應該與文書檔案一致，縣級以上永久，以下的30年。榮譽檔案收集不應該范圍太寬，應該接收獎勵級別高的與本單位工作職能相關的集體榮譽類；個人的應該接收名人、領導和烈士等著名人物的榮譽檔案。

王富忠：許多檔案界同仁認為榮譽檔案和獎杯、獎旗等屬于實物檔案，對此我不敢茍同。作為一名縣級檔案業務指導人員，依據多年的指導實踐，我認為，其一，榮譽檔案是集實物檔案、照片檔案、紙質檔案為一體的組合體，諸如獲獎前面的一系列表格、材料，與獎品同時頒發的文件（表彰決定）、證書，以及在頒獎時拍攝的照片，等等，都屬于榮譽檔案的范疇。其二，在對榮譽檔案整理時，應該分不同的類別，并按不同類別排序，每類都從1號開始。其三，在對榮譽檔案的保存期限進行鑒定時不能一概而論，都定為永久保存，應視獎勵的規格（頒獎級別）劃分不同的保管期限。其四，榮譽檔案應按一種專門檔案保管。其五，檔案館在接收榮譽檔案進館時，應考慮該種檔案占用館藏空間較大，只接收永久、長期檔案進館，而不接收短期檔案。

guohoufang：就檔案館而言，加強榮譽檔案管理可以從這三個方面入手，一是將榮譽檔案納入檔案館接收范圍并定期接收征集進館。二是對榮譽檔案的科學管理，科學分類整理、劃定保管期限，做好標簽和榮譽檔案的電子照片管理。三是通過陳列、展覽、編研資料等方式做好榮譽檔案的開發利用。

y3h3h31358：榮譽檔案，不僅是集體的，也可以是集體中的個人，除了將相關榮譽證書進行收集外，還可將獎杯、獎牌等拍攝成照片存檔。因為在檔案館（室）中，保存的主要是紙質或電子載體的檔案，“實物”榮譽通常用于陳列展覽。

濮檔檢：以獎杯、獎牌、獎旗、獎品、獎狀、證書、紀念品、獎章、勛章等實物形成的榮譽檔案，其終極目的是展覽，彰顯本地區、本單位及個人在工作中、行業中獲得的成就和地位，基本沒有利用的價值，就是再利用也是為了再次展覽。個人的榮譽檔案也不能作為享受相關待遇的憑據，只有找到當時頒發榮譽時相關部門發的文件才行。我認為，當地檔案館只需收集針對本地區在經濟建設、文明創建等過程中獲得的榮譽即可，比如文明城市獎牌，優秀市長獎等榮譽。

我運動：我們這里的做法是將各種榮譽檔案（我們檔案館只收到綜合性的上海市級和國家級的單項）先復制一件，并將原件存檔保管，復制件供陳列和展覽之用。這樣做有兩大好處：一是原件能夠得到有效保護，利于長久保存；二是用復制件陳列展出，對于展覽的安保工作壓力相對會輕一些。

平凡：榮譽檔案是指能反映單位主要職能、社會地位、技術力量、工作成果等方面的證書、獎旗、獎狀、獎杯、獎牌、獎章以及贈品等印證物，是實物檔案的一種。我們平時在業務指導的過程當中發現，只要是建有榮譽室的單位，一般榮譽檔案整理得都比較規范，基本都是以實物為單位，一件一卷，統一編號、裝盒、上柜、集中保管，按不同屬類和載體放入存放位置，無法裝盒的實物都擺放在閱覽室的資料柜中。

月色微涼：榮譽檔案在我們單位被稱為“特殊載體檔案”，我也做了一份《特殊載體檔案管理辦法》，主要內容包括：一、特殊載體檔案的歸檔范圍及分類。二、特殊載體檔案歸檔要求。三、實物檔案的整理方法：（一）印章類檔案的整理：1.印章檔案的整理流程；2.印章檔案整理相關表格的填寫說明。（二）榮譽類及禮品類檔案的整理：1.編目；2.檔號編制；3.標簽制作；4.照片采集及要求；5.裝盒存放。

淺草：我們這里榮譽檔案也稱為“實物檔案”，收集范圍是上級機關（同級和城市社區部門）頒發的各種杯（瓶）、匾（牌）、錦旗、獎章、證書和其他實物，這是針對單位的。個人榮譽檔案一般僅限于獲得國家、省部級勞動模范稱號、先進工作者等。

成長中的小樹：根據《檔案法》關于集中統一管理國家檔案的規定，我認為，各級榮譽檔案應由檔案館進行集中統一保管。榮譽檔案從載體上應分為文書類（如獲獎文件、先進材料，等等）與實物類（如獎杯、獎章、錦旗、證書，等等），雖載體不同，我認為，可按照既分又合的方式保管，“分”就是說兩類檔案分開立卷保管，“合”就是將實物類榮譽檔案拍成照片形式與文書類榮譽檔案存放在一起，既便于檔案的整理，又便于檔案的保管，最重要的是便于檔案利用。

一地雞毛：榮譽檔案由于其個體的差異，人們對榮譽檔案的認識也不盡相同。就科研院所而言，國家獎、省部級獎等榮譽證書，在重大課題的申報、每年的課題報獎、重點實驗室的申報中不可或缺；而另一類是政治活動、行政考核、體育、勞動、婦女工作等所產生的獎杯、獎牌、證書等榮譽檔案，見證單位及個人一年來在各個方面的表現情況。個人認為，二者保存和建檔的方法也應該有所區別。前者需要按照建檔規范進行編號、造冊、著錄，方便利用；后者進行登記就可以了，因為后者幾乎沒有利用率。

勿忘心安：榮譽檔案多以實物檔案的形式體現。我們之前去參觀北京的某個區檔案館，就曾看到檔案館里為榮譽檔案專門設置了榮譽室和陳列柜。那里多數為所在區的名人捐贈的證書、獎杯、獎狀等，這些榮譽檔案存放在榮譽室，供人們參觀學習。

savvy ：最近剛剛整理完榮譽檔案，有些粗淺心得：1.以時間為唯一的標準進行登記編號。2.編號借鑒復分形式。同一個榮譽不同載體形式，只賦予1個編號，后面采取增加“-1”、“-2”、“-3”的方法著錄其中第1、第2、第3件。3.保管按載體形式結合尺寸，在登記表中標注存址。4.標簽擬采用“一維碼+二維碼”的形式。一維碼主要是體現榮譽檔案編號；二維碼主要是把榮譽檔案登記表中登記項目全部寫入。5.采用“掃描+拍照”方式實現數字化，形成的圖片采用雙套制，一套小圖，一套大圖。小圖作為示意圖供快速瀏覽；大圖供制作宣傳品或查看細節使用。

秋芙蓉：對于榮譽檔案管理，我有三點看法：一是“應建盡建全民建”。各級部門都有義務記錄歷史，建立專門的榮譽檔案。二是“應收盡收不濫收”。把具有長久保存價值的收集進館，至于短期的可仍留在基層檔案室。三是“應存盡存規范存”。環境上要適宜，既整潔又不會造成榮譽檔案損壞；編目上，按照“全宗號—目錄號—載體標識號—排列順序號”詳細記載，便于管理和利用；途徑上，對其掃描和照相，建立數字化檔案。

80新手：在榮譽檔案管理和利用上，實體榮譽檔案管理和利用方式已明顯滯后。如何運用先進的電子技術，已經成為擺在我們面前亟待解決的新課題。我們可利用數碼相機、網e拍、掃描儀等設備將榮譽檔案逐件拍照，按照檔案歸檔要求進行整理，以電子圖片形式保存，將實體榮譽檔案進行榮譽檔案電子化管理。我認為，這樣做有以下四個優點：一是查閱快；二是傳輸快；三是成像快；四是保存更加安全方便。

（摘自《檔案界》網站）