基于學科建設的高校科研檔案管理探析

高校科研檔案是學校檔案的重要組成部分，是高校在科研活動中所形成的知識體系，并把這些知識體系真實記錄下來，是經過了實踐檢驗的被保存下來的寶貴資料。它反映了高校的研究領域和研究方向，是高校重要的科技信息寶庫，對高校教學與科研工作的開展具有重要的參考作用。

1 高校科研檔案管理在學科建設中的作用

1.1 科研檔案管理是高校學科建設的基礎。學科建設無論在自然學科方面，還是在社會學科方面，都有著共同的特性，即講究繼承性、成套性、實踐性和整體性。正是有了這樣的特性，高校的學科建設才能不斷立足于前人的研究基礎，培育出優勢學科。對此，馬克思就曾經指出，“我們的科學研究要充分利用前人留下的研究成果，共同協作來加以創造”。要使得我們的學科建設不斷發展起來，有一個重要的前提就是做好科研檔案管理工作。科研檔案管理作為一種科研儲備，它不僅是當前研究的服務者，而且又是未來研究的參考者。因此，只有實現對科研檔案的科學管理，才能實現學科建設的科研交流、資源共享、人才共用，促進高校學科建設的可持續發展。

1.2 科研檔案管理是學科建設的助推器。高校建設和發展的本質在于學科建設，而學科建設的核心部分是科研。科研檔案真實地記錄了科研發展水平。在高校重點學科的申報和評估中所涉及的科研課題級別、數量、經費，科研成果，科研獎勵，學位數量和不同學位的培養人數以及相關資料的照片圖表錄像上，都要依據學校科研檔案的科學管理，才能作出好的判斷和結果。從這個意義上講，科研檔案管理是學科建設的助推器。科研檔案的規范化、科學化管理在促進學科建設上起著舉足輕重的作用。

1.3 科研檔案管理有助于學科成果轉化。鄧小平同志曾經指出：“科學技術是第一生產力。”只有發展科學技術，依靠科技的力量才能不斷推動社會的進步。高校是重要的科研成果轉化基地，如何將學科建設中的科研成果轉化為生產力尤為重要。科研檔案管理是檔案工作者立足檔案中的信息資源并整理編制資料的過程，正是這個過程，讓科研工作者對相關的成果進行了篩選，進而不斷思考如何將這些成果運用到實際生活中，形成生產力。與此同時，有時單一的成果并不能直接轉化成生產力，而必須依靠不斷借鑒他人的成果，而借鑒他人的成果就必然面臨著要依靠參閱高校科研檔案資料。如缺乏規范的科研檔案管理，檔案成果殘缺不全，最終難以形成生產力，導致學科建設的成果難以轉化。

2 高校學科建設中科研檔案管理存在的問題

2.1 科研檔案管理配備條件不足。高校對于學科的申報出臺了很多政策，而關于學科建設的整個過程，特別是學科建設中形成成果的檔案管理方面，存在著領導對科研檔案管理不夠重視，認為高校科研檔案管理就是簡單的文字錄入和文件歸檔工作，造成科研檔案專職管理人員和現代辦公設備的配備不足，從而嚴重影響了科研檔案建設工作與管理工作的順利開展。在高校檔案管理人員配備方面，學歷層次和業務素質偏低，個別科研管理人員缺乏足夠的科學管理科研檔案意識。往往專注于科研經費比重、科研建設的成果，忽視了科研文獻資料的整理保存，致使部分檔案資料流失。在現代科研檔案管理辦公設備的配備方面，只是簡單地配備了電腦，而對于檔案管理的分類和保存方面的設備較為缺乏。

2.2 科研檔案管理制度不健全。在高校學科建設發展中，科研檔案管理工作是薄弱環節。有些高校在科研檔案管理方面欠缺健全的制度。盡管很多高校科研檔案管理基本上參照國家《檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》進行管理，但是，缺乏常規行之有效的實施條例或工作細則，不能對科研檔案日常管理進行規范化和科學化管理。由于高校科研檔案管理制度和實施條例的不完善，沒有明確規定對科研檔案的歸檔制度，使科研檔案歸檔工作不夠規范、完整，造成一些科研材料的存儲凌亂，導致查詢不便，甚至發生丟失現象，影響高校學科建設的可持續發展。

2.3 科研人員檔案管理意識淡薄。在科研檔案的收集和歸檔工作中，科研人員起著重要的作用，這需要其對需歸檔的科研材料進行整理，交給科研檔案管理人員。然而，很多科研人員缺乏檔案意識，重視個人科研的成果，重視個人的獎勵和名譽，否定學校對科研成果的保護作用，只提供部分復印資料，沒有充分認識到科研檔案工作的實質意義，專注于結果的得失而忽略了科研過程中產生的有影響力的材料，導致材料沒有得到保存，不能使科研檔案得到完整性的歸檔。再加上有些高校科研管理部門由于其成立時間較短，在機構設置和人員配備及責任分工上缺乏成熟的管理模式來指導，致使高校科研檔案管理系統失衡，管理人員工作效率不達標。

2.4 科研檔案管理人員專業知識不足。高校科研檔案的管理需要專業的管理人員。但很多高校檔案管理人員配備的學歷層次和業務技能偏低，既缺乏一定的檔案管理的專業知識，又缺乏檔案管理方面的專業技能，日常檔案管理工作只是依據科研管理的基本流程，對科研項目材料加以簡單保存和歸檔，而對一些關鍵性技術領域方面的材料無法正確鑒定和科學保存，致使科研檔案的準確性和完整性缺失。

3 面向學科建設的高校科研檔案管理改進之策

3.1 加強科研檔案管理配備，保障學科建設成果。高校應加大科研檔案的投入，不斷加強科研檔案管理的配備。在科研檔案管理人員配備方面，高校應注重管理人員的學歷層次和學科背景，盡量按照學科的發展方向來配備檔案管理人員，注重檔案管理人員的學歷背景，使其具備基本的檔案管理素養和專業技能。在科研檔案管理辦公設備方面，應注重引進現代化的檔案管理設備，使得方便各類學科檔案的精細化、規范化分類。不僅如此，還需要專門設置科研檔案存放區域，并做好防盜和防災工作，注意通風和透氣，防止檔案霉爛。只有在這樣的檔案管理設備條件下，高校學科建設的成果才能得以永久保存，并方便教學需要查閱。

3.2 健全科研檔案管理制度，支撐學科健康發展。高校要重視高校科研檔案工作，不斷提升學科科研檔案管理工作的地位。科研檔案管理不等于一般的檔案管理工作，具有較強的學科性、專業性和連續性。根據國家檔案法及其相關法律法規，并結合高校實際情況建立健全科研檔案管理制度。高校科研檔案管理要盡快配齊相關的檔案設備，不斷改善工作條件，理順科研檔案的歸檔程序，認真做好科研檔案信息的收集、記錄、歸檔工作，并適當地提高經費來改善和提高檔案管理條件。同時，加強對高校科研檔案管理人員管理，通過績效考核來提高科研檔案管理人員的工作積極性、主動性，制止部分人員工作馬虎，隨意存放歸檔的行為。通過培訓和交流來消除部分科研管理人員輕視檔案管理工作的消極工作心理，把個人利益與集體利益結合起來，使他們認識到高校科研檔案管理工作對學校學科建設乃至學校發展的重要影響。通過健全專業管理制度、完善日常管理條例以及制定規范化的工作流程，使科研檔案管理人員能夠明確自己的職責，了解科研檔案工作流程，推進高校科研檔案管理工作標準化、規范化發展，積極推進高校學科建設的可持續發展。

3.3 提升教師的檔案管理意識，發揮其在學科建設中的互動作用。科研檔案的規范化和標準化不僅需要檔案管理人員的執行，更需要高校教師和科研人員發揮其主體作用來加以配合完成。《中華人民共和國檔案法》第十條規定：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。”科研檔案人員應利用全校各部門教師業務學習會議的機會及時宣傳科研檔案管理的重要意義，通過宣傳學習《檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》來提高廣大教師對檔案管理重要性的認識，增強教師的科研檔案歸檔意識。不僅如此，高校科研檔案管理人員還應主動普及高校教師檔案分類管理的知識，配合教師和學科建設的科研人員，做好每一類學科特別是每一個重大科研項目的檔案分類工作，做到重點檔案重點管理，方便及時查閱和長期保存，真正地與廣大教師和科研人員一起促進學科建設，發揮科研檔案管理工作在學科建設中的作用。

3.4 加快科研檔案管理信息化建設，提升為學科建設的服務效率。現代信息技術發展日新月異，科研檔案管理手段必須不斷地與時俱進。面對信息化的大趨勢，高校科研檔案的管理要利用網絡信息化的優勢，發揮檔案管理在學科建設中的信息資源作用。檔案管理人員要盡快適應現代信息技術的發展要求，積極學習計算機應用管理知識和現代辦公技術，通過計算機信息獲取、分析和數據加工處理等方式來實現現代化的科研檔案信息管理，從而為學科建設提供優質化服務，逐步提升服務效率。

（作者單位：河南行政學院公共管理部 來稿日期：2013-06-17）