企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作之我見(jiàn)

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，它是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。目前，各企業(yè)一般將會(huì)計(jì)檔案的管理重點(diǎn)放在收集、整理、編目和利用工作上，而鑒定銷毀工作沒(méi)有引起足夠重視。本人認(rèn)為，在會(huì)計(jì)檔案的整個(gè)工作內(nèi)容中，定期開(kāi)展鑒定銷毀工作同樣是項(xiàng)非常重要且必不可少的工作。為此，本文試對(duì)如何做好企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作提出幾點(diǎn)建議。

1 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作現(xiàn)狀

早在1984年6月，國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局就聯(lián)合頒發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（1998年8月修訂），對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管期限及過(guò)期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作做了明確規(guī)定。所以，應(yīng)當(dāng)說(shuō)會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作已經(jīng)有章可循。但是，由于過(guò)期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作政策性、業(yè)務(wù)性、程序性、責(zé)任性很強(qiáng)，使大家產(chǎn)生了畏難心理，導(dǎo)致目前沒(méi)能很好地開(kāi)展此項(xiàng)工作，保管的過(guò)期會(huì)計(jì)檔案數(shù)量很大。如，中原油田成立于上世紀(jì)七十年代，截至2010年12月份，中原油田一個(gè)基層檔案室?guī)齑鏁?huì)計(jì)檔案就達(dá)58215卷，其中，需要鑒定銷毀的大約12000余卷，占庫(kù)存總量的20%。

前幾年，面對(duì)檔案快速增加的現(xiàn)實(shí)，我們也曾成立了檔案鑒定委員會(huì)和領(lǐng)導(dǎo)小組，開(kāi)展過(guò)幾次檔案鑒定銷毀活動(dòng)，但主要是針對(duì)到期的短期普發(fā)性文書檔案和一些到期及無(wú)法再利用的設(shè)備檔案，而并未涉及會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀。

2011年以前，我們油田雖然有個(gè)別檔案室對(duì)過(guò)期會(huì)計(jì)檔案做過(guò)一次鑒定工作，但也是只做鑒定而從未銷毀，使得這些應(yīng)該銷毀的會(huì)計(jì)檔案擠占了庫(kù)房容量，浪費(fèi)了人力物力。

2 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作滯后的原因

2.1 工作責(zé)任性強(qiáng)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)有所顧忌。在《檔案法》第十五條中，對(duì)“禁止擅自銷毀檔案”作出了明確規(guī)定，并在第二十四條中將這種行為明確列為應(yīng)當(dāng)追究法律責(zé)任的行為；《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)一定的鑒定和審批程序后予以銷毀也作出了規(guī)定。但以上兩個(gè)法規(guī)性文件卻均沒(méi)有對(duì)不開(kāi)展此項(xiàng)工作的行為提出追究責(zé)任的要求，加上對(duì)到期會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定時(shí)很難做到百分之百的準(zhǔn)確，所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出于避害趨利的心理，為了預(yù)防萬(wàn)一，往往一律從長(zhǎng)，一般不主動(dòng)開(kāi)展過(guò)期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作。

2.2 缺乏效益觀念，忽視保管產(chǎn)出關(guān)系。保管檔案需要很多方面的費(fèi)用支出，如庫(kù)房費(fèi)用、處理費(fèi)用、保護(hù)費(fèi)用，等等。隨著企業(yè)的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量的急劇增長(zhǎng)，檔案數(shù)量的無(wú)限增長(zhǎng)與有限的保存能力之

間的矛盾日益突出。解決這個(gè)矛盾既可以通過(guò)擴(kuò)大庫(kù)房面積，也可以通過(guò)對(duì)到期檔案的鑒定銷毀，壓縮檔案存量來(lái)解決。現(xiàn)在企業(yè)為了便利和保險(xiǎn)起見(jiàn)，往往寧肯增加費(fèi)用，放棄可能的效益而不想及時(shí)開(kāi)展鑒定銷毀工作。

3 做好企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的對(duì)策

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，堅(jiān)持經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益辯證統(tǒng)一。關(guān)鍵是要轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門的觀念。檔案保管和提供利用這個(gè)過(guò)程本身就是為了追求某種效益，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天，更需要轉(zhuǎn)變只重視社會(huì)效益而忽視經(jīng)濟(jì)效益的觀念。在對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理中，要注重保管費(fèi)用等因素的考慮，適時(shí)開(kāi)展鑒定銷毀工作，這對(duì)優(yōu)化館藏，提高效益具有重要意義。因此，在鑒定工作中應(yīng)摒棄不計(jì)成本、多多益善的觀點(diǎn)，要考慮每份檔案是否值得保存，值得保存多久。

3.2 結(jié)合實(shí)際，制定切實(shí)有效便于操作的鑒定制度。檔案部門應(yīng)依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合本企業(yè)會(huì)計(jì)檔案工作的實(shí)際情況，制定出工作標(biāo)準(zhǔn)。在制定會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀細(xì)則時(shí)，一要堅(jiān)持突出依法鑒定銷毀的原則，消除怕負(fù)責(zé)任的心理；二要充分考慮到保管費(fèi)用因素，使其更加具有科學(xué)性、更能體現(xiàn)效益原則。如，中原油田為了規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作，提高檔案庫(kù)房的有效利用率，先后制定印發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀辦法（試行）》和《關(guān)于鑒定銷毀1993年前會(huì)計(jì)檔案的實(shí)施意見(jiàn)》，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作作出部署。還下發(fā)了《中原石油勘探局會(huì)計(jì)檔案電子化實(shí)施方案》，決定對(duì)各單位保管期滿的會(huì)計(jì)檔案在銷毀前全部轉(zhuǎn)換成電子檔案保存，以利于解決“有效保存”和“以防萬(wàn)一”的矛盾。

3.3 健全機(jī)制，嚴(yán)格按照規(guī)定開(kāi)展鑒定銷毀工作。要想把會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作落實(shí)到位，就必須納入企業(yè)的管理制度體系，定期開(kāi)展對(duì)過(guò)期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作。在鑒定銷毀過(guò)程中明確規(guī)定各環(huán)節(jié)人員的工作職責(zé)、應(yīng)有的權(quán)利和承擔(dān)的義務(wù)，盡可能減少人為因素對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。在實(shí)際操作中，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和富有實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)會(huì)計(jì)人員組成檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)檔案鑒定銷毀工作，以保證企業(yè)過(guò)期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的正常開(kāi)展，從而提高管理效益。

（指導(dǎo)老師：嚴(yán)永官；作者單位：中原油田檔案管理處測(cè)井檔案室 來(lái)稿日期：2013-06-18）