以工代賑項目建設(shè)檔案管理探索

[摘要]以工代賑工程項目檔案是項目策劃、項目建設(shè)、項目驗收、項目投入使用、實現(xiàn)以勞代獎的重要依據(jù)。在工程建設(shè)和管理中起到了非常重要的作用，是工程建設(shè)的真實記錄和反映。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項目檔案對國家實施以工代賑項目的意義起著非常重要的作用。2011年結(jié)合我旗交通以工代賑項目部制定了一些具體的創(chuàng)新措施，嚴(yán)格落實有關(guān)法律規(guī)程制度，確保了工程檔案管理步入良性循環(huán)的軌道，在盟級驗收中獲得了一致好評。

[關(guān)鍵詞]檔案；管理創(chuàng)新；信息化

[中圖分類號]G271[文獻標(biāo)識碼]A[文章編號]1005-6432（2013）16-0040-02

1工程建設(shè)檔案概念

檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式，是把往復(fù)不斷的現(xiàn)象真實的記錄下來，成為人們進行反復(fù)觀察和研究歷史現(xiàn)象，準(zhǔn)確尋找事物發(fā)展規(guī)律的可靠依據(jù)。

在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄就是工程檔案。工程檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索、編研提供利用等活動的通稱；是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，含準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。

2加快檔案現(xiàn)代化創(chuàng)新管理

2.1落實項目檔案領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，建立健全工程檔案管理組織和管理制度并監(jiān)督有效運行

（1）統(tǒng)籌部署，完善體系制度。以工代賑項目由各個相關(guān)部門成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，建立了項目負(fù)責(zé)單位、施工單位、監(jiān)理單位等主管組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。負(fù)責(zé)各職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理工作，并確保歸檔資料的完整性、真實性和準(zhǔn)確性。檔案管理以國家、行業(yè)有關(guān)檔案管理規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合項目檔案的歸檔要求，以文件形式編制并聯(lián)合下發(fā)了《工程檔案管理實施細(xì)則》，規(guī)范了各參建單位的歸檔范圍及職責(zé)要求，明確了移交檔案的時間、數(shù)量和質(zhì)量，對檔案資料的形成和流向進行了追蹤管理。

（2）建立現(xiàn)場辦公制度。檔案管理人員要做到現(xiàn)場辦公，進行現(xiàn)場調(diào)查，參加技術(shù)例會，了解工程進展情況，做好詳細(xì)記錄，了解檔案形成情況和收集對象，有針對性地開展工作。對出現(xiàn)的問題，能夠及時查出參考性資料，協(xié)助解決問題。所以，要在主動做好對工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時，對登記在冊的主要環(huán)節(jié)進行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對一些影響大、涉及質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，不但深入現(xiàn)場進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而且還與各參建單位就工程的有關(guān)特殊事項進行現(xiàn)場勘查，了解工程的實際情況，在思想認(rèn)識上達(dá)成一致，再制定檔案整編方案，做好項目檔案的示范樣本，現(xiàn)場指導(dǎo)、實地操作，及時解決疑難性問題，并做好該工程的跟蹤服務(wù)工作，創(chuàng)出了重點工程服務(wù)的新路子，得到各參建單位的好評。

（3）建立資料歸檔會簽制度。工程檔案部門不僅要同計劃、財務(wù)、工程等部門形成驗收會簽制度，還應(yīng)與相關(guān)部門形成考察培訓(xùn)資料會簽制度，避免考察資料的流失，為工程項目日后使用提供方便。

拓寬新領(lǐng)域，擴大收集范圍；對國家基建項目歸檔范圍所規(guī)定的合同、監(jiān)理大綱、工作總結(jié)、月報、質(zhì)量檢驗單等各類文件資料，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極協(xié)同工程技術(shù)人員根據(jù)工程過程出現(xiàn)的新情況、新特點，及時擴大收集范圍，保證竣工檔案的完整性、連續(xù)性，反映工程運作全過程。

2.2穩(wěn)定檔案管理人員，不斷提升檔案業(yè)務(wù)技能

在工程建設(shè)期間，為提高大家的檔案意識和檔案管理知識水平，定期對各參建單位檔案人員開展檔案知識專業(yè)培訓(xùn)。穩(wěn)定檔案人員隊伍，保證檔案管理的延續(xù)性。許多工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長時間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗，才能逐漸適應(yīng)或逐步完善。另外，要建立健全必要的人員進出管理制度，促進檔案工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。同時，要加強對現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)教育。工程公司采取“請進來指導(dǎo)、走出去學(xué)習(xí)”的方法，組織檔案人員通過調(diào)研、現(xiàn)場觀摩、培訓(xùn)等方式提升自己的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平。本項目參建單位較多，資料員的管理水平也參差不齊，針對這一情況，各個相關(guān)部門聯(lián)手進行基礎(chǔ)培訓(xùn)，多次派出管理人員赴外地參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，回來后及時組織參建單位宣貫、培訓(xùn)用于施工過程中，從而更有效的確保歸檔文件材料的案卷質(zhì)量。強化過程控制，梳理歸檔流程，嚴(yán)格把關(guān)審查歸檔文件，確保歸檔文件質(zhì)量關(guān)。為加強工程檔案的管理工作，工程推行“合同管理制、建設(shè)監(jiān)管制”，為工程檔案的超前控制創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境。

（1）理清工作思路、制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作有章可循。根據(jù)檔案管理必須與建設(shè)同步的原則，在項目建設(shè)初期就明確了“誰經(jīng)辦、誰立卷、誰負(fù)責(zé)”的管理原則。各參建單位進場時，便將相關(guān)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)及時貫輸?shù)礁魇┕挝唬蟀压こ虣n案管理納入工程建設(shè)計劃和有關(guān)檔案管理人員的崗位職責(zé)，努力實現(xiàn)檔案資料的“精細(xì)化”管理。對文件資料內(nèi)容的字體、字號、行間距、編號等統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并要求所有工程文件必須使用激光打印機打印，所有簽名為黑色碳素墨水書寫。

各專業(yè)根據(jù)評定標(biāo)準(zhǔn)以及本項目的實際情況，下發(fā)單位工程一覽表，并且統(tǒng)一了施工技術(shù)記錄、工程聯(lián)系單、設(shè)計變更單等施工文件的表式以及卷內(nèi)文件排序。

（2）嚴(yán)格過程管理，為編制高質(zhì)量竣工資料打好基礎(chǔ)。明確要求各參建單位工程文件的形成、積累、立卷和整理必須接受各管理單位的統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)，統(tǒng)一使用電子信息化管理，文本和電子版一并產(chǎn)生，工程公司和監(jiān)理公司對文件的規(guī)范性進行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時通知施工單位整改閉環(huán)，這樣把工作量消化在常態(tài)管理中，大大提高了竣工資料組卷和審核速度。

（3）加強設(shè)備文件完整性管理。設(shè)備資料的收集工作由設(shè)備代保管負(fù)責(zé)，再由工程公司物資主管確認(rèn)，收集完整后交由工程公司資料員進行分發(fā)、組卷、歸檔。凡發(fā)現(xiàn)設(shè)備材料不齊全，簽字、蓋章不規(guī)范等均做好記錄由物資專業(yè)協(xié)助代保管單位進行催要、完善。

（4）加強設(shè)計變更的管理。由于專業(yè)多，反應(yīng)變更的形式也多樣。我們要求各施工單位按專業(yè)對所有變更文件（如圖紙會審、成品確認(rèn)單、工程聯(lián)系單、工地代表修改通知單、設(shè)計變更申請（聯(lián)系）單等文件）一一整理并進行反饋，并在單位工程一覽表中反映出跟本單位工程有關(guān)的所有變更。

（5）加強竣工草圖的管理。要求施工單位專業(yè)技術(shù)人員根據(jù)現(xiàn)場實際情況編制竣工草圖，在每一份竣工草圖后附上本卷冊編制說明以及有關(guān)變更文件的復(fù)印件，要求監(jiān)理和管理公司專工對竣工草圖進行審核。努力做到圖實相符。

（6）把好審核關(guān)。對歸檔范圍和組卷順序作了明確規(guī)定，要求各參建單位上報竣工資料移交計劃；對竣工文件的質(zhì)量，采取嚴(yán)密的審查流程，將竣工資料按單位工程落實到責(zé)任人。做到每一份文件在專業(yè)管理、資料管理上均有專人負(fù)責(zé)。規(guī)定每一卷竣工資料中均附上“竣工資料預(yù)檢/復(fù)檢情況表”，各環(huán)節(jié)審核人員進行確認(rèn)簽字。將存在的問題及時反饋給施工單位進行整改，以保證竣工資料的準(zhǔn)確性、齊全性和完整性。

（7）把好整改關(guān)。認(rèn)真對待各種形式的指導(dǎo)、檢查，對其產(chǎn)生的不符合項，不間斷地進行跟蹤管理，要求施工單位自查、復(fù)查，落實整改措施，將整改問題解決在組卷之前；本項目共形成不符合項報告十份，不符合項19條，均已進行了整改閉合。

2.3竣工驗收備案與檔案管理工作結(jié)合

工程竣工驗收備案工作是工程建設(shè)項目管理的最后一道程序，其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級建設(shè)行政主管部門日后管理工程的重要依據(jù)，而且工程備案和工程檔案管理的性質(zhì)和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗收備案工作與工程檔案管理工作結(jié)合起來，委托各級城建檔案管理機構(gòu)管理，對深化建設(shè)工程管理體制，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設(shè)長期有效的監(jiān)督機制是十分必要的。

2.4成果效益

綜上所述，建筑工程檔案管理工作在工程建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，也是加快基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)代化建設(shè)進程、構(gòu)建和諧社會的重要手段之一，我旗以工代賑在建設(shè)過程中采取了多種有效的創(chuàng)新管理技術(shù)，取得了優(yōu)異的結(jié)果，真正實現(xiàn)了以工代賑項目的施工質(zhì)量和意義。

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[作者簡介]馬丹（1969—），男，湖北武漢人，教授，博士。研究方向：教育經(jīng)濟與管理；吳思（1988—），女，湖北黃岡人，湖北工業(yè)大學(xué)高等職業(yè)教育研究中心在讀碩士。研究方向：教育經(jīng)濟與管理。