網(wǎng)絡(luò)化背景下提高供電企業(yè)文書檔案管理的具體策略

姚夢暉

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電力行業(yè)在電能資源需求日益增加的形勢下快速發(fā)展起來，供電企業(yè)作為電力行業(yè)的一個(gè)重要組成部分，在現(xiàn)今市場經(jīng)濟(jì)中面臨著越來越大的競爭壓力。尤其是隨著互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)發(fā)展形勢發(fā)生了較大變化。供電企業(yè)文書檔案管理問題開始凸顯出來，逐漸阻礙了企業(yè)的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)化背景下的電子文化具有流動(dòng)性、易逝性、信息及其載體的易分離性、電子環(huán)境的依賴性等特點(diǎn)，這使得文書檔案管理更為困難。本文就供電企業(yè)文書檔案管理為例來探討其在網(wǎng)絡(luò)化背景下應(yīng)當(dāng)采取哪些措施來提高管理水平。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)；文書檔案管理；供電企業(yè)；策略

一、互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展給供電企業(yè)文書檔案管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

文書就是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中為處理各種事物而形成的、具有特定效用的信息記錄。檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中直接形成的有一定價(jià)值且形式不同的歷史記錄。文書與檔案是一種事物的不同歷史形態(tài)。隨著供電企業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)文書、檔案越來越多，管理起來也更為復(fù)雜。加上管理人員的素質(zhì)偏低、管理制度不完善、管理方式不夠科學(xué)等問題，供電企業(yè)的文書檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求了。另外，互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展給供電企業(yè)文書檔案管理帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。互聯(lián)網(wǎng)背景下的電子信息使得文書檔案的產(chǎn)生、傳遞、利用效率都大大提高，文書檔案管理可以利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來不斷促進(jìn)其發(fā)展，改變傳統(tǒng)的管理方式，提高工作效率，以科學(xué)的文書檔案管理來促進(jìn)供電企業(yè)的發(fā)展。互聯(lián)網(wǎng)背景下的電子文件具有易逝性、流動(dòng)新、易分離性等特點(diǎn)，對(duì)電子環(huán)境和應(yīng)用程序的依賴性高，這樣有使得文書檔案管理受到一定限制。加上互聯(lián)網(wǎng)背景下的網(wǎng)絡(luò)安全隱患問題，企業(yè)文書檔案管理中又要注意電子文檔的安全問題。

二、供電企業(yè)文書檔案管理中存在的問題分析

2.1文書檔案管理基礎(chǔ)薄弱。在過去，供電企業(yè)的文書檔案以紙質(zhì)文檔存在，在管理中以不丟失為原則，進(jìn)行的是封閉式的管理，文書檔案的利用率低。近年來信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得企業(yè)的文書檔案以紙質(zhì)文檔和電子文檔的方式存在，但是由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視文書檔案管理工作，因而投入較低，文書檔案管理沒有明確的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，文書檔案的質(zhì)量低下，文書檔案的管理較為混亂。

2.2文書與檔案管理工作無法銜接。供電企業(yè)在文書檔案管理上采取的是分離式管理，也就是文書與檔案管理分離，互不干擾。但是，在實(shí)際工作中，文書與檔案之間是緊密聯(lián)系的，檔案管理工作對(duì)文書管理工作有一定的指導(dǎo)意義，能夠促進(jìn)文書管理的規(guī)范化。文書與檔案管理工作的分離導(dǎo)致了兩者之間無法有效銜接，無法相互促進(jìn)、共同發(fā)展。

2.3電子檔案的保存不注重安全。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶來了電子文化，電子文件的產(chǎn)生、傳遞效率非常高，但是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境又帶來了網(wǎng)絡(luò)安全漏洞，電子文檔容易遭受病毒侵害、容易被他人截獲。而供電企業(yè)的文書檔案是企業(yè)內(nèi)部資料，很多都是機(jī)密性資料，這就要求企業(yè)要做好文件的安全保存。但是，在文書檔案的管理中企業(yè)并不注重安全保存，經(jīng)常出現(xiàn)電子文檔的丟失現(xiàn)象。

2.4檔案的利用率低。 文書、檔案是對(duì)企業(yè)過去生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)實(shí)踐中的信息記錄和價(jià)值總結(jié)，對(duì)企業(yè)發(fā)展具有一定的指導(dǎo)意義。但是在供電企業(yè)中，文書檔案的利用率較低，極少人去借閱文書檔案。另外，文書檔案的管理人員素質(zhì)偏低，造成了文書檔案管理的混亂，因而借閱時(shí)也無法在短時(shí)間內(nèi)找到文件，這也是造成文書檔案利用率低的一個(gè)原因。

三、改進(jìn)供電企業(yè)文書檔案管理的具體策略

3.1提高思想認(rèn)識(shí)，重視文書檔案管理。首先要提高思想認(rèn)識(shí)，重視文書檔案管理，尤其是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識(shí)，這是提高文書檔案管理工作水平的前提。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視文書檔案管理工作，進(jìn)而在企業(yè)管理中提高文書檔案管理的地位，帶動(dòng)企業(yè)各個(gè)部門和員工重視文書檔案管理工作。加大文書檔案管理的投入，促進(jìn)文書檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以業(yè)績考核制度和激勵(lì)機(jī)制來激發(fā)管理人員的工作熱情，促進(jìn)工作效率的提高。加強(qiáng)各個(gè)部門之間的交流和聯(lián)系，不斷帶動(dòng)文書檔案管理工作的改革創(chuàng)新，提高文書檔案管理水平的提高。

3.2推行文書檔案一體化管理。所謂文書檔案一體化管理就是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內(nèi)容的完整性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，保證從文書到檔案數(shù)據(jù)流通的順暢和完整。

文書檔案一體化管理可以通過辦公自動(dòng)化與檔案系統(tǒng)相結(jié)合的方式來實(shí)現(xiàn)。首先要建立電子文件管理的規(guī)章制度以及明確管理人員的職責(zé)。其次是制定文書檔案一體化實(shí)施方案。最后是開展文書檔案一體化應(yīng)用培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德素養(yǎng)，促進(jìn)文書檔案一體化管理工作的順利開展。供電企業(yè)要正確認(rèn)識(shí)文書檔案一體化管理的作用，根據(jù)企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r制定穩(wěn)步發(fā)展策略，逐步促進(jìn)文書檔案一體化管理的實(shí)現(xiàn)。將文書與檔案管理有機(jī)結(jié)合起來，保證檔案的質(zhì)量，提高檔案的利用率。

3.3促進(jìn)文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。要提高檔案的質(zhì)量，提高文書檔案管理水平的提高，最重要的是要促進(jìn)文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。首先，全面貫徹落實(shí)“檔案集中統(tǒng)一管理”的原則。其次，上級(jí)部門制定文書檔案工作的流程，文書檔案的生成、傳遞、保存等方面的工作流程和注意要點(diǎn)以明確的制度形式存在，促進(jìn)文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。最后，文書部門要及時(shí)做好文書的歸卷、收集、整理，并將整理的信息迅速傳遞給檔案管理部門，促進(jìn)檔案部門做好檔案的歸檔分類工作，避免積壓現(xiàn)象的出現(xiàn)。

3.4加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)，提高文書檔案管理的現(xiàn)代化水平。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展帶來了信息技術(shù)的發(fā)展，供電企業(yè)在進(jìn)行文書檔案的管理中要注意信息系統(tǒng)建設(shè)，以先進(jìn)的信息技術(shù)來促進(jìn)工作效率的提高，轉(zhuǎn)變工作方式，促進(jìn)文書檔案工作的創(chuàng)新。企業(yè)要抓住網(wǎng)絡(luò)背景下的機(jī)遇，以信息系統(tǒng)建設(shè)來帶動(dòng)文書檔案工作的發(fā)展，提高企業(yè)發(fā)展的內(nèi)動(dòng)力。

3.5加強(qiáng)文書檔案管理的安全保障制度建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶來了電子文件保存的安全隱患，供電企業(yè)要正確認(rèn)識(shí)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，注重檔案的保密建設(shè)，加強(qiáng)安全保證制度建設(shè)，為文書檔案的管理提供較為安全的環(huán)境。在安全保障制度建設(shè)上，包括安全制度、安全措施和安全技術(shù)，如：采用身份認(rèn)證、數(shù)字備份、防火墻、內(nèi)外網(wǎng)等安全防護(hù)措施，為文書檔案管理營造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

四、 結(jié)束語

網(wǎng)絡(luò)背景下的供電企業(yè)文書檔案管理要不斷創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變工作方式，利用先進(jìn)信息技術(shù)和先進(jìn)管理理念來促進(jìn)企業(yè)文書檔案管理水平的提高。正確認(rèn)識(shí)網(wǎng)絡(luò)帶來的文書檔案管理工作的利弊，揚(yáng)長避短。提高文書檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，以高水平的文書檔案管理來為供電企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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