基層廣播電視臺宣傳檔案規范化管理淺析

郝立平

基層廣播電視臺擁有獨具特色的重要檔案——宣傳檔案。宣傳檔案是一筆十分珍貴的財富，它伴隨著廣播電視事業的飛速發展而發展，宣傳資料內容、來源也越來越豐富，涵蓋面也越來越廣，并且載體形式豐富多樣，不僅包含大量的語言文字、圖表、圖片等資料，還有大量的音像、影像、光盤、照片等資料。這些資料記載著廣播電視臺宣傳黨和國家路線、方針、政策的具體情況，也是各行各業、各個時期的社會、經濟發展的歷史面貌以及社會各界群眾重要活動的原始再現，它反映的是一些真實的歷史活動，隨著時間的推移，其利用價值會越來越高。

基層廣播電視臺的宣傳檔案，不是文字材料、圖表、音像等資料的原始堆積，而是日積月累形成的一座豐富的信息資源寶庫，具有獨特開發利用優勢。這些史料不僅是廣播電視臺進行日常節目播出、工作檢查考核、經驗總結、宣傳工作考評、稿件評先評優的重要依據，也是留駐文明足跡，維護歷史真實的原始資料，更是“代表先進文化前進方向”的最佳載體。因此，搞好宣傳檔案資料的管理利用非常重要。令人遺憾的是，當前廣播電視宣傳檔案管理工作中還存在一些問題和不足。如何搞好宣傳檔案資料的管理與利用，本文對基層廣播電視臺的宣傳檔案規范化管理提出幾點建議：

一、應建立和完善廣播電視宣傳檔案管理機制

只有建立長效管理機制，才能將基層廣播電視臺的宣傳檔案工作抓實抓好，才能適應新形勢下的廣播電視工作的要求。為此，要加強領導，明確單位一把手是宣傳檔案管理工作的第一責任人，層層落實責任；要完善制度，應根據有關規定和業務規范，明確規定應歸檔的重大事項宣傳檔案范圍，將重大事項聲像檔案的歸檔工作作為宣傳檔案工作的重中之重，對具有專業特色的聲像檔案實行制度化管理，為及時齊全完整歸檔提供保障；要按照專業化和現代化的要求，加強隊伍建設，培養和造就一大批既懂廣播電視業務知識，又掌握廣播電視宣傳檔案管理技能和信息技術的復合型人才。

二、提高宣傳檔案工作者的綜合素質和業務能力

宣傳檔案工作者不僅要掌握豐富的檔案資料收集、整理、保管、利用的基本知識，而且要有廣博的現代知識技能，要根據各級工作情況和具體任務來規范、完善宣傳資料的管理，采取有效的保護措施，以更好地提高利用效率。要從思想意識上重視宣傳檔案工作，單位要創造條件，提供學習條件，派宣傳檔案管理人員參加各級業務部門的培訓學習，通過多種途徑提高宣傳檔案工作者自身的綜合素質和專業水平，掌握了解廣播電視部門宣傳報道視角的社會活動對宣傳資料的需要，借助現代科學技術應用于其管理，以適應當前廣播電視宣傳檔案工作任務的開展。

三、完善設施，對宣傳檔案資料進行規范管理

在保存各類宣傳檔案資料時，應結合實際情況，按照標準設立專門的宣傳檔案庫房，配備專職宣傳檔案管理人員，配置符合不同載體的宣傳檔案保管條件的檔案裝具。在保存資料時，應根據素材帶（包括新聞、專題、廣告、娛樂欄目等）的不同進行分類標識、編目登記、放置。實行微機檢索管理，同時從長久保護和利用考慮，注意庫房防塵、防光、防潮、防火、防盜、防磁、防高溫。室內放置滅火器、除濕機，安裝空調，嚴格控制庫房濕溫度。防止發霉、磨損、變形、脫磁，對破損的文字稿進行修補、復制、整理，盡量延長保存時間，保證宣傳檔案完好無損，以利于宣傳檔案資料保管利用。

四、規范管理，形成科學規范的宣傳檔案資料收集管理程序

實施規范管理，編輯記者每天深入第一線去采訪、拍攝，形成了大量的具有參考、利用價值的第一手資料，它是來自現場的第一手資料，是歷史真跡，而不是事后另行編錄和隨意收集來的。對收集上來的宣傳檔案資料要根據國家廣播電視部、國家檔案總局頒發的《廣播電視宣傳檔案、資料管理辦法》，結合本單位實際，建立一套完整的宣傳檔案資料管理方法。節目制作播出后把文字稿、音像素材進行分類歸檔、排列、編目，然后刻錄數據光盤，進行標識說明，對圖像資料進行數字化壓縮儲存，電腦管理，做出詳細目錄檢索，統一管理。這樣不僅能提高節目信號質量，延長保存年限，而且制作人員在制作節目時可以從保存的數據盤中方便快捷的選取所需的圖像素材，特別是那些十分珍貴的素材片段，就可隨意抓取，加以利用。從而可以避免記者重復采訪、攝制，降低成本，提高節目質量，豐富節目內容，充分滿足宣傳工作的需要。

五、正確確定宣傳檔案資料的保管期限，提高宣傳檔案的使用價值

對收集起來的宣傳檔案資料在歸檔前要進行必要的技術鑒定。鑒定的內容包括：首先審定該資料是否有歸檔價值，衡量宣傳檔案價值的基本觀點有三個：全面觀點、歷史觀點、發展觀點，然后確定歸檔的資料應劃歸到何種保管期限內，進行宣傳檔案鑒定。作為基層廣播電視臺宣傳檔案鑒定小組可由臺長、總編、部室主任、檔案管理員等專業人員聯合組成。有些宣傳資料是非常珍貴的，特別是那些物是人非，時過境遷等屬于不可再生的，無法重拍的“絕版”，一旦做出銷毀決定，后果是不可挽回的。

六、加強廣電系統宣傳檔案與社會公眾的溝通與交流

宣傳檔案信息服務應切實走入社會公眾生活。具體地說，應加強宣傳檔案編研工作，推廣相關成果，創造更多健康向上、群眾喜聞樂見的文化產品去占領市場，鞏固國內的文化陣地。要加強與廣大廣播電視用戶的聯系，通過溝通與交流，獲得信息反饋，明確改進今后工作的重點，多層次、多方位地滿足社會公眾對廣播電視宣傳檔案的信息需求。

基層廣播電視臺宣傳檔案資料，是廣播電視部門綜合檔案的重要組成部分，它將以其特有的功能影響著整個廣播電視系統。建立新型的基層廣播電視宣傳檔案規范化管理機制，運用現代化管理手段，達到長期使用與保存的目的，使宣傳檔案資料管理做到專業化、系統化、科學化，把他們用足、用好、用活，更好地為基層廣播電視事業發展服務，為社會發展服務。

（作者單位：河北人民廣播電臺）