淺談新形勢下醫院檔案管理的新思路

柴長俞

隨著檔案事業的不斷發展和信息化技術的廣泛推進，在醫療衛生體制改革的新形勢下，醫院檔案管理在醫院發展建設中的重要作用日益突顯。如何適應衛生體制改革的新形勢，適應社會和廣大群眾的新需求，適應醫院快速發展的新需要，是目前醫院檔案工作面臨的一個新課題和新任務。

一、以更新服務理念為前提，加強檔案人員素質培養

為使醫院檔案管理工作能更好的為醫療衛生改革和醫院事業發展服務，必須重視醫院檔案人員的培養，實現檔案管理現代化。一是醫院檔案工作的發展是動態的，在檔案管理中檔案人員要改變管理就是保管，“坐等上門”、“閉室自守”的傳統觀念，圍繞醫院各項工作需要積極主動提供利用檔案。二是要樹立檔案工作的時效觀，及時準確地為利用者提供檔案。三是要樹立檔案的價值觀，檔案人員要充分認識檔案的價值和作用，特別是要認識到醫學科技檔案就是潛在的生產力，一旦發揮作用就能為醫院乃至社會創造效益，更主要的是服務于患者，提高廣大人民的健康水平。檔案工作人員素質的提高，應包括思想意識、知識結構和操作技術等內容，要培養既懂專業知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，使檔案工作適應知識經濟時代的需要，適應社會發展的需要。

二、以健全檔案管理制度為基礎，促進檔案管理規范化

醫院檔案部門要在認真執行國家檔案局、衛生部《醫療衛生檔案管理暫行辦法》、《醫學科學技術檔案管理辦法》的前提下，聯系衛生改革實際制定本單位的規章制度體系，使醫院各類檔案管理工作有法可依，有章可循。由于醫院檔案工作內容繁雜、專業技術性強、檔案保管要求和機密程度高，因此應建立符合醫院實際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷完善。其中建立和健全檔案收集制度尤為重要。從醫院整體角度看，醫院臨床各科室、醫院行政管理及后勤各部門，都或多或少地會形成一些文件材料，這種分散性往往會影響檔案的收集工作，再加上一些部門對檔案作用的忽視，也會給檔案收集造成一定困難。這就需要我們在提高醫院全員檔案意識的同時，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態管理，一旦發現遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案資料的完整。

三、以開發利用為途徑，增強檔案服務效能

醫院檔案利用工作要變被動服務為主動服務，樹立利用就是服務的觀念，重視加強對檔案利用多層次、多用途的研究。不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者；不僅研究本院臨床、醫技和行政科室的需求，還要研究外單位醫保、社保、農村合作醫療、公檢法以及患者個人的需求；不僅研究利用范圍的變化，還要研究利用方式和內容的變化。這就要求檔案人員要從自我封閉的圈子中走出來，不但要做好常規查檔對象的接待工作，而且還要加強與醫院各管理部門的聯系，主動深入到各科室，了解他們對檔案信息的實際需要。要做好編輯研究選題，根據需求變化及時、準備、全面編制不同的編研材料，滿足醫院發展建設需要。同時還要清楚地認識到醫院檔案部門也是醫院服務社會、服務患者的一個重要窗口，要以快捷優質的服務滿足社會和患者的需求。醫院檔案部門要以開發利用為目標，逐步從“封閉型”向“開放型”，從“保管型”向“綜合型”轉變。檔案室藏由“單一型”向“綜合型”發展，搞好檔案、資料、情報信息的一體化服務，這樣可以使醫院的各種信息互相補充，互相滲透，構成醫院信息的完整體系，使檔案室成為信息儲藏中心和利用中心，從而更好地為各級領導決策服務，為醫院各部門工作服務，為醫院的發展建設服務，為社會各界和人民群眾服務。

四、以信息化建設為手段，提高檔案管理現代化水平

檔案信息化是新時期檔案事業發展的必然趨勢。隨著醫院信息網絡的建設和發展，使辦公逐步進入現代化，出現了大量的電子文件和以電子文件為主體的電子檔案。然而現代化技術在目前大多醫院的檔案管理中的應用還很不盡人意。作為新時代的檔案管理者，必須具備超前的意識，要熟練掌握計算機應用的基本知識，采用電腦網絡管理病歷檔案，定時對病案的各種信息進行規范分類統計和科學分析，及時為醫院領導提供決策依據。在此基礎上，在文書、人事、會計、基建、設備和科研等各種檔案管理上全面采用電腦管理，編制各種門類檔案的分類大綱，采用專業軟件，對各種檔案進行分類、組卷和編目、編號，提高工作效率，方便檔案的管理和利用。同時，借助于錄放機、監視器、多媒體電腦技術等手段，可以使檔案信息在現代化機器設備中快捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的效果。

總之，醫院檔案管理只有從管理思想、管理人才、管理方法和管理手段等方面不斷改進，努力探索出一條適合醫院檔案工作發展的新思路，才能滿足醫院發展和社會需求。

（作者單位：秦皇島市衛生應急調度中心）