淺談高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與控制

李娟

高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是貫穿整個(gè)建設(shè)與使用全過程的主線，同時(shí)也是建設(shè)項(xiàng)目工程的重要組成部分。高速公路建設(shè)項(xiàng)目主要是指工程從最初的項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、施工圖設(shè)計(jì)以及工程施工，中間變更設(shè)計(jì)，至最后工程交、竣工及運(yùn)營。整個(gè)高速公路建設(shè)項(xiàng)目的過程中形成了大量與其相關(guān)的檔案資料，能夠準(zhǔn)確地、全面地反映出高速公路建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，為項(xiàng)目的運(yùn)營管理奠定基礎(chǔ)。高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案資料在收集、整理以及歸檔管理時(shí)必須按照相關(guān)規(guī)定，保證其全面性與規(guī)范性。其管理和控制方式的好壞直接決定著建設(shè)項(xiàng)目管理的質(zhì)量。因此，高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理在高速公路建設(shè)整個(gè)過程和后期運(yùn)營都具有十分重要的作用，本文主要結(jié)合蘇州高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目管理進(jìn)行簡要分析，并對其建設(shè)項(xiàng)目檔案管理控制的方法進(jìn)行探討。

一、高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主要特征

1.蘇州高速公路路段建設(shè)項(xiàng)目的主要管理模式

高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目管理的主要模式一般是經(jīng)過對整個(gè)工程不斷總結(jié)和完善，最終達(dá)到基本穩(wěn)定的狀態(tài)。近年來蘇州新建高速公路建設(shè)項(xiàng)目管理的基本程序是蘇州多年以來建設(shè)高速公路的總結(jié)，工程主要流程為項(xiàng)目由交通主管部門即蘇州市交通運(yùn)輸局主管，項(xiàng)目前期工作由交通運(yùn)輸局負(fù)責(zé)，主要是從工程項(xiàng)目最初的方案研究，至工程立項(xiàng)直至項(xiàng)目的初步設(shè)計(jì)批復(fù)。接下來的工作由蘇州市高速公路建設(shè)指揮部主要負(fù)責(zé)，主要包括高速公路工程的施工圖設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工、交竣工等多種任務(wù)。同時(shí)，在整個(gè)高速公路工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，通常是由市質(zhì)量監(jiān)督站負(fù)責(zé)質(zhì)量監(jiān)管和安全監(jiān)管等工程。另外，項(xiàng)目的施工圖設(shè)計(jì)、公路施工以及監(jiān)理單位必須是通過公開招標(biāo)所確定的，有利于高速公路建設(shè)項(xiàng)目較好地實(shí)施并完成對建設(shè)項(xiàng)目運(yùn)營管理。

2.高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主要特征

目前，通過對蘇州市高速公路的建設(shè)與管理控制模式的研究發(fā)現(xiàn)，蘇州高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案具有如下四種存在形式：市交通運(yùn)輸局保管工程的前期申請審批文件；市高指負(fù)責(zé)監(jiān)督管理施工、監(jiān)理單位做好資料的收集歸檔工作，最后形成工程竣工檔案；質(zhì)監(jiān)站負(fù)責(zé)施工過程中的質(zhì)量監(jiān)督檔案；高速公路營運(yùn)公司負(fù)責(zé)接收市高指移交的竣工檔案，并對運(yùn)營過程中形成的養(yǎng)護(hù)維修工程檔案進(jìn)行補(bǔ)充，形成更為完整的項(xiàng)目檔案。

蘇州高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案建設(shè)主要具有兩個(gè)明顯的特征：一是檔案資料流轉(zhuǎn)的時(shí)間比較長。高速公路建設(shè)項(xiàng)目工程前期進(jìn)行工程立項(xiàng)任務(wù)直至最后工程竣工通車為止，整個(gè)工程需要花費(fèi)數(shù)年時(shí)間，并且在此之后運(yùn)營期間，必須同時(shí)不斷完善。二是建設(shè)項(xiàng)目檔案資料流轉(zhuǎn)的部門相對比較多。高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案主要形成的項(xiàng)目檔案是在工程的建設(shè)期，由市高指在各階段對其進(jìn)行統(tǒng)一化組織歸檔，監(jiān)督指導(dǎo)施工，監(jiān)理單位做好工程原始資料的收集整理歸檔工作。

二、高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主要目標(biāo)

工程檔案管理達(dá)到協(xié)調(diào)統(tǒng)一性。高速工程建設(shè)項(xiàng)目管理過程中對于資料收集、檔案形成等內(nèi)容，嚴(yán)格要求相關(guān)檔案管理人員在進(jìn)行工作時(shí)接受工程檔案管理培訓(xùn)，熟悉高速公路工程檔案管理?xiàng)l例，以此確保工程檔案歸檔的完整性和統(tǒng)一性。工程檔案管理達(dá)到計(jì)劃前瞻性。高速公路建設(shè)項(xiàng)目是一個(gè)逐步推進(jìn)的過程，項(xiàng)目建設(shè)本身具有較強(qiáng)的計(jì)劃性，工程在每一個(gè)階段需要工作的內(nèi)容十分明確，一定程度上為高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案資料收集、整理等工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，除此之外，高速公路建設(shè)項(xiàng)目管理工作者進(jìn)行工作之前必須對整個(gè)工程計(jì)劃進(jìn)行分析和研究，并根據(jù)其實(shí)際情況制定目標(biāo)，同時(shí)，有效地完成資料收集和整理的工作。

三、高速公路工程檔案控制管理的主要對策

1.高速公路項(xiàng)目獲得立項(xiàng)是高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案存在的首要條件。交通局人員對檔案存有“需要時(shí)重視，不需要時(shí)不要”的想法，對檔案工作缺乏應(yīng)有的重視，因此交通運(yùn)輸局檔案工作人員必須隨時(shí)跟蹤工程請示的批復(fù)情況，對文件進(jìn)行收集完善，如工程建設(shè)前期從方案研究至工程立項(xiàng)直至項(xiàng)目的環(huán)境評估報(bào)告、初步設(shè)計(jì)批復(fù)等。

2.工程竣工檔案是高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案中的重頭戲，市高指組織成立從市高指到施工監(jiān)理單位由專兼職檔案員組成的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，組織施工監(jiān)理技術(shù)負(fù)責(zé)人和檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)《江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》，根據(jù)工程進(jìn)度及時(shí)對各階段的文件資料按照《江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》從工程原始資料開始進(jìn)行收集歸檔整理；落實(shí)完善檔案工作責(zé)任制，將檔案工作與對施工監(jiān)理單位的考核掛鉤，提高施工監(jiān)理單位對檔案工作的重視和工作積極性，把檔案管理工作納入整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)管理的全過程；在做好資料收集歸檔的同時(shí)，通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等電子設(shè)備，完成綜合類和竣工圖表類原圖的數(shù)字化，并且運(yùn)用檔案管理軟件，使工程建設(shè)中產(chǎn)生的大量資料通過檔案管理軟件可以迅速查找并且看到電子原圖。在收集整理紙質(zhì)類資料的同時(shí)，重視聲像資料的收集，對重要會(huì)議、重要部位、關(guān)鍵工序的施工控制等方面進(jìn)行攝影攝像，從而形成工程直觀的影像資料。

3.高速公路工程質(zhì)量，對于高速公路來說是最為重要的部分，質(zhì)監(jiān)檔案是交通建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督工作的真實(shí)記錄，是質(zhì)量監(jiān)督工作的重要依據(jù)，質(zhì)監(jiān)站制定檔案管理制度，嚴(yán)格按照《江蘇省交通建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理辦法》對質(zhì)檢檔案進(jìn)行整理歸檔，將文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程質(zhì)量監(jiān)督工作目標(biāo)管理。同時(shí)重視聲像資料的收集，對工程重要部位、關(guān)鍵工序等方面進(jìn)行攝像，形成重要的照片檔案。

4.很多單位都認(rèn)為高速公路運(yùn)營公司接收市高指移交進(jìn)來的竣工檔案后此工程檔案工作就結(jié)束了，運(yùn)營公司只需要負(fù)責(zé)檔案的保管工作，其實(shí)不然，高速公路在運(yùn)營過程中必然會(huì)產(chǎn)生大量的維修養(yǎng)護(hù)等合同及工程，這些合同與工程資料必須隨時(shí)電子化，隨時(shí)補(bǔ)充進(jìn)整個(gè)工程項(xiàng)目檔案中，這些新的檔案資料也必須嚴(yán)格按照《江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求進(jìn)行收集整理歸檔，以確保工程檔案的完整性。

高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)過程中必不可少的組成部分，具有十分重要的作用。同時(shí)還能夠有效地反映出工程建設(shè)的實(shí)際情況，給整個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目后期營運(yùn)管理工作提供基礎(chǔ)條件，由此可見，必須加強(qiáng)對高速公路檔案管理工作的重視。

（作者單位：蘇州交通投資有限公司）