淺談醫院檔案管理工作的創新

遲秀梅

一、檔案管理工作創新的重要意義

1.有利于全院信息的整合共享

21世紀是信息化爆炸的時代，傳統的檔案管理已經越來越不能適應新形勢的發展需要。利用網絡化優勢創新檔案管理是未來的必經之路，可以實現檔案資料收集、整理、應用自動化，以及信息資源的高度整合和全院共享，滿足醫療、護理、教學、科研等各項工作的信息需求。

2.有利于提升管理者的決策力

通過創新和完善檔案管理制度，能夠使醫院信息更加真實、準確、完備，檔案歸檔效率和質量顯著提升，為醫院管理層科學決策提供可靠的信息依據，確保醫院健康、可持續發展。

3.有利于促進醫院文化建設

檔案記錄著醫院歷史，是醫院文化的載體。通過創新醫院檔案管理，廣泛吸收各類信息資料，從中凝聚、提煉出醫院特有的文化精髓，既能起到繼承和發揚的作用，又可以為加強醫院文化建設提供新的思路。

4.有利于醫院節能增效

隨著醫院信息化程度的不斷加強，醫院信息系統（HIS）、影像歸檔和通信系統（PACS）、辦公自動化系統（OA）、電子病歷等技術的引進和應用，醫院檔案逐步向無紙化方向發展，檔案管理更加方便、高效，同時也將為醫院節省大量人力、物力。

二、醫院檔案管理工作現狀及存在問題

1.對檔案管理重要性認識不足

醫院檔案是醫院的寶貴財富，反映了醫院歷年來的經營和管理情況，對醫院管理和發展有著十分重要的作用，但是醫院職工對檔案管理的認識還比較淡薄。如臨床、醫技科室人員，工作重心主要放在新技術研發、醫療質量提高、業務開展等方面，對檔案管理的重要性和必要性的理解不深，認為檔案的收集、整理、匯總工作無足輕重，不屬于自己的職責范圍。原本科室開展了大量值得記錄保存的重要工作和有意義的活動，卻未能形成檔案資料，造成檔案歸檔不及時或信息來源不足等問題。

2.檔案管理制度建設仍需完善

檔案管理作為醫院管理工作的一個環節，得到越來越高的重視，然而同醫療、人事、行政、財務、后勤管理相比較，檔案管理在制度建設方面還存在很大差距。主要表現為：檔案管理制度不完善，沒有形成科學、統一、完整的管理標準，各科室根據自己的理解和經驗進行管理，許多應該納入管理的檔案沒有納入管理等；管理機構不健全，檔案的收集、整理、保存、監管等職責沒有明確到人；檔案管理缺少工作質量和目標考核，難以保證檔案的高質量、高數量、高效率。

3.檔案保存不集中，管理較分散

醫院的文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案等一般由綜合檔案室統一保存管理，某些特殊檔案則必須由職能科室管理。如住院患者的病歷檔案必須設立專門的病案室保存，由帶有醫療管理職能的醫務處負責管理；照片、影像、錄音等各種數字化資料，必須由配備多媒體存儲設備的部門保存管理。其他如人事檔案、科研檔案等，都因其專業性，需要相關職能科室保存管理。分散的管理，不利于檔案的完整、安全和綜合利用，容易造成人力、物力和空間的浪費。

4.檔案管理人員專業能力不強

醫院檔案管理員普遍由辦公室文秘兼任，科室檔案管理員一般由本科職工兼任，兼職管理人員的精力有限，水平參差不齊。醫院通常更加重視醫療技術人員的教育培訓，沒有將檔案管理人員的培訓納入計劃和要求，檔案管理員專業知識欠缺，業務能力不能滿足檔案管理工作的發展要求，更談不上進步和創新。

5.檔案管理方面投入力度不大

為滿足群眾日益增長的就醫需求，醫院集中資源用于增加醫療設備和病房，而檔案室卻存在用房緊張，設備陳舊等問題，難以完全達到檔案管理防塵、防火、防盜等“八防”要求。檔案管理的數字化、網絡化建設投入不足，檔案的計算機管理只應用于資料的保存、檢索等簡單層面，難以實現辦公自動化和檔案信息資源高度共享，一些檔案的收集、錄入、查詢還停留在手工操作上。

三、檔案管理工作創新的探索

1.創新管理理念

以推動醫院科學發展為理念。通過對歷年檔案信息的收集、匯總、加工、儲存、分析，為醫院健康發展提供有效依據，更好地為醫院各項工作服務。

以全心全意服務患者為理念。醫院管理的終極目標就是更好的服務患者，檔案管理作為醫院管理的一部分，要時刻圍繞服務患者的理念，不斷提高檔案管理水平。

以傳承醫院先進文化為理念。醫院開展新技術、新項目、實施特色診療、推出先進典型等工作的資料檔案都是醫院的先進文化，應該通過加強檔案管理把他們傳承和發揚下去，發揮其長期作用。

2.創新管理模式

醫院檔案管理應做到三個統一，即統一領導、統一制度、統一管理。醫院成立檔案工作專項領導小組，明確人員責任，形成主管院長全面領導，辦公室主任負責，職能科室負責人為成員的三級管理模式。制定《檔案工作人員崗位責任制》、《檔案歸檔制度》、《檔案室管理制度》、《檔案借閱保密制度》、《檔案鑒定移交銷毀制度》、《檔案資料統計制度》等13項規章制度，使檔案管理的每一個環節都有章可循、有據可依。在檔案管理方面做到嚴把質量評查關、移交簽字關、檔案驗收關，從而保證檔案質量。

創新管理手段

檔案管理信息化就是將現代化計算機技術、信息通信技術，充分運用于檔案資料的處置、保存、管理和應用，是目前最為有效的管理手段。為營造醫院信息化環境，醫院更新升級了HIS系統和PACS系統，為檔案管理信息化改革奠定了基礎；啟動電子病歷系統，提高了病歷書寫效率，便于病歷的網絡監督和質量控制；引進河北省科怡檔案管理系統，建立檔案電子目錄，提高了檔案查詢、管理、利用水平；增強外網、內網功能，引進OA辦公系統，各類檔案如通知、公告、信息、文件等全部通過內、外網站和辦公系統發布，推進了無紙化辦公進程；在市級醫院首家引入醫療機構醫療器械管理系統，為醫院設備和材料建立電子檔案，實現了設備和耗材資料存儲、信息查詢、產品過保質期預警等功能。

創新管理內容

醫院以開展權力運行監控機制建設為契機，建立權力運行監控機制網絡平臺，實現了對醫院決策權、人事權、基建權、財務權、采購權等六項重要權力運行過程的動態監控。如招標采購項目，必須將招標公告、招標過程、招標結果等環節以文檔形式上傳至網絡平臺，否則該項目的進度條以紅色預警。相當于為每項重要工作建立了一份“權力運行過程檔案”，權力運行情況和內容一目了然，便于監督。建立供應商誠信電子檔案，存儲了所有與醫院有業務往來的藥品、器械供應商及施工單位的廠家信息，工程或合同結束后，可對供應商或單位進行誠信度評價，為醫院今后選擇供應商提供了依據。

（作者單位：石家莊市第一醫院）