醫院網上招聘系統數據在人事檔案數字化管理中的應用

呂慧萍

“人才是第一資源，是國家發展的戰略資源。”如何使傳統人事檔案資料快速地向數字化方向發展，形成及時、準確、系統的數字化人事檔案網絡，實現人才信息資源的有效利用和共享，加快人事檔案事業發展的腳步，是人事檔案部門需要探討的主要問題。佛山市第一人民醫院人事檔案管理系統通過與院內網上招聘系統的對接，實行人員基礎數據的整合，在近兩年不斷的應用中，根據醫院人力資源管理的發展需求不斷完善，在提供探索人才成長規律，發現、培養和使用人才資源數據的利用上已成為必不可少的一部分。

一、人事檔案數字化的意義

1.減少查詢時間，提高工作效率

傳統的干部檔案查閱，基本上都是先根據姓名查看檔案號，再根據檔案號調出檔案，然后手工翻閱，如果要查詢一本比較厚的干部檔案，查閱人員需要花費很長時間。而數字化電子檔案只需要在計算機的人事系統上輸入姓名直接查詢并按所需查閱內容點擊查閱，只需要幾秒鐘就能調閱一本檔案。實現了快速查詢和檢索，使干部檔案得到了充分的開發與利用。

2.節約干部檔案的管理成本

過去，要提高檔案的利用率，通常都是用增加檔案人員和辦公費來實現，導致檔案的管理成本大幅增加。而數字化電子檔案管理使傳統的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節省了紙質檔案信息在保護或修復過程中所需的人力、設備與耗材的費用，避免了人員的浪費，也節省了庫房硬件環境所需的費用，極大地降低了檔案的管理成本。

3.有利于對檔案原件的保護

將紙質檔案轉變為電子檔案信息，既方便了利用，也減少了翻閱對紙質檔案的傷害，保護了檔案的原件，避免紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，使檔案能長期或永久保存，有效地保證了檔案的完整和安全，延長了檔案材料的壽命。

二、醫院人事檔案數字化管理的途徑

1.通過醫院網上招聘系統，建立完善的干部信息網絡基礎數據收集流程管理。

一是統一字段的設置。求職者在填報求職信息的過程中，通過系統設置的列表框、復選框等方式，對字符類較統一的項目作屬性限制，避免錄入過程中出現差錯，如身份證號碼、出生年月、性別、籍貫、簡歷時間等，同時也通過眾多的數據驗證程序，驗證輸入數據的合法性，數據庫表字段的設置也會設置一些限制，如果誤差太大，也一樣會在提交過程中提示無法執行，從而促使求職者檢驗并更正數據。提高數據精確度。

二是細化個人信息模塊。在個人信息模塊設置上，根據干部檔案的十大類的分類要求進行設置，求職者在錄入信息時，特別在個人履歷、資格證書、獲獎情況、科研成果、學術論文、在校學生工作任職情況、家庭情況、證書圖片上傳中必須進行細化填寫，以便于入職后的人事檔案系統的豐富與建立。

三是多媒體技術的運用。計算機的多媒體技術為招聘工作提供了豐富多彩，效用優良的媒質，以多媒體記錄招聘人員信息，以其信息量大、高密度存儲、便于使用等諸多優點，成為我院招聘工作中一大亮點，為醫院選拔人才提供了可視、可讀的信息，擺脫了以往記錄個人材料單一的紙質文字記載，利用多媒體信息技術生動全面記錄各專業考生網上視頻面試信息、考場面試視頻信息和音頻信息，面試官評語及評分，臨床科室考核情況、心理測試分析、專業理論及英語考核、體檢情況、招聘考核小組意見及錄用批示等材料，針對檔案實體情況，制定合適的處理方案，如紙質、照片等材料，通過高速掃描儀進行數據的采集、壓縮、儲存等數字化處理，成為各錄用人員統一的數字化檔案信息，最大限度地將檔案實體上所負載的信息保留下來，準確、完整、真實記載各類人才原始的檔案資料。

四是整合人員數據，醫院網上招聘系統與人事檔案管理系統實行無縫對接，建立入職人員電子檔案。

2.建立審查監督機制

在干部電子檔案收集的過程中，注意把好“三關”：一是審查關，人事科和人事檔案室嚴格履行審查手續，從電子檔案材料形成開始就把真實性、合法性和實用性作為人事電子檔案材料鑒定和取舍的標準。二是程序關，人事電子檔案形成涉及多個部門和環節，既有組織形成的材料，也有個人提供的材料，嚴格遵守個人上傳證件材料與個人檔案記錄一致的原則，忠于真實，杜絕弄虛作假。建立個人誠信記錄及職業信用記錄，使之成為個人職業生涯的信用資本。三是處罰關，嚴肅處理檔案材料中弄虛作假或故意不作為兩種極端行為，對偽造檔案，篡改檔案等行為給予嚴厲的制裁。

三、醫院人事檔案數字化管理的成效

1.為“知人”“善任”提供全面的材料

由于電子檔案中記錄的是干部的個人履歷情況、誠信狀況、干部在錄用、考核、專業技能、專業資格、科研成果、晉升、培訓教育、獎懲情況、工資福利、健康狀況等方面情況的記錄，改變了以往人事檔案內容單一的模式，注重反映一個人的個性特征，通過對入職人員績效以及信譽做出的評估，建立員工翔實的個人職業信用檔案，為單位選拔人才提供詳盡的材料，為個人職業生涯規劃的設計、穩定干部隊伍提供有效的數據分析。

2.個別材料向個人公開增加透明度

通過人事檔案管理信息服務平臺，輸入職工姓名及工號和密碼，實現人事檔案遠程化查找和利用。把人事檔案信息數據庫中除一些組織考察材料、群眾意見匯總等涉及保密的檔案仍要繼續保密外其他一些非保密信息向個人開放，如履歷表、年度考核表等自己填寫的表格，對這些信息個人只有查閱權利而沒有修改權利。在一定范圍內開放檔案，保證職工對檔案的知情權，便于檔案的利用，促進檔案的完整、真實和透明。人事檔案信息部分向個人開放，不僅方便了職工對檔案的利用，而且增強了公眾的檔案意識，對人事檔案工作也起到了監督的作用，使人事檔案更好地為公眾服務。

3.減少對紙質檔案的傷害

通過掃描儀把紙質的原始檔案中利用頻率高、利用價值高的檔案材料傳輸到計算機中，形成個人檔案信息基礎數據，有效保護紙張載體和字跡，利用部門或上級領導可根據需要進行查閱、打印、摘錄，避免反復調用原件，更好地保護實體檔案。

4.數據共享，達到資源的有效利用

通過建立人事檔案管理信息基礎數據庫，實現多個平臺進行訪問，為不同部門提供各類人員基本信息的共享。數據庫的建設，不僅可以支持人事管理部門的管理，為綜合研究分析本單位人員信息，開展高層次的檔案信息服務和人才選拔工作提供幫助，為人事部門科學的決策提供準確信息，更方便領導調閱，為領導和相關部門提供全方位的人員信息，有利于人才的挑選，通過實時服務，提高人事檔案管理效率和人事檔案利用效率。

5.實現人性化管理，提高工作效率。

人事檔案數據庫實現信息化后，數據只需一次錄入就可以多次反復利用，在醫院內部進行數據共享，讓庫房查找變為網絡即時檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率。例如：每年我院都有一百多位專業技術人員參加高級職稱評審，這就需要個人聘期內的年度考核表及年度考核結果，以往，檔案管理員就需要查找檔案、撤出聘期內年度考核表，逐張進行正反復印，這無形之間都造成了大量人力、物力、財力的浪費。實現人事檔案數據共享后，專業技術人員可以通過人事檔案管理信息服務平臺進行查閱與打印，而無需檔案管理員的服務，一定程度上降低了檔案管理員的勞動強度，提高了工作效率。檔案管理人員從繁瑣的勞動中解脫出來，節約大量的工作時間，就能第一時間及時更新檔案信息，保證人事檔案信息的準確和完整。并且有充裕的時間鉆研業務開拓創新，學習各種管理知識，不斷提高管理水平。同時，減少了管理人員在庫房的逗留時間，有益于管理人員的身心健康，更能體現以人為本的人性化管理理念。

（作者單位：佛山市第一人民醫院）