如何做好檔案管理中的基礎工作

尹陳莎

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。因此檔案管理基礎工作，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性。

一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具，其首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的，否則輸入的數據與信息是“垃圾”，輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。

那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足或較差呢？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案大多內容龐雜，案卷數量繁多，時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中。檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同、整理的規格不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規范，沒有目錄號，一卷多冊現象較多。二是案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的。六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案數量越大，存在的類似問題就越嚴重。

從以上情況來看，我國目前還未具備實現計算機管理的充分條件，需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知，要想提高檔案管理的水平，就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件。所以首先要剔除這些無用的文件，才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2.重新組合案卷，實現案卷規范化

將那些組卷過厚或內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫，以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化檔案管理、科學保管，而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3.結合實際，規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各類檔案保管的條件存在差異，再加上計算機管理又提出了新的技術性要求，所以我們應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發，根據計算機管理的技術要求制定出適合自己著錄工作的著錄細則。

4.統一分類號，保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度，以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識、統一標準，盡量做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規范化管理。

5.規范題名，保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準，因此在著錄時要統一規范題名。我認為規范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種（必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補齊。如果題名冗長，則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名，“請示報告”等含義不清的文種，很影響檢索的準確率。所以我們應將要求批復的文件寫“請示”，不要求批復的文件則寫“報告”等等，這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能，將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄，為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

三、加快數據準備，推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中，計算機數據的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些保管時間較長的綜合性檔案來講，由于檔案案卷多著錄工作，不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。我們在推進計算機管理的過程中應先根據各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況，對所有卷宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2.分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力，又提高了效率。

3.分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。對那些特殊形式的檔案，如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。

4.用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率

“主題詞”雖然有規范統一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端。怎樣取其利避其弊？我們認為可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯——關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標引速度慢、計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題、分屬關系。

近年來我們在推進檔案管理現代化的進程中通過實行標準化、規范化的工作，提高了檔案管理基礎工作水平，并已初步建成了計算機檢索體系，為實行計算機管理打下了扎實的基礎。

（作者單位：河北省地名檔案館）