淺談如何加強學校檔案管理工作

李艷

摘要：檔案管理是學校管理工作和教育事業(yè)極其重要的組成部分，起著承前啟后的作用。本文主要對如何加強高職學校檔案管理工作進行探討，以期檔案管理規(guī)范化。

關鍵詞：高職學校；檔案管理；加強

學校檔案，是經(jīng)過檔案工作人員去粗取精后，關于學校各項日常工作中形成的第一手資料，也是學校建設發(fā)展、各項工作經(jīng)驗和教訓的真實寫照。檔案管理是學校管理工作和教育事業(yè)極其重要的組成部分，起著承前啟后的作用，對于學校研究改進以及提高教學質量有著重大的意義，它是衡量學校管理水平的標志。檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，如何采用科學的方法對其進行規(guī)范的開發(fā)、整理、積累等管理工作，是許多檔案工作人員關注的重要課題，我校是高職學校，在加強學校檔案管理上主要是做好以下幾方面的工作。

一、深化檔案管理意識

現(xiàn)階段，我國許多高職學校對檔案不夠重視，認為檔案管理可有可無。殊不知學校檔案是高校人才培養(yǎng)工作水平評估的基礎和依據(jù)，它是歷史的記錄、知識的載體。學校的檔案管理是與學校各個部門、各個層面的各項工作分不開的，因此檔案的管理工作有很強的的重要性和必要性，深化檔案管理意識的具體工作如下。

1.學校要組織全員培訓，定期或不定期學習學校檔案相關知識，強化全體教職員工檔案意識，理解檔案對其作用，如此才能自覺配合檔案管理人員做好檔案的管理工作。如教學檔案關乎學校教學實踐、教學管理、教學研究、教學改革各項活動；基建檔案貫穿于基建管理和基建工程項目等活動之中；科研檔案與科研活動有關（包括課題立項和研究、成果鑒定、項目推廣等），另外，學生管理檔案、聲像載體檔案更是關乎學生素質教育和畢業(yè)情況、高職學校校園建設等方方面面，這些對個人和學校的發(fā)展有著重要的價值，是高職學校持續(xù)發(fā)展的基礎。

2.學校領導要站在科學發(fā)展觀的思想高度，在檔案管理中起帶頭作用，做到以身示范，做到對學校各個方面的檔案材料進行信息化、網(wǎng)絡化，真正把檔案管理工作納入學校工作的重要議事日程、學校總體規(guī)劃以及管理制度之中，并且要經(jīng)常在會議活動中廣為宣傳《檔案法》，才能有助于形成人人重視和維護學校檔案工作的良好風氣。

二、培養(yǎng)高素質檔案管理人才隊伍

學校檔案工作是一項基礎性管理工作，雖是“配角工作”，卻至關重要，檔案管理人員素質高低關乎檔案管理工作的質量。只有進一步提高學校專兼職檔案人員的素質，才能為高職學校做好檔案管理工作提供人才保障。

優(yōu)秀的檔案工作人員雖是“為他人作嫁衣”，但必須具備良好的政治素質、業(yè)務素質、知識素質，這三種素質缺一不可。

1.政治素質，即檔案工作人員要用科學發(fā)展觀指導自己的工作，做到愛崗敬業(yè)、忠于職守、實事求是。

2.業(yè)務素質，這是檔案工作人員做好檔案管理工作的關鍵。檔案管理人員要精通計算機網(wǎng)絡技術、多媒體技術以及具備信息處理和分析能力，才能更好地適應知識化、信息化迅速發(fā)展下檔案信息繁多的新形勢。

3.知識素質。檔案工作實質上是專業(yè)性、服務性很強的工作，因此檔案人員還要掌握相應的科學文化知識，以適應檔案工作發(fā)展與需要。

為了培養(yǎng)高素質檔案管理人才隊伍，一方面，學校必須要強化檔案管理人員的在職教育、繼續(xù)教育，制定相應的培訓計劃。另一方面，學校要完善人才選拔、聘用工作，選用那些對檔案專業(yè)知識熟悉和專業(yè)技能過硬的人員，做到專職專用，使“死檔案”變成有生命力的“活檔案”，最終促進學校檔案工作不斷向前發(fā)展。

三、構建檔案管理制度和信息系統(tǒng)

在計算機現(xiàn)代化日益普及的今天，為了科學管理檔案，還需要建立相關制度和信息系統(tǒng)，這是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化、科學化、智能化管理的有力措施和保證。

1.規(guī)范檔案管理工作制度，建立健全檔案工作管理體制。例如，有的學校制定了《檔案人員工作職責》《檔案保密制度》《檔案室收集制度》《檔案室安全消防制度》《全宗檔案分類大綱》等一系列與檔案工作相關的各項制度，使學校的檔案工作有章可循。再如，為了促使各科室人員重視檔案工作，有的學校將檔案工作做得優(yōu)秀與否納入年終評優(yōu)選先的依據(jù)，通過這一制度，有效促使學校各科室人員認真研究、落實檔案工作。

2.構建檔案管理信息系統(tǒng)，這是快速開發(fā)教學檔案信息資源的有效途徑。現(xiàn)如今，學校檔案的載體由紙質檔案為主逐漸轉變?yōu)榇疟P、光盤、縮微等新型載體共存的局面，已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化。并且，隨著高職學校的擴招，檔案種類多、時間跨度大、形式多樣，一定程度上為檔案管理工作帶來難度和新的挑戰(zhàn)，因此，學校要盡快構建檔案管理信息系統(tǒng)，使檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，為檔案管理規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化提供有力的技術保證，最終有助于學校檔案管理水平的整體提升。

四、挖掘學校檔案的服務潛能，保障資源利用

學校檔案好比一座資源庫，其管理的初衷和歸宿就是更好地為學校服務。目前，許多高職學校檔案工作者還存在“重管輕用”的觀念，缺乏“服務第一”的意識，因此，只有挖掘學校檔案的服務潛能，積極探索檔案資源開發(fā)和利用的新思路、新方法，才能保障檔案這種信息產品得到真正發(fā)揮作用。

為了充分發(fā)揮檔案的服務作用，檔案管理人員要對檔案資源進行深層開發(fā)，更好地將檔案信息傳遞校領導、各處室及教研室教師等，可通過完善檢索工具、開通校園網(wǎng)站等多個途徑和角度，方便教職工對所需檔案資料的查尋，由此豐富了服務手段，真正體現(xiàn)檔案工作的價值，更好地為教育、教學服務。

另外，檔案管理人員要善于利用大量的本校獨有的原始信息，并對這些信息進行有針對性的整理，使其形成實用性和權威性較強的教學檔案信息，更好地提供給學校領導和有關部門，也為社會各界了解認識學校建立了“綠色窗口”。

綜上所述，檔案管理是學校管理工作和教育事業(yè)極其重要的組成部分，起著承前啟后的作用。高職學?？梢圆扇∩罨瘷n案管理意識、培養(yǎng)高素質檔案管理人才隊伍、構建檔案管理制度和信息系統(tǒng)以及挖掘學校檔案的服務潛能等具體措施，做好檔案管理這項系統(tǒng)工程。

參考文獻：

1.曾永青，《加強學校檔案管理的幾點思考》[J]，《教育教學研究》，2011.92

2.謝孟勝，《淺談加強學校檔案管理工作的幾點體會》[J]，《中國科教創(chuàng)新導刊》，2012.7

【責編 金 東】