做好商業智能（BI）系統規劃

鄧正

單純地利用報表管理系統或者報表管理器，很難得到決策者真正需要的內容。若要改變所謂的中國式報表問題，打造企業內部經營決策體系、構建商務智能系統勢在必行。

關鍵詞：商業智能BI 經營分析體系

Gartner公司預測分析：“到2015年，商業智能總體預算的60%將逐步地被業務部門占用；企業慢慢地會脫離由IT部門統一規劃、單獨構建的獨立商業決策分析應用體系，通過對各部門的需求進行交叉分析，將以前數據孤島存在的分析障礙逐步地改善或消除?！?/p>

當前宏觀經濟不景氣的大環境下，對企業來說到底什么才是商業智能？投入大量成本的商業智能到底能夠給企業帶來什么樣的效益？有專家對商業智能的定義是：“從數據到信息，從信息到知識，從知識到決策，由決策到行動，形成一個閉環，這樣才是一個完整的商業智能”；“隨著信息化運用的推廣和深入，海量的數據每天都在積累，對數據有效地挖掘、分析及預測從而發掘商業價值的商業智能投資，成為眾多企業在經濟危機時期借以縮減成本的有效途徑”。

無疑，商業智能“貴族”身份已經不再適合組織內部上下層級縱向擴展商業智能的應用需要，大眾化、普及化的“全民商業智能”正成為發展趨勢，商業智能的應用正在從角落辦公室搬到中心小隔間，業務員工正越來越多地參與決策。

A公司作為一家典型的生產制造型企業，信息化建設一向不甘落后，在公司內部，構建了以ERP作為其生產經營管理的主要工作平臺，通過財務（FI/CO）、物資（MRO）、銷售分銷（SD）、庫存管理（MM）、設備維護（PM）、項目管理等模塊集成的信息化管理平臺，企業集團化管理的效益逐步顯現。

然而，隨著ERP系統的使用，企業內部信息中心人員發現，數據越來越多，而很多領導需要的報表還是需要在系統外進行編制。經過分析，發現ERP系統主要是對日常運營基礎數據的管理，而領導日常使用的經營分析報表，是在日常運營數據的基礎上進行整合、分析、對比加工而成，過去傳統的電子表格式報表在制作過程中，隨著決策者需求的變化，報表的數量越來越多，公式越來越復雜。這樣的報表，容易出錯不說，而且，這些復雜的報表也越來越依賴于報表制作人員。而最要命的是，當決策者從這個報表中發現經營的問題時，還必須從另外的報表中找出原因。因為在實務中取得這些信息的困難較大，讓許多決策者最終止步于結果，最終還是憑著經驗來決策。在這種管理與IT關聯不緊密的情況下，必然會造成企業的經營分析和決策缺乏清晰的指導，從而直接導致此類信息化的先天不足。

利用商業智能技術中的多維分析技術做出的多維分析式報表，將能夠解決類似問題，在多維分析過程中，僅僅一個模型即可完成，并且它符合人的決策思維習慣——想要什么，就能得到什么。這樣，決策者不但知道發生了什么（Know what），還可以知道為什么會發生（Know why）。

下面，我們從企業內部銷售、采購和資金的角度來看看經常碰到的哪些經營決策問題，可以利用商業智能來輕松實現？

1.銷售分析。

銷售利潤走勢是怎樣的？

部門、產品、區域、客戶、業務員誰的利潤貢獻最大？

為什么出現銷售利潤的變化？

如何找到最佳的產品、區域組合？

應收賬款的情況如何？

2.采購分析。

采購的主要物料是哪些？它們的價格波動情況如何？

哪些物料的采購價格持續上升？

哪些物料的采購價格波動最大？

這些物料所占的采購比重有多大？

3.資金分析。

有多少貨幣資金？

有多少應收賬款？

有多少庫存資金占用？

有多少應付賬款？

未來的資金情況？

去年、前年同期的資金情況是怎樣？對比分析？

有人也許會說，以上的大多數問題在ERP中都可以得到答案。沒錯，但是關鍵的問題是：決策者從這個報表數據當中得到什么樣的信息，能直接支持決策需要的分析信息嗎？需要多久才能得到這些答案？

我們來通過前面案例可以看出，單純地利用報表管理系統或者報表管理器，很難得到決策者真正需要的內容。若要改變所謂的中國式報表問題，打造企業內部經營決策體系、構建商務智能系統勢在必行。

商業智能系統規劃前需要的準備

通常在進行商業智能信息系統項目之前，可以先從明確經營分析的愿景和目的入手，確定分析方法和工具、設計經營分析框架、設計指標和報表、IT實現和持續改進機制建立等幾個步驟，即先有經營分析體系再有商業智能。

第一步：需要明確目標，即商業智能系統建設的目標，并進行清晰描述和分解。目標可以是：以ERP系統數據為基礎，對公司生產、經營活動進行全方位、多視角的綜合分析；為公司經營決策提供必要的信息支撐，如圖1所示，。

第二步：需要明確具體的業務需求。根據實際情況可以細分到不同的用戶，例如：公司領導、部門領導、相關業務管理人員。

而不同用戶，對于業務和數據肯定會有不同的關注點，有不同的要求與需求。可以在明確業務需求的同時，在經營分析過程中，構建完整的應用模式與場景。例如：構建相應的領導看板（管理駕駛艙）、業務指標分析模型和日常業務報表，與不同用戶進行對應。

第三步：在對系統的建設目標、使用用戶和需求明確后，可以對需求/關注點進行詳細分析。即通過經營分析的思路在系統的建設目標——決策分析和系統的實現物（已實現的統計報表以及未實現的看板、指標體系）之間建立起互通管道。

從企業運營的效率和效益出發，對基于企業核心能力和營運流程的關系進行梳理和拆解，形成一整套全面細致的指標體系。而在流程梳理的過程中也可分別把指標落實到相應的責任部門。

企業管理的結構其實就是指標體系的建立，從體系的建立到實現，會有一段漫長而艱辛的過程。指標明細通常會從不同的分析維度、通過分析處理后得到不同的結果，要實現指標，必定需要落實指標的數據來源，而這些數據，通常也就是我們ERP或者其他來源的基礎數據。

第四步：在整個商業智能系統建設過程中，非?；A但卻又非常關鍵的工作在于數據的收集和管理。如何把企業呆滯的數據盤活，以達到商業智能系統的數據統計分析的要求，也是在整個系統建設過程中非常有挑戰的事情。

我們知道，在企業當中，經常會由于某些特殊問題，內部各個部門的數據可能存在矛盾，特別是在集團型企業中，由于管理分散，核算方式不一致，系統數據來源不一致，造成的數據無法進行匯總、統計、分析。通過數據標準化，建立企業數據字典，統一定義數據含義，同時對數據質量相對較差的系統和數據庫進行數據清洗轉換，以提高整體數據的應用功效。對數據來源進行一定程度的規范，可以保證數據源的唯一性，也可降低整體的風險。

第五步：建立業務指標到日常管理報表的關聯。通常，企業在信息化建設過程中，會針對不同業務、不同部門各自推行信息系統：公司級、部門級，管理性、業務性。但都或多或少會存在信息孤島，造成數據整合的難度。對于指標體系的建設，報表之間關系的建設，以及報表的梳理和調整都會造成阻礙。

在構建了完整的數據信息鏈條后，對于沒有找到報表支撐的指標，應該需要考慮是否建立新的報表，如何落實數據來源，數據錄入和維護的責任如何分布？反之，對于和任何指標都無關的報表，其價值和存在的必要性也需要推敲。

第六步：在建立了指標體系和報表體系后，如何展示更能說明問題？另一方面，如何展示指標的來源數據和指標的浮動以及歷史數據的對比關系？

往往用戶最關注的是指標應該如何在系統登陸后的首頁面上進行展示。指標只是一個現狀反饋，本身并不能包含太多的信息，基于指標進行的進一步分解才能獲取更大價值。在指標上進行數據分析比對，才是商業智能關鍵所在。一是對于指標，應該有多種展示方式，比如各種統計圖形、簡單直接的數字、數據變化趨勢等；二是對于指標或數據，應該提供便捷的多維度分析，比如統計區間、同比環比等對比分析，見圖2。

如何規避內部因素，降低系統建設風險

1.前期準備工作要充分。

（1）充分了解用戶所需。

商業智能用戶通?？梢苑譃槊黠@的幾個大類：戰略性、戰術性和操作性。戰略性用戶很少做決策，但是每一個決策都會具有一個深遠的影響。戰術性用戶則每個星期做出許多決策，而且會同時使用匯總和詳細的信息，很可能需要每天對信息進行更新。操作性用戶則是一線的員工，他們需要借助于在他們自己的應用程序中的數據來執行大量的事務。

了解誰將使用商業智能系統，以及他們出于什么目的來使用商業智能，他們需要的信息種類和使用的頻率，會有助于指導商業智能系統的規劃。

（2）合理考慮商業智能組成部分。

影響商業智能的因素有很多，元數據、數據整合、數據質量、主數據管理、數據建模分析、集中式度量管理、展現形式、門戶。雖然上述這些因素可能本身不是商業智能戰略的一部分，但他們對于系統整體的構建確實至關重要，它們可以影響企業商業智能系統實施的成功。

2.不要與企業生產旺季相沖突。

眾多企業的生產活動存在明顯的周期性，對于周期性比較強的企業，在做商業智能系統規劃時，需要特別注意避開這個高峰期，這主要是因為在項目實施過程中，會給用戶增加很多的工作量。如基礎數據的整理、系統使用的培訓等。如果企業處于生產的旺季，員工恨不得多一雙手的情況下，強行實施信息系統，基本屬于火上加油，很容易造成忙中出亂，系統的風險比較高。

3.項目盡量不要跨年。

在做項目規劃時，還需要注意跨年度的問題?？缒甓葘嵤┬畔⑾到y對企業來說是一個大忌。即使在年底項目上線之后，最好能讓用戶有一個學習的過程，特別需要一個連續性的過程。這就好像我們在學習時，課后要有一個復習的過程一樣。如果只是在課堂上學習，課后沒有復習，那么就很容易忘記。在日常工作中，我們經常忽視這個基本規律，在年底或者跨年度實施商業智能項目對企業會造成一些不可控的風險。

4.系統構建完成后的持續改進。

在做商業智能項目規劃時，很多企業僅僅將規劃做到項目上線，而沒有包含項目的持續改善階段。很多案例表明，系統上線效果好僅僅是項目成功的第一步，而等到系統上線一段時間之后，系統的效果可能就會開始走下坡路。這主要就是因為沒有做好系統后續的規劃所導致的。具體地說，在系統的后續規劃中要體現下面這些內容：

（1）如何確保前段時間的工作成果在后續工作中繼續保持下去。如前面制定的工作流程、數據更新機制、數據準確性措施等在后續的內容中要得到徹底地執行。在系統的后續規劃中，要有措施能夠確保預先的政策能夠被一如既往地執行下去。

（2）在做系統規劃時，對此也應該設想一定的措施，如加強對新員工的培訓，采取上崗證等，來確保降低商業智能系統關鍵用戶的流失，或者新老員工替換過程中會對系統帶來的負面影響。

總之，系統上線后的規劃非常重要。很多企業正是因為缺乏這方面的認識，才導致系統在企業內部應用的過程中達不到預期的效果。