中小企業(yè)預(yù)算管理實施ERP信息化研究

李志偉

摘要：傳統(tǒng)預(yù)算管理由于沒有實現(xiàn)信息集成，效率低下，而ERP的興起使得中小企業(yè)預(yù)算管理信息化成為現(xiàn)實。本文在此背景下探討了中小企業(yè)預(yù)算管理信息化現(xiàn)狀、可行性以及原則，并針對中小企業(yè)預(yù)算管理實施ERP信息化提出了相應(yīng)實現(xiàn)模式，最后指出了實施過程中應(yīng)注意的問題。

關(guān)鍵詞：預(yù)算管理；ERP；信息化

一、中小企業(yè)預(yù)算管理信息化現(xiàn)狀

近年來，信息化在各行各業(yè)得到快速發(fā)展，信息化建設(shè)也全面展開，信息化被提升為國家的重要戰(zhàn)略。為了提升企業(yè)的核心競爭力，我國企業(yè)充分利用信息化的契機，利用信息化技術(shù)提升企業(yè)的管理技術(shù)、制造技術(shù)等。但由于各種因素的影響，我國中小企業(yè)的信息化水平落后于集團企業(yè)。

我國中小企業(yè)預(yù)算管理信息化水平大多處于信息化起步階段，僅僅擁有幾套管理軟件，總體上欠缺以戰(zhàn)略規(guī)劃出發(fā)的信息化建設(shè)。雖然信息觀念強的企業(yè)已經(jīng)形成了戰(zhàn)略規(guī)劃，但信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程與企業(yè)實際的業(yè)務(wù)流程不一致，這導(dǎo)致了企業(yè)實施信息化的失敗，不僅對企業(yè)的預(yù)算管理沒有起到助力，反而形成阻礙。

因此，當(dāng)前中小企業(yè)應(yīng)從戰(zhàn)略的高度來規(guī)劃企業(yè)的信息化建設(shè)，進而為預(yù)算管理信息系統(tǒng)遇到的問題提出指導(dǎo)。預(yù)算管理是企業(yè)管理的重要部分，信息化是企業(yè)的“神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)”，信息化的實施能有效地提高企業(yè)的管理效率，也能為企業(yè)決策提供輔助作用，從而推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，獲得競爭優(yōu)勢。

中小企業(yè)預(yù)算管理實施信息化應(yīng)結(jié)合自身的發(fā)展階段和特殊情況，選擇合適的預(yù)算管理工具。對于經(jīng)濟實力不強的中小企業(yè)，預(yù)算管理較為簡單，傳統(tǒng)的預(yù)算管理工具如EXCEL是一種效益高成本低廉的選擇。然而隨著中小企業(yè)的發(fā)展壯大，財務(wù)人員編制預(yù)算對信息的需要大大增加，信息獲取渠道不暢的現(xiàn)狀迫切需要改變。這類企業(yè)的預(yù)算管理越來越多地采用ERP等信息化手段，預(yù)算管理能隨著企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的變化進行動態(tài)調(diào)整，這大大提高了企業(yè)的預(yù)算管理水平。

二、中小企業(yè)預(yù)算管理實施ERP信息化的可行性及原則

（一）ERP系統(tǒng)概述

ERP又被稱為企業(yè)資源計劃，于上世紀(jì)90年代由美國Garter Group Inc咨詢公司率先提出，從本質(zhì)上看是一種采用現(xiàn)代信息技術(shù)、電子商務(wù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以系統(tǒng)化、集成化和流程化為管理思想，從而為企業(yè)決策層提供決策手段的管理平臺。ERP的宗旨是對企業(yè)擁有的各項綜合資源（人、財、物、信息、空間和時間等）進行系統(tǒng)地平衡和優(yōu)化。

ERP是企業(yè)管理理念的重大創(chuàng)新。它以市場需求為核心，采用最新的信息技術(shù)將企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營活動、相關(guān)外部資源和客戶需求納入到統(tǒng)一的企業(yè)內(nèi)部資源計劃系統(tǒng)中來。這一理念突破了原來的只關(guān)注企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的企業(yè)管理思想，有效地整合了企業(yè)經(jīng)營管理過程中各方面的資源和信息。ERP系統(tǒng)由預(yù)算管理子系統(tǒng)、采購管理子系統(tǒng)、生產(chǎn)計劃子系統(tǒng)、銷售子系統(tǒng)、市場子系統(tǒng)、存貨子系統(tǒng)等組成。企業(yè)依賴這些子系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程重組，將企業(yè)各環(huán)節(jié)的信息流集中管理，供應(yīng)鏈中的供應(yīng)商、制造商、銷售商實現(xiàn)了信息的共享。

企業(yè)管理中最重要的是財務(wù)管理，因為企業(yè)經(jīng)營過程無不與財務(wù)相聯(lián)系。所以ERP為了實現(xiàn)對企業(yè)財務(wù)有效管理，開發(fā)出了財務(wù)模塊為企業(yè)的運營提供完整、具體、及時、靈活的數(shù)據(jù)支持。ERP財務(wù)模塊具體的功能包括預(yù)算控制、資金管理、實時遠程查詢財務(wù)信息、財務(wù)報表分析、動態(tài)的財務(wù)評價和財務(wù)指標(biāo)分析等。

（二）實施可行性分析

信息技術(shù)、管理思想的大發(fā)展為中小企業(yè)預(yù)算管理實施ERP信息化創(chuàng)造了現(xiàn)實條件，信息技術(shù)與現(xiàn)代管理思想兩者的緊密結(jié)合陸續(xù)產(chǎn)生了制造資源計劃、準(zhǔn)時生產(chǎn)、企業(yè)資源計劃等現(xiàn)代管理模式，從而化作強勁的生產(chǎn)力提高企業(yè)的競爭力。其中基礎(chǔ)設(shè)施方面，計算機網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展、普遍應(yīng)用，已能實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的集中或者分布處理以及共享，資源開銷得到大大節(jié)省。另外，我國軟件行業(yè)日漸成熟，能根據(jù)企業(yè)不同的需求提供不同的管理軟件，生產(chǎn)的企業(yè)管理軟件由單純地依靠財務(wù)軟件逐漸向ERP軟件和預(yù)算管理軟件過渡。

從ERP自身看，ERP能實現(xiàn)預(yù)算信息的及時傳遞和共享，可以對預(yù)算進行實時監(jiān)控和修正。這一方面減少了預(yù)算執(zhí)行工作量，另一方面可以細(xì)化預(yù)算流程為預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行和預(yù)算調(diào)整等流程，從而保證預(yù)算工作高效執(zhí)行。

總而言之，中小企業(yè)預(yù)算管理實施ERP信息化具有堅實的基礎(chǔ)和可行性。

（三）實施原則

由于中小企業(yè)預(yù)算管理實施ERP信息化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不僅僅是技術(shù)裝備的購置，還需要設(shè)立相關(guān)組織機構(gòu)，要對相關(guān)人員進行培訓(xùn)。因此要遵循一定的原則，做好整理規(guī)劃，分階段實施。

1.與企業(yè)整體戰(zhàn)略規(guī)劃相適應(yīng)。在企業(yè)整體發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃基礎(chǔ)上實施信息化可以避免盲目的沒有目標(biāo)的重復(fù)、低效建設(shè)，另外可以充分利用企業(yè)現(xiàn)有的資源來為信息化的實施提供支持。管理信息化變革涉及到方方面面，只有從全局考慮才能使信息化真正服務(wù)于企業(yè)，也才能使信息化避免孤立而形成信息孤島。

2.分階段實施，不斷改進，持續(xù)完善。企業(yè)預(yù)算管理實施ERP信息化是一個動態(tài)過程，應(yīng)分階段實施，明確每一階段的信息化目標(biāo)、關(guān)鍵需求、方針策略、標(biāo)準(zhǔn)、進度等，保證信息化建設(shè)合理有序進行。這能大大降低信息化建設(shè)失敗的風(fēng)險，也能逐漸構(gòu)建起適合企業(yè)自身需求的ERP信息化系統(tǒng)。預(yù)算管理是企業(yè)財務(wù)管理的重要部分，因此預(yù)算管理信息化建設(shè)應(yīng)作為重點，優(yōu)先將企業(yè)資源用于預(yù)算管理信息系統(tǒng)的建設(shè)環(huán)節(jié)上來。

3.提供有質(zhì)量的經(jīng)營決策信息，提升工作效率。在信息時代，企業(yè)的信息化水平?jīng)Q定了提供信息的時效和質(zhì)量。只有為企業(yè)的決策層提供及時有質(zhì)量的經(jīng)營信息，做出正確的決策，協(xié)調(diào)好企業(yè)各部門的人力、物力和財力投入，才能生產(chǎn)出滿足消費者需求的產(chǎn)品，從而使企業(yè)得到競爭優(yōu)勢。

三、中小企業(yè)預(yù)算管理實施ERP信息化的實現(xiàn)模式

（一）預(yù)算管理系統(tǒng)的預(yù)算編制

中小企業(yè)預(yù)算管理實施ERP信息化的背景下，預(yù)算編制應(yīng)以零基預(yù)算方法為主，同時以滾動預(yù)算方法為輔。信息化使得預(yù)算內(nèi)容進一步細(xì)化從而與作業(yè)流程相對應(yīng)成為可能，這有利于從細(xì)處分析預(yù)算編制和預(yù)算執(zhí)行之間的差異，在此基礎(chǔ)上不斷調(diào)整預(yù)算編制，能充分提高資源的利用效率，使預(yù)算控制功能得到有效發(fā)揮。預(yù)算控制功能主要通過兩種方法實現(xiàn)：一是系統(tǒng)依據(jù)設(shè)置的控制規(guī)則自動審批，二是設(shè)置權(quán)限人工審批。ERP系統(tǒng)的預(yù)算管理子系統(tǒng)可以自動與預(yù)算指標(biāo)對照比較，并對預(yù)算指標(biāo)執(zhí)行情況進行檢查以此提供導(dǎo)致預(yù)算差異的原因，進而提供不同類型的預(yù)算分析報告。在下一階段預(yù)算管理子系統(tǒng)依據(jù)上一階段的執(zhí)行信息對預(yù)算進行動態(tài)編制，并將預(yù)算數(shù)據(jù)傳遞給其他各子系統(tǒng)。

（二）預(yù)算控制的實施與調(diào)整

中小企業(yè)的預(yù)算單位可以設(shè)置為項目、車間、作業(yè)、工序幾個層次，其中資金耗用項目可進一步細(xì)分為成本項目和費用項目，這些項目的設(shè)置有利于分析不同的費用支出情況。為了便于預(yù)算控制，預(yù)算編制應(yīng)以作業(yè)作為基礎(chǔ)，明確各作業(yè)歸屬部門的責(zé)任，這一方面使預(yù)算更精細(xì)化，另一方面預(yù)算考核和激勵有了依據(jù)。下一步是在ERP預(yù)算管理子系統(tǒng)中根據(jù)整體規(guī)劃情況填寫預(yù)算控制數(shù)。在企業(yè)經(jīng)營過程中，把經(jīng)濟事項對應(yīng)的業(yè)務(wù)數(shù)值錄入預(yù)算管理子系統(tǒng)，進而與預(yù)算控制數(shù)相比。財務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成能實時顯示企業(yè)經(jīng)營情況，并以此進行動態(tài)調(diào)整預(yù)算，而且調(diào)整均作留痕處理，從而為企業(yè)決策層隨時查詢預(yù)算執(zhí)行和調(diào)整情況提供輔助信息成為可能。可見，中小企業(yè)預(yù)算管理實施ERP信息化能有效加強控制和管理。

（三）預(yù)算分析與考核

ERP系統(tǒng)不僅能詳細(xì)記錄各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的預(yù)算執(zhí)行結(jié)果，而且可以將預(yù)算執(zhí)行情況按部門匯總，有利于從多層次多角度分析差異產(chǎn)生的原因以及責(zé)任歸屬，使得對相關(guān)人員的考核和激勵更加科學(xué)合理。

綜上，ERP作為融入現(xiàn)代管理思想的企業(yè)管理平臺，整合企業(yè)的經(jīng)營內(nèi)部和外部的信息流，并提供多種預(yù)算管理模式，這一方面提高了預(yù)算編制的合理性和預(yù)算分析的科學(xué)性，另一方面滿足了中小企業(yè)不同預(yù)算策略的需求。預(yù)算管理子系統(tǒng)作為ERP系統(tǒng)中重要的一部分，并且與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)相互集成，為企業(yè)經(jīng)營實現(xiàn)了預(yù)算編制、預(yù)算匯總審批、預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控、預(yù)算調(diào)整以及預(yù)算執(zhí)行結(jié)果分析等功能，以此為企業(yè)各項經(jīng)營活動奠定了基礎(chǔ)，體現(xiàn)了預(yù)算管理的核心作用。

四、中小企業(yè)預(yù)算管理實施ERP信息化應(yīng)注意的問題

（一）加強相關(guān)人員的培訓(xùn)工作

我國中小企業(yè)普遍缺少懂財務(wù)和計算機的復(fù)合型專業(yè)人才，因此企業(yè)的信息化觀念匱乏，更不用說組建相關(guān)的信息化管理部門。有的企業(yè)只是購置了ERP軟件，但對ERP的理解還不深入，缺少總體發(fā)展規(guī)劃。ERP軟件為了便于使用，有一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮髁鞒毯褪謨裕瑸榱似髽I(yè)的ERP信息化實施有必要對相關(guān)人員加強培訓(xùn)工作，讓他們了解ERP原理、操作方法等，確保各項基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確無誤。另外，由于ERP系統(tǒng)的不穩(wěn)定性，經(jīng)常出現(xiàn)預(yù)警余額錯誤的情況，須提高財務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員的溝通意識，保障ERP系統(tǒng)出現(xiàn)問題時使得企業(yè)各項業(yè)務(wù)正常運轉(zhuǎn)。

（二）規(guī)范中小企業(yè)業(yè)務(wù)流程

中小企業(yè)往往存在管理層次多、流程混亂、業(yè)務(wù)重復(fù)、責(zé)任不清等問題。ERP信息化的實施必然要求對中小企業(yè)的流程進行規(guī)范，重新思考和設(shè)計企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，進行業(yè)務(wù)流程再造，達到機構(gòu)精簡、流程優(yōu)化、權(quán)責(zé)明晰的效果。這樣才能保證企業(yè)各部門之間、各部門內(nèi)部擁有共同的信息處理平臺，信息傳遞暢通、準(zhǔn)確、及時，信息共享得以實現(xiàn)，從而大大提高了企業(yè)的預(yù)算管理效率，增強企業(yè)的競爭力。

（三）加大信息化建設(shè)投入

ERP系統(tǒng)統(tǒng)由于開發(fā)的不完善，存在較多漏洞，往往出現(xiàn)與現(xiàn)有系統(tǒng)不兼容的情況。如果企業(yè)不及時解決這些技術(shù)問題，財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性難以保證。中小企業(yè)信息化的建設(shè)涉及到各個部門，只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層加大信息化建設(shè)的人力、物力、財力投入，才能確保信息化實施的質(zhì)量和速度，不斷健全ERP信息化建設(shè)。

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（作者單位：江蘇大屯煤炭貿(mào)易有限公司）