學校信息技術精細化發展的探究與實踐

王征

摘要：本文提出，學校信息技術要發展，使之更能為教學服務，就要實現所有信息數字化，所有信息集中管理，通過開發自動化功能更好地實現全員網絡協作，達到“信息找人”而不是“人找信息”的效果。

關鍵字：信息技術；精細化

學校信息技術精細化發展的內涵

1.硬件配備精細化

校園內每個教職員工都要配備辦公電腦，一般學校往往教輔人員、后勤管理人員沒有配備電腦，然而校園中大部分工作需要這些人員配合，如大型活動材料的準備、場地布置等工作，這些人員配備電腦后，行政部門就可以統一發送信息，安排工作；如果這些人員沒有配備電腦，行政部門就要逐個通知，降低了效率，如果忘記通知，則影響活動開展，這是個不可忽視的細節，也是一個學校信息技術硬件配備能力是否成熟的體現。

2.軟件功能精細化

現在很多學校有自己的通訊軟件和資源共享平臺，但往往沒有細分，如一個讓加班人員領取補貼的通知發在全校范圍內，有部分教師誤以為也有自己的，去領的時候鬧出笑話。另外，學校共享FTP由于部門多，文件夾多，教師每次找份文件都要費盡了眼神。

所以，軟件開發要從長遠考慮，對用戶進行權限和范圍的細分，一個簡便可靠的做法就是按照現實中崗位級別權限來設置，這樣就不會混亂，也讓領導與教師易于理解從而開展工作。例如，在一個以部門細分的通知軟件系統中，每個部門只會收到相關的信息，不會收到無關的信息，減少干擾提高效率。在一個用權限細分的資源共享平臺中，教師只能看到自己有權限接觸到的資源，從而很容易找到自己想要的資源，提高了工作效率，對于學校來說，還提升了安全水平。

3.用戶使用精細化

硬件、軟件都配備了，但如果沒有全體都用起來，還是達不到提升效率的效果。學校中一般都有一些老的教職員工不會用電腦，他們總是通過電話或其他傳統方式來得到信息，這樣會降低效率。學校必須在強制推行使用電腦的基礎上適當引導，建立獎懲機制，讓這部分人體會到信息技術帶來的便利，最終達到全員共同參與。

實踐案例

在上述“信息技術精細化發展”的目標引領下，我們學校的信息技術教師開發了“小太陽”通訊軟件，其特色是學校通知會在每臺電腦的右下角強制彈出顯示，其后臺會自動統計已閱讀人數。我在此基礎上，立足微軟SharePoint2007平臺，進行了一系列實踐探究，如團籍管理系統。

共青團團籍管理就是對學校中的團員的身份進行記錄、注冊、轉出的工作，是典型的信息處理工作。以往是由每班的學生團支書用紙張記錄好班中團員信息上交，然后由團委秘書處學生干部集中輸入電腦保存，通過Excel統計人數等信息。存在著諸如短期工作量大、信息不易更新、信息不方便所有相關人員查詢等問題。

我利用SharePoint2007搭建的團委學生會網站的團籍管理系統，事先對每個班團支書進行網站使用培訓，頒發班級賬號密碼。經過使用優化后，現在達到的精細化效果如下。

◇工作通知定時出現。團委教師通過學校通訊平臺向各班級電腦發送“上傳團員信息”的通知，并在通知中附上輸入團員信息的網頁超鏈接，班級團支書點擊直接進入網頁輸入團員信息。

◇信息錄入一步到位。各班團支書只需要在本班電腦登錄網站（我校每個班都有電腦多媒體平臺），就可以在規定時間范圍內通過填寫網頁表單上傳本班團員信息。

◇細分權限各取所需。各班上傳之后所有團員的信息已經集中到一起，團委教師擁有最高權限，可以查看全部團員信息；班級團支書擁有班級權限，能查看班級團員信息，可以及時添加、刪除、修改本班團員信息。在下一步我校準備做到每個團員能查看、操作自己的信息。

◇統計自動化。系統實時自動計算出每個班團員數、每個年級團員數和學校總的團員數。方便行政管理部門隨時了解情況。

上述案例中，各班學生團支書省掉了紙上書寫提交團員信息的工作，取而代之的是網頁填寫表單提交，省去了團委秘書處短期大量的打字錄入工作，將集中的工作分攤給了各個班級，實現了真正意義的網絡協作。同時更方便了查詢、統計與管理等工作。當然，這種模式更可進一步用于學籍管理。

實踐收獲

1.數字化原則

“數字化”是指將信息輸入電腦存放，以前也叫“電子化”或“信息化”。各種信息只有“數字化”，才能使用電腦進行處理，用網絡進行共享，才能進行真正意義上“信息化管理”。例如，學校照片只有進入了電腦，才能方便地發布至校園網或制作刊物；各種文檔進入電腦后更容易批量管理和檢查。

2.集中原則

“集中”是指將學校所有有價值的信息用一定的方式（網站）集中到一起，既可以集中到一臺服務器，也可以是一個服務器群。信息資源只有集中，才能管理。分散的信息是無法有效管理的。

3.唯一原則

“唯一”包含兩層意思，唯一的資源和唯一（不變）的位置。唯一的資源是指在構建任何資源庫時，一個文檔、一張圖片甚至任何一個信息資源，都應當是唯一的，這樣才能避免版本混亂，避免用戶得到的不是最新版本的內容導致偏差，也避免因為資源庫中有大量重復的內容導致存儲空間和系統性能浪費。

唯一（不變）的位置是指任何資源在從上傳到使用、再到刪除的整個生命周期中，其存放位置始終保持不變，這樣所有人都能在需要的時候順利找到它，并避免數據移動過程中誤刪、發生錯誤的風險。對于有時間性保密要求的資源通過權限來進行訪問控制。

4.自動化原則

“自動化”是指在現有信息技術水平下，我們通過開發，最大限度地將各種工作流程中手動操作變為電腦自動完成。例如，自動生成數據分析圖表，定時顯示或隱藏信息，批量處理文檔，智能提示等。一個網絡平臺的自動化程度相當于巨人的肩膀，其高低決定整個學校工作效率和工作水平。

5.全員協作原則

信息技術管理和開發的教師要：①注重人性化的軟件開發。簡潔的操作步驟、美觀的界面、友好的提示都對實現全員信息化有非同小可的作用。②及時的培訓。再好的軟件只有被用起來，價值才能得到體現。對所有要上馬的項目，都要整理出使用教程，利用校會、即時通訊軟件和網站進行宣傳推廣，減少老師們的陌生感，盡快投入到使用中去。③重視用戶的反饋、特別是管理部門的意見，及時修改、優化軟件。有時一個小小的優化能減少很多人的工作量，降低一些教師對電腦的煩躁情緒，從而提升效益。

實踐反思

實踐中出現的問題，有人認為還是主要領導的觀念問題，如果領導重視一定會強勢推行，出現的問題就會迎刃而解。但我認為，從領導角度看，信息技術發展只是學校中的一個方面，甚至不能算是主要方面，如果投入太多勢必會對其他方面產生影響，所以要仔細斟酌。而拿出一個立足校情的可操作性強的信息技術發展規劃方案才是我們現在要研究的，當然也是有難度的。

參考文獻：

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