政府電子文件管理創新研究

冉朝霞

政府電子文件是指政府機關在履行職能、處理事務和日常管理活動中直接形成、處理和保存的電子文件。它是政務活動的主要憑證和真實記錄，是政府機構的重要信息資源。隨著我國電子政務發展進程的加快，政府電子文件的數量日益增加，其管理問題已無法回避。政府電子文件的出現是一場記錄革命，它引發了包括文件、檔案管理在內的記錄管理的革命。政府電子文件具有與傳統紙質文件的不同特性，其管理的理論、原則、方法和模式也不盡相同，其管理已成為我國檔案界關注的熱點問題。與傳統的文件、檔案管理相比，政府電子文件管理具有變量多、目標復雜、技術含量高、更新快等新的特點，從而對其管理活動提出了更高的要求，需要在科學的管理思想和原則的指導下，從政策、制度與技術方法的不同方面采用新的對策。我國對政府電子文件的管理研究起步較晚，很多理論問題還在探討中，政府電子文件管理實踐急需理論的指導。

1 政府電子文件的概念與特點

國家標準《電子文件歸檔與管理規定》中將電子文件定義為：“指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理并可在通信網絡上傳送的文件。”

政府電子文件具有一般電子文件的基本特點，綜合國內外對電子文件特點研究多方面的觀點，電子文件的特點主要有以下幾個方面：

①信息形態的數字化與非人工識讀性。……