加強國有企業人事檔案管理思考

黃宗凱

1 國有企業人事檔案管理工作現狀

“改革開放”三十多年來，國有企業人事檔案管理工作積累了豐富的管理經驗，取得了長足的發展和顯著的成績。但是，隨著用工管理法制化進程的深入，原有的人事檔案管理模式與市場經濟管理體制環境下企業發展對人才管理需求不相適應的弊端日漸顯露，國有企業人事檔案管理工作現狀不容樂觀。

1.1 多頭管理混亂。按照中組部、人事部《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》要求，人事檔案統一由組織、人事部門及所屬的人才流動服務中心等機構負責，其他機構不得承擔人事檔案的管理工作。但由于歷史的、體制的原因，現在國有企業的很多部門都在管理人事檔案，除組織人事部門外，勞動部門、失業管理部門、社會統籌保險部門、離退休管理部門也在管理。而且，多數管理部門通常只作為一項次要性工作，缺少專門的工作機構和人員，檔案的日常管理、檔案材料的收集、審核任務僅由基層單位兼職檔案員完成。由于缺乏必要的重視和支持，檔案材料收集、移交的及時、完整性難以保證，甚至時有發生隨意添加或抽減檔案材料，填寫不全、涂改材料等現象，給當事人造成不良后果，嚴重影響著人事檔案能效的發揮。

1.2 制度存在漏洞。多數國有企業或所屬單位沒有建立管理及考核制度，工作分工不明確、流程不清晰、標準不統一，干好干壞一個樣，工作人員沒有工作積極性，一些重要材料收集不上來。例如，除了由組織人事部門形成的各類人事檔案材料能夠及時歸檔外，由工會等部門形成的榮譽、嘉獎材料，紀檢監察等部門形成的黨內外懲處材料、干部職工通過培訓、函授等形式形成的學習材料，無法及時完整地送交入檔。

1.3 遺留問題突顯。由于歷史原因，很多國有企業存在人事檔案重要原始材料缺失問題。隨著法制和社保制度的完善、職工維權意識的提升，這一問題不僅是對職工利益的損害，也給企業造成了勞動糾紛隱患或不穩定因素。有的因人事檔案缺失職工無法辦理退休手續，有的因人事檔案材料不齊全，無法認定最早的參加工作時間，有的因檔案材料不連續，形成工齡間斷，福利待遇受到影響，還有的因勞動合同等檔案材料不齊全，其身份無法認定，在職工休假療養補貼發放工作中，無法客觀領取補貼。

1.4 相關投入有限。效益是企業的生命，國有企業各級領導也無可避免地將主要精力和財力投入資本運營、風險管理等能夠直接影響企業生存和發展的因素。加之大部分領導認為人事檔案工作就是簡單的收集整理工作，有人收收、放放，做到不丟失、不泄密，同時能應付外調、查檔就行。所以，人事檔案管理工作場所、人員、經費缺少充足的保障，直接影響并限制了這項工作的運行和發展。

1.5 利用能效偏低。檔案利用是人事檔案管理的中心環節，是這項工作賴以生存和發展的基礎，但是，現有的檔案材料收集手段落后，材料未能及時更新和補充，信息不全，數據不準，影響了工作效率和質量。對辛苦收集整理的人事檔案材料，還是那種“你送我裝”、“你借我調”的管理方式，沒有對人事檔案資源進行匯總、分析和研究，沒能在組織人事、人力資源部門培養、選拔和使用人員等工作中起到應有的作用。

2 國有企業人事檔案管理工作實踐

針對當前國有企業人事檔案管理工作中存在的問題，中原油田立足實際，對傳統的人事檔案管理模式進行了大膽改革，取得了明顯的成效。現以中原油田的改革實踐為例，就當前國有企業人事檔案管理中存在的具體問題作以探索。

2.1 建立專門機構，實行一體化管理。2011年4月底，中原油田針對多頭管理的問題，將檔案管理處、社會保險統籌中心等單位的人事檔案管理業務合并，成立了人事檔案管理中心，為油田機關直屬副處級事業單位，業務歸口組織、人事部門指導，統一管理全油田在崗職工、退養職工、協議解除勞動合同人員、失業人員、退休職工（集體工、家屬工）人事檔案。同時，建立了兼職檔案人員備案制度，兼職檔案人員調整時，必須先配備后調整，先培訓后上崗，先交接后離崗，嚴格了兼職檔案人員的管理。形成了以組織、人事部門為指導，以人事檔案管理中心為紐帶，以兼職人事檔案管理人員為基礎的覆蓋全面、運行高效的人事檔案管理網絡。

2.2 完善管理制度，強化監督與考核。油田把完善人事檔案管理制度作為工作重點，先后印發了《中原油田人事檔案管理細則》、《人事檔案工作人員守則》等33項制度，明確了管理權限，細化了業務流程，優化了運行程序，完善了科室及崗位職責。按照《中原油田直屬單位人事檔案管理考核標準》，油田強化了對所屬各單位人事檔案管理工作的考核，將人事檔案工作納入油田經營承包和績效考核體系，考核結果與各單位領導干部年薪和員工績效工資直接掛鉤，一季一考核、一年一兌現，強化了管理職能，提升了各單位對人事檔案管理工作的重視程度，確保了檔案材料的及時歸檔和有效利用。

2.3 調動各級力量，處理好遺留問題。在連續性較強的工作中，不可避免會出現這樣那樣的問題，逐漸累積遺留下來，就會成為企業發展的包袱。1998年以來，油田每年都有因人事檔案歷史遺留造成的上訪事件。為此，2012年4月份，油田調動局、處兩級力量，先后啟動現職干部人事檔案查補、缺失人事檔案核補等兩項工作，從人事檔案、人力資源、組織、紀檢、法律、社會保險等部門抽調人員，組成了核補工作辦公室，全面負責人事檔案核補的組織協調和業務督導工作。組織所屬各單位相關工作人員與檔案缺失人員逐一見面，講清核補目的，爭取職工本人對核補工作的理解、支持和配合；組織缺失人填寫《缺失檔案人員基本信息表》，收回個人留存的畢業證、學位證等相關證件原件或復印件。按照由近及遠的原則，分別采取電詢、函詢、現場查找等方式，積極聯系有關單位，努力查找缺失檔案資料，當年就補齊職工檔案100余卷，解除了缺失檔案職工的后顧之憂，維護了油田穩定，受到油田領導、相關業務部門和職工的充分認可，取得了良好的社會和經濟效益。

2.4 創新管理方法，提高利用的能效。一是創新收集方式。采取定期、不定期、重點收集相結合的方式，實行分片包干、靠前服務、上門指導，定期開展工作講評及業務交流，強化人事檔案材料收集歸檔工作。為方便外部項目單位歸檔，開展了網上預審。凡預審通過的，可隨時歸檔；凡不符合歸檔要求的材料，堅決退回，限期整改。

二是創新利用方式。組織開發了人事檔案信息查詢系統，在油田局域網開通人事檔案管理中心門戶網站和中原油田人事檔案信息查詢平臺，全油田授權用戶均可通過該平臺查詢人事檔案基礎信息，方便了人事檔案利用，促進了信息資源共享。

三是拓寬利用范疇。首先，建立科級干部任前人事檔案預審制度。凡油田所屬單位擬提拔科級干部，在報上級組織部門審批前，均由專人對其人事檔案進行審核，人事檔案不完整、不規范的，督促所在單位限期整改，整改不到位的，不予審批，確保了干部管理的規范性和嚴肅性。其次，開展人事檔案編研工作。組織人員對油田離休干部、十大杰出青年、優秀大學生學習、工作等成長經歷，以及獲獎情況進行研究剖析，編寫成冊，為組織人事和人力資源部門培養、選拔人才提供了具有參考價值的第一手資料，使人事檔案管理更為直接地服務于油田“三支隊伍”建設工作。最后，把提供人事檔案服務、協助生產經營、促進油田發展作為工作重點目標之一，積極配合油田外部項目單位參與市場競標。

3 國有企業人事檔案管理工作展望

人事檔案管理的目的是為了更有效地利用檔案，隨著時代進步和人事制度改革與企業發展的需要，傳統的管理方法必然會產生越來越多的局限性。因此，人事檔案管理必須與時俱進，不斷開拓創新，真正適應新形勢要求，更好地為組織人事工作和企業發展服務。

3.1 檔案內容豐富化，增加憑證能效。人事檔案應不斷把新產生的有關個人經歷的材料有選擇地及時補充到人事檔案中去，增強檔案信息的時效性和有效性。第一，要繼續保留傳統和共性的反映個人年齡、經歷、社會關系等方面內容。第二，要注重收集繼續教育情況，以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料；突出創建反映個人專長、知識水平、業務能力、獨特技能、職業道德等個性化的內容。第三，要及時將工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現及完成任務等情況存入檔案，只有這樣，有關部門才可通過檔案記載確定對職工的選拔和培養，促使人事檔案的利用價值得以提升。

3.2 檔案管理現代化，促進能效發揮。合理利用人事檔案資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的，實現人事檔案管理工作向節約型、效率型轉變。首先，要強化網絡服務。將不屬于保密范圍的人事檔案信息通過網絡，向企業內部相關部門和單位提供網上查詢服務，實現人事檔案信息資源的有效共享。其次，要加強數字檔案。利用計算機、掃描儀或高拍儀等現代設備和技術，將人事檔案材料整理錄入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片，甚至聲像等資料轉變成數據資料，初步實現人事檔案紙質與數據格式并存，逐步實現人事檔案“無紙化”，檔案材料的借閱、查閱、補充、整理、分析等工作全面實現數字化操作。

3.3 檔案利用多元化，助推持續發展。一要加強人事檔案信息資源開發。積極發掘人事檔案中蘊藏的有利用價值的信息資源，通過鑒別篩選、加工整序、編目匯纂，尋找和獲取較為集中系統或者有特定價值的檔案信息資源，以一種較為直觀的方式表現出來，讓那些零散的文字開口“講話”。二要豐富人事檔案信息利用形式。人事檔案不僅能夠作為企業管理、培養和考察干部的參考，如，將一些職工的成長經歷、經驗教訓編印成冊，供職工學習借鑒，還將成為企業文化的有益補充。三要延伸人事檔案服務內容。“重藏輕用”和過分注重保密的態度，已不能滿足社會發展對人事檔案的要求。我們應該轉變這種思想，淡化憑證功能，強化服務功能。還可增設收費項目，如設立人事檔案“銀行”，職工可將本人或家人的信息交由人事檔案管理部門管存。

（作者單位：中原油田分公司人事檔案管理中心 來稿日期：2013-08-16）