也談高校實施《歸檔文件整理規則》的適用范圍

摘 要：高校把《歸檔文件整理規則》的運用擴展到非文書檔案中，對高校的科技檔案、專門檔案按“件”歸檔，是對高校檔案整理工作的改革與創新。文章從高校以“件”歸檔適用范圍擴大合理性的依據、以“件”為原則的整理方法適合科技檔案的特點、其他類別檔案“件”的確立標準、減少非文書檔案的整理工作量以及按件整理對統計和檢索的意義等5個方面，論證《歸檔文件整理規則》適用于高校所有類別的紙質檔案。

關鍵詞：高校檔案；文書檔案；科技檔案；歸檔文件；檔案整理

浙江師范大學檔案館易濤同志發表在《檔案管理》2013年第1期的《〈歸檔文件整理規則〉在高校的適用范圍研究——兼與卞咸杰同志商榷》（以下簡稱《易文》），對本人發表在《檔案管理》2010年第1期的《高校各類檔案以件歸檔的實踐——以鹽城師范學院為例》中關于《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）（以下簡稱《規則》）適用于高校各個類別檔案的觀點進行質疑，認為“從《規則》本身以及檔案自身特點等方面考量，《規則》不適用于高校非文書類檔案”。[1]對此，本人非常欽佩易濤同志對真理的探索求實精神，對檔案理論研究的認真鉆研態度，但對其關于《規則》不適用于高校非文書類檔案的觀點不敢茍同，特撰此文就以下幾個方面求教于易濤同志及各位同行。

1 高校以“件”歸檔適用范圍擴大的合理性缺乏足夠的解釋和論證嗎？

《易文》對高校以“件”歸檔范圍的擴大進行了否定，本人不同意這個觀點?！兑巹t》作為檔案行業的推薦標準，是檔案行業科學、技術和實踐經驗的總結，各地、各單位實現形式有5種，一是直接采用《規則》標準；二是壓縮選用《規則》標準；三是對《規則》標準內容作補充后實施；四是制定并實施配套辦法、細則；五是制定并實施嚴于《規則》標準的標準。《規則》制定時因條件所限，主要針對文書檔案，而科技檔案和專門檔案未能制定與文書檔案配套的實施標準，各地、各單位根據《規則》已有的標準內容，自行制定與其配套的標準，以便更全面有效地實施標準。目前，全國內地31個省、自治區和直轄市中，除河北省、吉林省、安徽省、山東省和西藏自治區外，有26個制定了實施辦法、細則等。盡管各地的辦法、細則仍然集中在文書檔案，但這并不妨礙《規則》在高校擴展到其他類別的運用。

《規則》對適用的歸檔文件種類進行了限定，明確為紙質文書材料，旨在對文書檔案立卷工作進行改革，暫未涉及科技、會計等專門檔案以及聲電子等特殊載體檔案的整理工作，但“與《規則》精神能兼容的，將在適當的時機，在國家檔案行政管理部門與有關部門協商后進行修訂，逐步向《規則》靠攏”。[2]許多高校在文件整理的工作中，已經把《規則》延伸到其他類別，如，合肥工業大學、海南大學、蘭州大學、揚州大學、山西大同大學、鹽城師范學院、鹽城工學院等許多高校都把“歸檔文件”定義為“本校在各項職能和業務活動中形成的、辦理完畢、應作為檔案保存的各種紙質文件材料”。不僅如此，有些高校還把《規則》擴展到非紙質載體，如內蒙古農業大學《歸檔文件整理規則》實施辦法第二條指出：“本實施辦法適用我校在教學、科研、行政管理等活動中形成的，已辦理完畢、作為檔案保存的各種紙質文件材料及軟盤材料的整理?！?/p>

任何改革都是對不合時宜的事物進行變革和創新，按照《易文》的觀點，《規則》規定外的就不能改革，那么，新中國成立以來，文書檔案一直是按立卷的形式進行整理的，就不能以“件”歸檔了嗎？要看到幾十年來，立卷的方式有一定可取之處，只是隨著現代技術尤其是計算機技術的發展與運用，不適應形勢發展需要。事實上，《規則》從醞釀到頒布經歷了4年的時間，同時，在實施《規則》之前，廣東、福建等省和深圳市以及中國工商銀行總行、國家外匯管理局等機關進行試點，并在試點地區和機關進行調研及綜合各方面的意見修改基礎上，最終被批準實施的?！兑巹t》的制定和實施并沒有否定傳統的做法，也不是照搬國外的模式，而是在遵循歸檔文件整理工作基本規律的基礎上，對傳統的做法和其他國家的經驗進行綜合和揚棄。同樣，高校對《規則》的靈活運用并非標新立異，而是對《規則》的完善與發展。

2 以“件”為原則的整理方法違背了科技檔案成套性特點嗎？

科技檔案是高校檔案中的一大門類，與其他檔案相比，它無論是在內容構成與形成規律上，還是在管理與作用特征上，均有自己的特點。其中，成套性是科技檔案最顯著的特點。《易文》以科技檔案的成套性為理由，認為以“件”為原則的整理方法違背了科技檔案的成套性特點。事實果真如此嗎？科技檔案的成套性反映了科技檔案的形成和內容構成的整體特征。高校的科技檔案中主要包括三個方面：科研類、基本建設類和儀器設備類。其中，科研檔案的成套特征表現在按課題成套，即圍繞一項課題研究活動中所形成的具有保存價值的文件構成一套科研檔案。在內容構成上有準備、研究實驗、總結鑒定、成果申報、應用轉化等階段?；窘ㄔO檔案指各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基建項目在規劃、設計、施工、使用和維修活動中形成的科技檔案。其成套特征表現在按工程項目成套，圍繞一個工程項目的進行，至少會形成工程設計、施工、竣工和監理等四類檔案。在內容構成上有前期準備、設計、施工和竣工等階段。儀器設備檔案指作為固定資產的各種機器設備、儀器儀表、實驗器材等設備在購置（自制）、使用、維修中形成的科技檔案。成套特征表現在按儀器設備的類別、型號成套。

在上述科技檔案中，成套性的特點非常明顯，但這與以“件”歸檔并不矛盾，相反，本人認為，這種成套性的特點更適合于按“件”整理，正如山西藝術職業學院的蘇文麗所言：“高校不僅文書檔案可采用文件級管理，專業技術類檔案也可以按《規則》的方法進行文件級管理。”“文書檔案與專業技術檔案，在一個全宗檔案的分類標準、編號方法、整理原則、保管單位及管理方法都是一致的，在實施《規則》時專業技術類檔案也可以用同一標準采用文件級管理，‘卷轉化為‘件也同樣可以保持專業技術檔案的成套性、系統性和完整性。”[3]成套性是科技檔案的特點，但不是科技檔案的專寵。在文書檔案中，如會議檔案也具有成套性的特點，它是圍繞一次會議所形成的具有保存價值的相互聯系的文件，如，會議通知、會議日程、會議議程、與會人員名單、報告、討論稿、發言材料、會議提案、會議記錄和會議紀要等。難道說，會議檔案是成套的，成套的就不能按“件”整理，那么，會議檔案也就不能按“件”整理了？

可見，能否以“件”歸檔整理與檔案的“成套性”并沒有直接的關聯性。不僅高校檔案界在嘗試將《規則》擴展到其他類別中，其他行業也在做這方面的努力，如，中國海洋檔案館的張明和、侯秀生和薛惠芬提出了在科技檔案整理改革中要淡化卷的概念，推行件的操作；江蘇省環境監測中心的黃楨提出計算機環境下科技檔案卷、件整理相結合實踐。此外，干部人事檔案按件整理的呼聲也越來越強烈，如，四川建筑職業技術學院的張瑞菊、四川大學的陳濤、樂山師范學院的秦蓉、徐州醫學院的呂萍、寧波大學的葛志媛以及長沙理工大學的吳小輝、謝荷等學者均撰文對此進行理論探討。尤其是2009年中組部修訂后的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》印發后，許多單位在實踐中，用《規則》指導干部人事檔案的整理工作。

3 其他類別檔案“件”的確立缺乏客觀標準嗎？

“件”是歸檔文件的整理單位，《規則》在“件”的確定中，列舉了7種形式，其中“每份文件為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可各為一件”這3種形式的件可視為自然件，另外“文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件”這4種形式的件其實是組合件。在地方檔案行政管理部門的實施辦法、細則中，《江蘇省〈歸檔文件整理規則〉實施辦法》關于“件”的確定形式最多，在《規則》基礎上擴展到13種形式，其中，對《規則》中的“報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可各為一件”進行了完善與補充，增加了“會議記錄、介紹信存根等一本為一件；成套的會議材料各為一件；重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件；計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的，或打印出的定稿上無重要修改手跡、領導批示，定稿不存檔的，將正文與發文稿紙為一件；正文與文件處理單為一件；經過若干環節、層次辦理的來文、復文，超過兩件的，則將所有的來文、復文分別作為一件”。

可以看出，無論是《規則》，還是地方的辦法、細則，關于件的確定，不管是哪一種形式，都是經過實踐、反復推敲而確定的，都是有一定的客觀標準，并非主觀臆斷。西安理工大學的馮春蓮、張發亮和劉英則三位同志提出：“對于高校其他各類檔案，雖然它們具有各自的形成規律和特點，但只要辯證地理解‘件與‘卷的概念，《規則》完全可以推廣應用到高校各類檔案管理中去。”[4]揚州大學檔案館黃金國認為，“文書檔案與科技檔案和專門檔案……都是本單位工作活動的記錄和產物，它們的本質屬性——原始記錄性相同，它們共同遵循文件生命周期理論和文件檔案的自然形成規律……正確處理好歸檔文件‘件的界定、實體分類方法的確定與歸檔文件的著錄等諸多重要環節工作，整理結果就會符合《規則》要求”。[5]

高校其他類別檔案“件”的確定，是有一定客觀標準的，這種客觀標準是建立在《規則》的“整理原則”上，該原則的內容“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用”。[6]這與傳統的立卷原則相比較，兩者的內容是完全一致，說明歸檔文件整理的基本規律是客觀存在的。因此，高校其他類別檔案“件”的確定，不是主觀臆斷，不是對《規則》中關于“件”的否定，而是基于《規則》的關于“件”的擴展與補充。

4 按件整理不能減少非文書檔案的整理工作量嗎？

《易文》肯定《規則》在文書檔案中，按件整理減少了工作環節，但認為在非文書檔案領域，“從實際工作情況來看，在檔案實體的裝訂方面，因為裝訂對象由一卷文件細化至每份文件，按件整理方式中裝訂工作量沒有減少反而有所增加，加之，按件整理方式中裝具及裝訂方法一直缺少穩定而有效的做法，無疑給具體工作增加了難度”。[7]本人認為，按件整理不能減少非文書檔案的整理工作量的觀點不一定成立。

裝訂對象由一卷文件細化至每份文件，工作量到底是減少還是增加，不能一概而論，這要看裝訂的方法如何?！兑巹t》要求歸檔文件應按件裝訂，對裝訂材料未作統一規定，只要符合檔案保護要求即可，裝訂方法不限于三孔一線。各地方檔案行政管理部門裝訂方法則作了詳細規定，如，江蘇省檔案局要求“裝訂方式可采用縫紉機或江蘇省檔案局監制的不銹鋼訂書釘在文件左側或左上角裝訂，較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式，已成冊不易拆釘的，可保持原貌不變。一個單位的裝訂方式應相對統一，短期保存的文件材料可保持原裝訂方式不變”。[8]江蘇省只是對非短期保存的文件材料更改裝訂方式，且裝訂的方法多樣化，尤其是成冊不易拆釘的，可保持原貌不變。這對于高校教學檔案中的招生、學籍、成績、就業方案等裝訂成冊的材料而言，大大減少了裝訂的程序，怎能說是增加工作量？除此之外，高校會計檔案中已經裝訂成冊的報表、會計憑證，基建檔案中裝訂成冊的招投書，等等，同樣不需要二次裝訂。正如山西農業大學太原園藝學院的布建中所言：“各類檔案按《規則》整理歸檔，不但減少工作量，還解決了原來就有的‘卷、‘件共存的情況，統一了檔案的整理?！盵9]《易文》舉例說明用縫紉機線裝的文件在進行數字化掃描時很難拆除后進行高速掃描，并以此證明按件整理并沒有減少非文書檔案的整理工作量。難道文書檔案用縫紉機線裝能減少整理工作量，而非文書檔案就不能？再說用縫紉機線裝并不是非文書檔案的唯一裝訂方法。不管是文書檔案，還是非文書檔案，在同一個單位，裝訂方法應保持統一。裝訂材料的選擇首先要符合檔案保護的要求，裝訂用具既要考慮降低成本，還要考慮不能影響檔案的使用壽命。從目前各地的裝訂用具來看，主要有三大類，一類是線裝，除傳統的三孔一線外，還有用縫紉機線裝；一類是粘貼，即用糨糊或膠水粘貼；還有一類是變形材料裝訂，包括塑料制品和鋼釘、不銹鋼夾等。至于在實際工作量中選用哪一類裝訂材料，應從實際出發，如甘肅中醫學院在裝訂方式上的做法是“紙質在10頁以內，采用‘粘貼法；10頁～20頁，采用‘三孔一線法；與鋼夾厚度相當的采用鋼夾夾??；更厚的文件用‘三孔一線法”。[10]因此，從整體上看，裝訂方法不是劃分文書檔案與非文書檔案工作量增加與否的依據。