淺析建設工程文件整理

程澤湘

摘 要：近年來，隨著建筑市場的快速發展以及建筑市場的規范化要求，建設工程文件的收集和整理成為建筑施工企業的一項重要工作。結合在公司所承建的各個工程中主要負責資料整理工作的經歷及心得體會，就如何做好工程竣工資料收集管理提幾點建議，權當拋磚引玉，供大家探討。

關鍵詞：建設工程文件；工程驗收；竣工資料；整理

一、做好資料整理的首要工作

現在的建筑市場中做資料的人很多，甚至許多企業將資料外包，好像資料整理是一件非常簡單的工作。從目前的狀況來看似乎有一定的道理，許多資料員僅僅填填表格，被動式工作。要做好資料首先要看懂建筑施工圖，因為建筑施工圖告訴我們應該按什么形狀尺寸，用什么標準及材料來建造。其次要掌握工程資料整理的流程及步驟，清楚了解參與建筑的人員信息、所用的材料，還有預計的竣工日期。這樣才能保證資料整理的及時性。最后必須了解資料的類別及分類標準，為最后的匯總整理打好基礎。

二、建筑工程竣工資料整理中常見的問題

1.資料整理與施工進度不同步

隱蔽工程經監理驗收以后，應立刻填寫驗收記錄表，并做好簽證手續。而現在許多工程往往幾天后才辦理以上手續，出現隱蔽工程驗收記錄表內的驗收日期和實際的驗收日期不符；部分工程驗收遲延；由于工程開工后事務繁忙，工程資料的整理往往被擱置，不能做到及時記錄，甚至工程完工后才加以整理。

2.分包單位的施工資料不規范、不達標或不齊全

一些大的工程項目施工時，常常將其中的一些工程分包出去，甚至分包給無資質的施工企業，由于這些分包單位往往不具備獨立整理資料的能力，導致該部分工程完工時，技術資料整理不規范或者資料不齊全的情況時有發生。

3.資料分類組卷不規范

按照施工資料組卷規程，施工資料應按單位工程分類組卷。可是很多時候，因為很多工程是交給同一個施工組完成的，就導致同種資料多單位使用的情況，負責整理資料的人員，一人負責多項工作，出于惰性不負責任，導致施工單位不按照單位工程組卷的情況時有發生。

三、如何做好建筑竣工資料的整理工作

1.根據施工組織合理安排整理資料和進度規劃工作

建設工程資料是反映施工項目、施工質量、施工進度情況的第一手資料，所以建設工程的資料一定要根據真實情況來完成。但是部分施工組不注重平時的資料收集，到了工程項目都快要竣工驗收了，就開始胡子眉毛一把抓趕工造假，造成因竣工資料不全而耽誤了工程竣工驗收時間。要杜絕以上該情況，應做到：

（1）要落實責任制，工程竣工的資料要有專人負責

現場的工人不僅僅是對工程的檢測與質量保證的資料收集整理，還應該及時把工程的實施進度日志還有每項工作的完成情況資料做好。切不可都放到一起，若驗收工程時再完成，通常都會遺漏，從而產生錯誤。

（2）各個承包單位務必把分部分項質量測評的初始資料做好

為使各個承包單位整理的資料和工程的真實進度保持一致，可以設立專項檔案。這樣可以避免減少出現工程進度時資料短缺、遺漏的情況。在條件具備的情況下，應指定專人每月將各分包方整理的資料整體收集，這樣，就算是有一些項目資料遺漏，可以第一時間補足，及時糾正。

2.要保證工程竣工資料的真實性、準確性和完整性

（1）真實性是工程竣工資料的生命線

現在部分施工組為了抓進度，通常把一些原來的資料稍稍修改名稱就再次利用了，以至于使得多個項目資料的檢測數據完全相同，更有少數資料員沒有去過現場，關于現場的情況完全不了解，等遇上檢查驗收，憑空杜撰。那些遺漏的資料就采用“后補”方法完成。所以為了保證施工進度資料的準確性與真實性，首要任務就是要求有專職負責的資料員，命令其務必親自到施工現場，對施工進度的情況完全了解，這樣才能讓所做資料和施工的真實進度吻合同步，堅決抵制憑空捏造的虛假信息，不然只要工程出現質量不達標的問題，就會造成工程質量分析的誤判，造成無法預測的災難性后果。

（2）工程資料的準確性是工作的關鍵

關于工程的各個部門，一定要準確地分類，所有數據務必準確計算，絕對不可胡寫亂填，也不隨意修改，比如，有的項目部做出來的質量評定表，均為滿分，一看就是作假了。

（3）確保工程資料的系統性和完整性

要準確全面的掌握工程質量的情況，利用材質和日常施工日志這是一方面，放樣資料的測量也是非常重要的。

3.做好分類匯總整理

設立專人負責資料的分類管理。按照單位工程、分部工程、子分部工程和分項工程逐項分類整理。如，樁基工程的資料吧，要按照樁號來做具體分別整理，每根樁的初始施工記錄、檢查記錄、樁身的質量資料一起組卷，組卷要求平行進行，為不交叉進行，以備案目錄為據，設立專門的臺賬，設立臺賬是為了讓工程的真實進度與資料保持同步、完整，更方便檢查。

整理工程資料的工作是一項系統工程，它是涉及包含所有專業部門的綜合型工作，想要保證工程資料的準確性、完整性、系統化，以及真實反映施工、竣工驗收的整個過程，就一定要完善不足，加強建設資料員的隊伍，提高各項資料整理水平，以保證高質高量工程資料的形成。

參考文獻：

施文俊，楊麗君.建設工程文件歸檔整理通病淺析.萊鋼科技，2004（04）.