淺議收費處管理與稽核

吳劍峰

摘要：收費處是醫(yī)院貨幣資金及收入來源的主要源頭，收費管理是醫(yī)院經(jīng)濟活動中十分重要的一項工作，也是醫(yī)院財務(wù)管理的重要組成部分。醫(yī)院應(yīng)全面抓好收費處的管理、稽核監(jiān)督工作，保障收費資金真實、完整、安全繳存，促進醫(yī)院持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院收費管理；稽核監(jiān)督；內(nèi)部控制

隨著醫(yī)療改革的不斷深化，人民群眾對健康保障需求的逐漸增加，醫(yī)院規(guī)模不斷擴大，業(yè)務(wù)量大幅度的增長，使收費環(huán)節(jié)的重要性日益顯現(xiàn)。組織和管理好醫(yī)療收費工作，不僅是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的需要，而且是提高醫(yī)院收入的有力保證。目前，醫(yī)院信息管理（HIS）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已廣泛使用，對落實財經(jīng)制度、統(tǒng)一收費管理進行有效監(jiān)督提供了很大的便利，也為醫(yī)院收費環(huán)節(jié)的管理提出了新的思考。一般醫(yī)院收費流程中可能存在信息化不全、退費流程不嚴(yán)密、未日清日結(jié)、解款報表是否真實、分級授權(quán)不清等問題。在新的形勢下，若醫(yī)院不能及時制定與完善收費管理方案，加強稽核監(jiān)督和內(nèi)部控制，很容易導(dǎo)致經(jīng)濟漏洞與安全隱患，嚴(yán)重時勢必會造成重大經(jīng)濟損失。現(xiàn)簡要談?wù)勗诠ぷ鲗嵺`中如何采取措施加強醫(yī)院收費處稽核監(jiān)督管理工作。

一、明晰崗位職責(zé)，建立健全崗位責(zé)任考評、獎懲機制

1.職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)是醫(yī)院收入內(nèi)部會計控制的基礎(chǔ)， 收費處應(yīng)根據(jù)自身實際情況合理設(shè)置崗位，明確相關(guān)崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保收費操作與收入報表審核、票據(jù)保管與使用、辦理退費與退費稽核等不相容職務(wù)相互分離。在his 環(huán)境下，應(yīng)由財務(wù)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一制訂涉及收入操作人員的權(quán)限，明確其相應(yīng)的系統(tǒng)功能模塊。未經(jīng)授權(quán)的無法進入、操作， 如對操作員進行操作時間控制，非值班時間無法進入系統(tǒng)；收費員通過密碼對自己的操作權(quán)限進行控制，應(yīng)防止收費員貪圖方便不設(shè)置密碼或密碼設(shè)置過于簡單。

2.醫(yī)院內(nèi)控制度和其他規(guī)章制度一樣，依賴于嚴(yán)格的獎懲機制才能得以有效貫徹。因此，醫(yī)院應(yīng)建立一套科學(xué)的崗位責(zé)任考評、獎懲機制，依據(jù)評價標(biāo)準(zhǔn)，對收費處各相應(yīng)崗位人員的責(zé)任履行情況進行考核，根據(jù)其履行責(zé)任的績效進行獎罰。由此在調(diào)動人員積極性的同時對各項業(yè)務(wù)實施監(jiān)督，從而有利于醫(yī)院內(nèi)部控制的有效實施。

二、 收入取得與退費環(huán)節(jié)是醫(yī)院收入管理的核心

（一）建立嚴(yán)格的現(xiàn)金以及POS機監(jiān)管

1.收費處工作人員每天要接觸大量現(xiàn)金，而現(xiàn)金流動性最強、誘惑力最大，最容易被挪用和侵吞，所以應(yīng)重點加強對現(xiàn)金的監(jiān)管。在收費窗口配備監(jiān)控攝像頭，不定期的突擊性現(xiàn)金盤點，如有長款應(yīng)督促收費員立即上交并以長款掛賬，留待查明原因后再做處理，對短款要限時補交。His 中開發(fā)設(shè)置收費數(shù)據(jù)實時監(jiān)控模塊，專門用來統(tǒng)計收費員進行了收費操作又尚未正式生成繳款報表的收費數(shù)據(jù)，實現(xiàn)收費數(shù)據(jù)的實時監(jiān)控，敦促收費員及時生成繳款報表。對于當(dāng)日銀行收款之后的收入款項和備用金，應(yīng)一律交存受監(jiān)管的保險柜存放，值班人員預(yù)交定額標(biāo)準(zhǔn)以上現(xiàn)金，壓縮收費員的庫存現(xiàn)金量，減少現(xiàn)金挪用風(fēng)險。

2.加強預(yù)交金存退管理。 現(xiàn)在醫(yī)院普遍使用“多退少補”的模式，患者事先預(yù)存一定金額，就診后肯定會留有一部分資金，醫(yī)院會相應(yīng)的承擔(dān)資金沉淀、資金安全方面的風(fēng)險問題。醫(yī)院應(yīng)加強患者就診卡信息安全管理，完善數(shù)據(jù)加密技術(shù)，防止就診卡被復(fù)制冒用。患者在退款時需出示交款憑證或有效身份證明，收到退款時要在退款憑證上簽名，以示收到錢款。同時制訂嚴(yán)格的就診卡掛失操作審批程序，患者填寫就診卡掛失申請表，同時簽章并提供有效身份證明復(fù)印件留存?zhèn)洳椋蛔≡侯A(yù)交金金額普遍較大，在患者住院過程中一般不予退出。特殊情形或預(yù)交金收據(jù)遺失的病人，住院收費處必須對遺失收據(jù)的預(yù)收醫(yī)療款與繳款存根聯(lián)相核對，核對無誤后，請當(dāng)事人填制遺失證明并聲明此收據(jù)作廢，提供有效身份證明復(fù)印件并由病區(qū)主任簽章核對確系病人本人后方可辦理。為了防止住院病人結(jié)算余款被冒領(lǐng)現(xiàn)象的發(fā)生，辦理出院結(jié)算時，患者需提供病區(qū)開具的出院通知單，并回收其所有預(yù)交金收據(jù)；門診大廳和住院部設(shè)置費用明細(xì)情況自助查詢系統(tǒng)，患者實時了解自己費用清單、交款余額，讓病人參與到資金的監(jiān)管中來。

3.對于pos機使用的監(jiān)管重點在于收費人員利用職務(wù)之便進行套現(xiàn)的違法活動的監(jiān)控。要求收費員在每張pos單上記錄對應(yīng)的交款收據(jù)編號，以備查詢。實際工作中，由于收費員操作疏忽、病人銀行卡余額不足等原因，his打印的繳款匯總報表中，現(xiàn)金與pos機結(jié)算額經(jīng)常混淆，需重新區(qū)分、核對。為解決以上問題，應(yīng)實現(xiàn)pos機與his通過計算機串口進行數(shù)據(jù)對接，使醫(yī)院收費系統(tǒng)具有收銀一體機的功能，自動記錄病人的“pos機繳款”結(jié)算方式、銀行卡號、交易金額等信息，減輕與銀行對賬工作難度，有效防范銀行卡套現(xiàn)風(fēng)險。

4.堅持日清日結(jié)，完善解款流程。目前絕大多數(shù)醫(yī)院都是由銀行上門收款，解決了到銀行存款路途安全問題，但同時應(yīng)注意合理安排上門收款時間點和收款前后現(xiàn)金收入的安全保管問題。收費人員應(yīng)在每天規(guī)定時間內(nèi)辦理結(jié)帳，所收現(xiàn)金交當(dāng)日匯交人員核收，記錄每日繳款臺賬，臺賬上記載現(xiàn)金、pos、支票等不同支付方式的金額。現(xiàn)金出納根據(jù)匯總繳款報表比對收費員個人報表及每日繳款臺賬，檢查收費員是否按時繳款，并填制銀行繳款單。建立相互制約可靠的現(xiàn)金收、繳、存管理鏈條，確保了收費員所收現(xiàn)金及時存入銀行入賬，保證資金安全。

（二）規(guī)范退費管理制度

退費業(yè)務(wù)是醫(yī)院收費業(yè)務(wù)的逆向操作，注重收費管理的同時，應(yīng)更加重視退費環(huán)節(jié)，建立并實施退費審核管理制度，有效防止收入多退、虛退、冒領(lǐng)等不當(dāng)行為。退費必須使用沖賬方式退款，不可直接更改原始記錄，應(yīng)保留操作過程的詳細(xì)記錄。各科室只記賬，不能退費。退費時由醫(yī)生及執(zhí)行科室在電腦界面上做紅字處理，確認(rèn)該項服務(wù)確實尚未發(fā)生，或該項藥品確實尚未發(fā)出或發(fā)出了已收回。再由收費處核對，經(jīng)電腦系統(tǒng)退回款項，各項退費必須提供有效憑據(jù)，包括繳費憑據(jù)、相關(guān)科室的退費和更正通知單、審批意見、經(jīng)辦人簽章等。手續(xù)不全不得退費，嚴(yán)禁一人辦理退費全過程。為防止社保卡、銀行卡套現(xiàn)違規(guī)行為，其退費金額必須退回原卡賬戶內(nèi)。對退費頻率高的收費員和執(zhí)行科室進行分析并查找原因，特別要注意出院重新結(jié)算的管理，防止收費員將已出院的病人取消出院，隨意改動病人費用，然后重新結(jié)算而少交現(xiàn)金的做法，這就需要加強對退費項目的及時稽核監(jiān)督，對出現(xiàn)的疏漏、錯誤等情況及時糾正或制止，防范因退費造成醫(yī)院收入的流失。

三、加強和完善票據(jù)的使用和管理

票據(jù)的規(guī)范管理是醫(yī)院收入內(nèi)控的重點。His 環(huán)境下，計算機的使用范圍擴大，利用計算機進行的貪污、舞弊等犯罪活動也有所增加，其隱蔽性強，發(fā)現(xiàn)難度大，這時票據(jù)內(nèi)控作用顯的尤為突出。票據(jù)是醫(yī)院收費過程的有效憑證，是醫(yī)院核算業(yè)務(wù)收入的重要依據(jù)，它的真實性、合法性關(guān)系到收入的真實可靠，對于醫(yī)院后期的財務(wù)結(jié)納工作有著非常重要的意義。隨著his的不斷完善，票據(jù)管理員可以通過計算機對票據(jù)的購入、領(lǐng)用、核銷業(yè)務(wù)實行全程管理，實時了解票據(jù)的使用情況。收費員領(lǐng)用的票據(jù)應(yīng)根據(jù)醫(yī)院的業(yè)務(wù)量發(fā)放，不宜過多，足夠周轉(zhuǎn)使用即可。財務(wù)科應(yīng)設(shè)置專用的票據(jù)領(lǐng)用登記簿，按照“誰領(lǐng)用誰簽字”的原則，記載領(lǐng)用人的姓名、領(lǐng)用日期、票據(jù)號碼等。收費員領(lǐng)用后，由票據(jù)管理員在his中輸入其所領(lǐng)票據(jù)號段，授權(quán)給該收費員，授權(quán)具有排他性。收費員在打印收費票據(jù)時，計算機就會自動產(chǎn)生一個與票據(jù)號碼相同的核對號碼，對已使用的票據(jù)進行核銷。收費稽核員設(shè)置票據(jù)記賬聯(lián)輔助賬，對各領(lǐng)用人使用了的票據(jù)存根及時記錄銷號，定期匯總抄送財務(wù)科。票據(jù)管理員根據(jù)計算機自行核銷記錄和稽核員填制的輔助賬在票據(jù)登記簿上核銷，這樣起到雙重監(jiān)控的作用。每日回收的票據(jù)存根應(yīng)妥善保管，按原始憑證管理的要求定期裝訂，歸檔存放，完善會計檔案管理的同時也有助于病人發(fā)票遺失時備查復(fù)印。His 中關(guān)閉票據(jù)的補打功能，對于未完成打印的票據(jù)應(yīng)予作廢，并手工填寫計算機流水號碼。堅決杜絕空白收費票據(jù)的外流，萬一出現(xiàn)遺失等情況，應(yīng)及時登報聲明作廢。

四、建立完善的稽核監(jiān)督制度

完善的稽核監(jiān)督制度是醫(yī)院收費工作的有力保障。醫(yī)院應(yīng)設(shè)置獨立的收費稽核崗位，且歸屬財務(wù)科統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)管理。收費稽核的主要工作職責(zé)就是對收費全過程進行稽核監(jiān)督，防止并及時發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤及舞弊行為，消除隱患，堵塞收費漏洞。收費稽核的內(nèi)容主要包括：電腦報表審核、審核退費、突擊盤點現(xiàn)金、票據(jù)管理、制度執(zhí)行以及獎懲考核管理等。由于微機對收入的歸類和計算是自動的，并且理論上也不會出錯，很容易造成稽核管理人員過分依賴微機計算統(tǒng)計的結(jié)果，從而造成內(nèi)控的失效。稽核人員應(yīng)從his的功能上進行認(rèn)真的分析，并進行實質(zhì)性的控制測試，主要把握以下幾個環(huán)節(jié)。

1.對于作廢及退費的票據(jù)應(yīng)當(dāng)審核其是否各聯(lián)齊全，票據(jù)號、金額是否一致，退費票據(jù)是否有相關(guān)科室人員的退費說明及簽名，手續(xù)是否齊全，并與后臺系統(tǒng)匯總的退費明細(xì)進行逐筆核對，檢查受否存在錯退、漏退甚至無票據(jù)退費等情況，及時查明原因，督促收費員補退或補收，及時更正錯誤，杜絕惡意退費。

2.收費票據(jù)是否連號，票據(jù)起止號和其對應(yīng)的機內(nèi)號與電腦中記錄的是否一致，有無跳號現(xiàn)象，對于跳號的情況要利用機內(nèi)號與票據(jù)號一一對應(yīng)的關(guān)系，逐一核對票據(jù)，查明原因后及時調(diào)整，使其與實際相符。此外，還要核對票據(jù)實際使用張數(shù)與電腦自動統(tǒng)計的張數(shù)是否相符，有無斷號現(xiàn)象，如有要查明斷號票據(jù)是屬于空白未收費票據(jù)還是已收費未上交票據(jù)，及時進行相應(yīng)處理。尤其是當(dāng)計算機網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障，使用人工收費，當(dāng)日手工票據(jù)的審核工作顯得尤為重要。

3.信息科要為稽核人員提供技術(shù)服務(wù)，編制相應(yīng)軟件查詢模塊，為稽核監(jiān)督工作提供最大化支持。同時應(yīng)封閉系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的修改功能，避免直接修改數(shù)據(jù)，防止舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。加強his的安全維護工作，保證數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。隨著HIS系統(tǒng)的逐步完善，收費系統(tǒng)越來越依賴于信息化管理。因此，具備一個穩(wěn)定、準(zhǔn)確、全面、可操控性強的his系統(tǒng)，是做好醫(yī)院收費管理的基礎(chǔ)。

4.正確認(rèn)識計算機管理軟件的先進性，不能盲目依賴軟件，因而導(dǎo)致以人為本的管理主體不到位甚至缺位。要充分發(fā)揮憑證的控制作用，根據(jù)票據(jù)人工統(tǒng)計核對收費報表中的各項數(shù)額。對于住院預(yù)交金，數(shù)額較大，可采取設(shè)置活頁賬或利用簡單的數(shù)據(jù)庫軟件，獨立于his建立住院病人預(yù)交款信息，對每筆預(yù)交金進行逐一勾兌核銷，定時與his 中預(yù)交金數(shù)據(jù)進行比對，實時全程監(jiān)控。實現(xiàn)從被動接收數(shù)據(jù)為主動掌控數(shù)據(jù)的重大轉(zhuǎn)變，對信息科的財務(wù)數(shù)據(jù)進行有效的反監(jiān)控，從源頭上杜絕后臺改動財務(wù)數(shù)據(jù)的風(fēng)險，成功實現(xiàn)雙向動態(tài)的數(shù)據(jù)跟蹤。

五、培養(yǎng)提高工作人員的整體素質(zhì)，改善收費處硬件設(shè)施

1.加強在職人員培訓(xùn)，提高職業(yè)素養(yǎng)。再好的工作制度與流程，也要依靠人員去貫徹執(zhí)行。首先，要對收費工作人員的入職嚴(yán)格控制，只有擁有相關(guān)從業(yè)證書才有資格競聘入職，其次必須加強對在職人員的培訓(xùn)：一方面提高他們的業(yè)務(wù)技能，另一方面加強他們的職業(yè)素養(yǎng)，通過對財經(jīng)法律法規(guī)和規(guī)章制度的學(xué)習(xí)，不斷樹立財務(wù)人員知法懂法的法律意識，使他們擁有愛崗敬業(yè)的職業(yè)道德和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。堅持效率優(yōu)先，參照工作量、準(zhǔn)確率、考勤率、學(xué)歷職稱實行績效獎金分配，公正獎懲考核，發(fā)揮員工積極性和創(chuàng)造力。2.硬件設(shè)施是優(yōu)質(zhì)服務(wù)的保證，是提高醫(yī)院檔次和服務(wù)質(zhì)量的重要指標(biāo)。 購置多功能讀卡器、驗鈔機、對講機，完善收費窗口配備。 不論患者辦理何種業(yè)務(wù)，均可在任一個窗口辦理，避免因排錯隊、重排而引起的爭執(zhí)及不必要的時間浪費。加強his的硬件配置與系統(tǒng)維護，提高服務(wù)器性能，保證醫(yī)保結(jié)算接口正常、高速，減少收費窗口微機操作的等待時間，提高辦事效率，方便患者繳費，提升患者的滿意度。

綜上所述，嚴(yán)格的內(nèi)控措施不僅加強了醫(yī)院財務(wù)管理，也規(guī)范了醫(yī)院的收費行為，防止醫(yī)院收入流失，使醫(yī)院經(jīng)營活動有序、規(guī)范的運行。完善的內(nèi)控制度，有利于醫(yī)院的生存和發(fā)展，也利于患者利益的保護，更有利于建設(shè)和諧醫(yī)患關(guān)系。收費處應(yīng)根據(jù)醫(yī)院實際需求，不斷擴充新內(nèi)容，使管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，把好醫(yī)院的收入關(guān)，充分發(fā)揮收費環(huán)節(jié)在整個醫(yī)院中的重要作用。

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（作者單位：福建醫(yī)科大學(xué)附屬孟超肝膽醫(yī)院）