高校圖書館科技查新服務的建設和發展探究

蔡筱青 黃海

>>【摘要】

科技查新服務離不開資源、隊伍和制度三要素。以中山大學科技查新服務的建設為依托，分析科技查新服務三要素的重要作用，提出保持科技查新健康發展的4點建議：正確理解和認識科技查新服務，平衡查新數量和質量的關系，認真對待年檢工作和擴大查新服務受益面。

>>【關鍵詞】

高校 科技查新 中山大學 圖書館

1 引言

科技查新是圖書情報機構為科研服務的一種很重要的形式。2006年召開的第4次全國科技大會確定了我國科技發展的總體目標：到2020年，科技創新能力從目前的世界第28位提升到前15位，進入創新型國家行列[1]。在建設創新型國家的過程中，越來越需要科技查新工作，其作用也越來越重要，它不僅為科研立項提供客觀依據，為科技成果的鑒定、評估、驗收、轉化和獎勵等提供客觀依據，為評審專家提供客觀依據，為科技人員進行研究開發提供可靠和豐富的信息，而且還起到在科學研究中避免學風不端行為的作用。對于科技人員而言，查新可以幫助他們尋找更加適合的合作伙伴。

早在1992年和1995年，教育部分別在直屬高校設立了15所“高等學校科技項目咨詢及成果查新中心工作站”。由于學校隸屬關系的調整，為了規范高校科技查新機構，充分發揮高校科技查新工作在科研立項、成果評審、申報獎勵和專利申請等方面的作用，教育部在2003年進行了重新認定工作，截至2012年6月，共設立教育部科技查新工作站78所（見表1）；其中綜合類科技查新站有15所[2]（見表2）。

表1 教育部歷年認定科技查新工作站數量

表2 78所教育部部級科技查新工作站類別分布

近年來，隨著國家對科技的投入不斷增加，科技大發展的態勢正在逐步形成。立項、結項、成果鑒定和專利申請等科技量化指標在逐年遞增，這與科技查新的數量成正比關系。從圖1中可以看出，教育部所屬查新站近8年的年均查新量總體呈上升趨勢，2011年年均查新量是2004年的2.5倍，有力地說明了科技查新服務正處于蓬勃發展的階段。

圖1 2004 -2011年教育部所屬查新站年均查新量

那么，查新服務的受眾群體又是怎樣的呢？教育部的科技查新工作站僅僅是為高校內部服務的嗎？從表3中可以看出，教育部查新工作站不僅為本校科研服務，同時也為社會上的其他科研部門提供服務，而且校外所占比例正在逐年增大。近年來，教育部查新工作站所承接的校外查新量超過了校內查新量。這表明，社會上越來越多的機構和個人，尤其是企業及其從業者，對查新服務的需求和重視在與日俱增。

表3 2005 -2011年教育部所屬查新站校內外查新量比重

2 中山大學科技查新服務的資源和隊伍建設

中山大學2003年底獲教育部批準成為“教育部部級科技查新站”，是國內首批11所綜合類查新站之一，可以開展理、工、農、醫各學科專業的科技查新工作。2004年9月，“中山大學科技查新中心”成立，分南、北兩個校區向中山大學的師生和科研人員以及廣東、廣西、貴州、海南和江西等省的教育科研單位、企業和個人提供科技查新服務，其中南校區主要負責理工類科技查新，北校區主要負責醫學類科技查新。

2.1 中山大學科技查新服務的開展情況

從開展科技查新服務至今，中山大學的科技查新數量和質量均呈穩步增長的態勢，表4展示了中山大學近5年的科技查新服務數據。從表中可以看出，中山大學的查新總量，除了在2010年出現輕微下降，其他年份均出現上升勢頭。2007-2011年，計算負增長在內，查新總量仍以年均14.3 %的速度在增長。總體而言，校內查新量和國內查新量呈下降趨勢，而校外查新量和國內外查新量呈同比上升趨勢，這表明了查新服務的社會影響越來越大，已經成功地走出學校，走向社會，社會的認知度也越來越高，而查新的質量也在穩步提升，從最早的以滿足簡單的國內查新為主，發展到以復雜和綜合的國內外查新為主。

表4 中山大學近5年科技查新服務數據

查新服務要擴大影響面和社會效應，謀求長期發展，離不開多維度的宣傳推廣。中山大學科技查新站在2003年建站伊始，就建設了相應的網站，并在2009年對網站進行了全面的改版升級。改版后的查新網站可以使用戶對查新站的服務情況有更為全面的了解，極大地方便了用戶特別是異地用戶與查新人員的交流。近年來，中山大學科技查新站還承擔了帶動整個華南地區科技查新發展的重任，科技查新服務網絡迅速擴展，影響力輻射整個華南地區，先后與華南農業大學、暨南大學、廣東工業大學、廣西大學、廣州大學等高校合作開展查新服務，并參加了CALIS學科服務項目查新員培訓計劃，審核合作院校的查新報告，指導其查新工作，培訓查新員和審核員，在中山大學科技查新站的幫助和指導下，多所高校已經通過審批，進入了教育部科技查新工作站的行列。

2.2 中山大學科技查新服務的資源建設

開展科技查新服務，離不開信息資源和人力資源兩大要素。中山大學圖書館擁有豐富的文獻信息資源。經過數十年的建設與發展，中山大學圖書館已逐步建立起文、理、醫學科門類齊全、內容豐富、結構合理、層次分明的文獻信息資源保障體系。從表5中可以看出，近年來，中山大學的科技查新信息資源保障體系建設取得了較大進展，電子館藏已形成規模，可持續支持開展科技查新服務。目前，學校的文獻信息資源擁有量，尤其是電子資源的數量和質量均位居國內同類型高校圖書館的前列。

表5 中山大學科技查新站近3年資源建設數據

2.3中山大學科技查新服務的人員隊伍建設

查新人員的素質和能力是查新工作的基礎。查新人員要有高度的責任感和奉獻精神，要正確認識查新工作，不斷學習，提高業務水平，為科研服務。而一支高素質的科技查新隊伍則要求查新人員具有學科專業背景、熟悉資源和檢索技巧，具備良好的溝通能力和文獻把握能力、敬業并熱愛圖書館工作。近年來，中山大學圖書館始終致力于加強查新人員的培養和隊伍建設，注意人員的合理配備與在職培訓，有計劃地安排工作人員進修相關課程、參加業務培訓、學術會議，鼓勵查新人員在職攻讀學位，提高理論與業務水平。目前，已經建成年齡、學歷、知識結構等較合理的高素質的查新隊伍，如表6所示：

表6 2011年中山大學科技查新服務人員結構

為配合理、工、農、醫學科的科技查新工作的開展，中山大學圖書館也配備了具有化學、生物、電子、外語、圖書情報、醫藥衛生等學科專業背景的查新工作人員。除了在一線工作的查新員和審核員之外，早在2004年，學校還成立了由31人組成的科技查新咨詢專家組，對科技查新工作進行監督和指導。

為了提高查新工作人員的水平和能力，圖書館對查新工作人員的業務培訓和能力提高非常重視，做到了館內培訓和館外培訓相結合，業務培訓經常化。館內培訓主要包括查新案例分享、查新業務講座，召開討論會和對查新員進行業務培訓。除此之外，館領導還非常支持查新員參加培訓和會議，我館每年都分批次選送查新人員參加教育部主辦的查新員培訓班和審核員培訓班、數據庫公司主辦的專利和Dialog檢索培訓班以及全國高校科技查新研討會。目前，我館的查新人員80%具有教育部科技查新資格證書，其他人員也均參加過相關培訓。

3 中山大學科技查新服務的制度建設

查新服務不僅要有資源和人員的支撐，而且還離不開制度的規范和保證。嚴格的規章制度和認真有效的實施是保證查新工作規范化、查新質量高水平的必備條件。

3.1查新工作規范

中山大學一直遵照國家科技部的《科技查新機構管理辦法》和《科技查新規范》，規范有序地開展科技查新服務。在此基礎上，結合中山大學查新服務的實際情況，制定了《中山大學科技查新規范》。規范中明確規定了查新工作的流程、實施細則、機構職責、查新員職責、保密制度、檔案管理制度、用戶反饋制度、考核制度、收費標準和財務監管制度[3]，要求每個查新員嚴格遵照執行。按照規范所規定的查新工作流程，要求查新人員從查新委托單位或個人提出申請開始，填寫《科技查新委托合同》，提交有關課題的技術資料，到根據委托方的要求，商定查新策略并組織專人進行查新等過程，均嚴格按照工作程序進行。按照規范要求，還專門設置了查新管理高級崗，專人負責管理查新報告和查新合同的文本，整理查新報告檔案并撰寫查新年檢報告。

2009年6月，教育部科技發展中心發出“關于規范教育部科技查新工作站查新報告撰寫的通知”（以下簡稱“通知”），要求各查新站執行《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規范（試行）》（教技發中心函[2009]105號）[4]。按照“通知”要求，中山大學圖書館先后多次組織了兩個校區的全體查新人員對《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規范（試行）》進行集中學習與討論，并結合本查新站的實際，制定了《中山大學科技查新工作站查新報告撰寫實施細則》，自2009年9月1日起由兩個校區查新站同步執行。

3.2 查新工作運行保障制度

查新工作運行保障制度涵蓋查新基礎建設保障、服務流程的優化以及多元的對策和措施。

3.2.1查新基礎建設保障

查新基礎建設保障包含了人才隊伍、信息資源、工作條件與服務設施在內的各項保障。具體措施是：

● 進一步提高查新人員的整體素質，加強業務學習，包括參加培訓、及時了解國內外最新科技進展、拓寬自然學科領域知識面。

● 注重專職、兼職查新人員的培養，及時調整補充查新員、審核員隊伍。

● 培養查新業務骨干和尖子，重點培養業務帶頭人。

● 保障現有信息資源的可持續發展：作為CALIS和CASHL的地區中心館，中山大學圖書館的文獻保障率一直居國內同類型高校的前列。從20世紀90年代起，我們就開始使用Dialog聯機檢索系統，成立了中山大學國際聯機檢索中心。近年來相繼購置了ESI、Innography、Incites、Scopus等學術專業數據庫，不斷豐富查新可用信息資源，保證文獻檢索的查全率。

● 館內優先保障查新工作條件和服務設施，包括查新服務區環境的優化，計算機、打印機、掃描儀等軟硬件設備的更新等。

3.2.2 優化服務流程，提高科技查新工作效率

為了優化服務流程，加強質量控制，中山大學圖書館每學期均要求召開一次跨校區的業務討論會，就半年查新中的業務問題進行討論。在每次查新高峰過后，還要求召開查新報告的講評會，就查新報告出現的問題進行討論、反思和講評，同時提出改進意見和建議。按照保障制度要求，接下來迫切需要加強的是科技查新服務平臺建設，實現用戶提交委托、查新項目接收與分配、費用管理、查新過程、審核狀態的動態跟蹤；實現報告完成、交付用戶、用戶反饋、上傳入檔等查新全過程的網絡實時在線服務管理；實現自動取號，按查新目的、委托人、委托日期、查新員和審核員等統計功能完成查新項目檔案管理的電子化，同時提供方便的查詢和分析功能。

3.2.3 采用靈活、多元的對策與措施，應對科技查新工作的特殊性

由于查新工作具有階段性，每年主要集中在幾個月份，特別是教育部博士點基金的集中申報階段，查新站面臨著課題集中、時間緊、人員相對較少的局面。中山大學圖書館的查新運行保障制度充分兼顧到此項業務的特殊性，提出可以在適當時候考慮試行兼職查新員制度或者培養相關專業的研究生加入查新員團隊，統籌安排，做好人力分配。

3.3 查新工作激勵制度

針對查新工作的特殊性，中山大學圖書館在政策上給予了大力的支持。在崗位聘任中，專門設置了多個查新相關崗位，并把查新管理崗位設為高級崗，津貼相對傾斜，優先保障培訓經費。對于查新高峰期加班的工作人員，館里給予一定的補休時間或一定比例的物質補貼，并在考核和評優中優先考慮。

4 正確認識查新工作，嚴抓質量促發展

中山大學科技查新服務從2003年開始至今，已走過了近10個年頭。在這個過程中，社會上，尤其是同類型高校，對科技查新的地位和作用以及查新數量和查新質量等諸多問題，有不同的見解和看法，引發了我們深層次的討論和思考。我們認為，只有從思想上正視查新的地位和作用，才能保證查新質量，促進查新發展，擴大其社會受益面。

4.1 正確理解和認識科技查新服務的地位和作用

正確定位科技查新服務，就是要堅持客觀、公正、準確和質量至上的原則[5]。科技查新就是為用戶提供客觀的文獻依據，它以質量為上，但并不左右評審立項和結項，查新的作用是為科研提供支持。作為查新人員，要做到立場中立，熟知資源和工具，并熟練掌握檢索技巧，客觀如實地呈現檢索結果并進行客觀總結。

4.2 查新數量與查新質量關系的平衡

在查新數量與查新質量的關系上，我們需要持平穩發展的策略，在保證查新報告質量的前提下，量力地、穩步地、循序漸進地提升查新數量和查新級別，這其中包括省部級以上級別的查新數量和國內外查新數量的提升。

查新流程規范化、查新審核實質化和查新反饋制度化是查新工作的質量保證[6]，也是形成高質量的查新報告的保證。查新流程的規范化要求查新接待員有親和力，查新員對課題有駕馭能力，查新審核員有責任心。在查新報告的形成過程中，要做好信息獲取和信息加工的工作。在信息獲取方面，需要從技術內容中恰當提取查新點，并進行相關的信息采集工作；在信息加工方面，查新員要根據查新點判斷信息的有效性和相關性。查新人員在每個項目的完成過程中，必須與委托人進行深入詳盡的溝通和交流，明確查新點，選擇全面的檢索資源，選擇全面合適的檢索詞，指定準確的檢索策略，針對查新點與檢索結果進行綜合的對比分析，保證查新結論的全面性、公正性和客觀性。查新審核的實質化要求設定“一查二審”制度[7]，即查新人員互審和審核人員把關，實行查新員和審核員查新項目負責制，使得查新員和審核員共同對查新報告的質量負責，嚴把審核關。對于難度大的課題，要求共同研究并討論解決。在查新審核中，要求做到基于校對工作的形式審核、流程審核和查新結論審核[8]，其中查新結論的審核尤為重要，因為查新結論是查新報告的精髓和歸結，也是評審專家或上級部門對項目申請和成果鑒定時的必讀部分和決策依據之一，其作用直接或間接地影響科技立項和成果鑒定。而查新反饋制度化則要求注重審核員的反饋和用戶的反饋[9]，從而對查新報告的質量做出有效評價并留住“回頭客”。

4.3 認真對待年檢工作，及時發現問題和不足

為了加強高校科技查新工作，規范查新機構的行為，保證查新工作的質量，使科技查新工作成為科技創新的有力支撐條件，教育部辦公廳于2004年4月13日頒布了《教育部辦公廳關于進一步規范教育部科技查新機構的意見》（教技發廳[2004]1號），文件對教育部科技查新機構的工作進行了全面的闡述，要求加強對查新機構的監督與管理，并從6個方面對查新機構的監督與管理做出規定，特別強調了教育部對查新機構實行年檢制度[10]。年檢時間為每年第一季度，查新機構應當在規定的時間內，向認定機關提交年檢材料。未按規定時間申請年檢的查新機構，視為自動放棄科技查新業務資質[11]。

年檢工作是對年度查新工作的回顧和總結。教育部對查新機構的年檢不僅體現在對查新數量的要求上，更多地是體現在查新報告的質量上。《教育部科技查新工作撰寫規范（試行）》統一規范了教育部查新機構出具的查新報告的撰寫模式，它是年檢的標桿。通過年檢，我們可以對比每一份查新報告和《教育部科技查新工作撰寫規范（試行）》要求的質量是否相符，可以審視過去一年查新的數量和質量在全國的位置和排名，從而總結經驗，吸取教訓，找到改進的方法。

4.4 提升查新工作站的影響力和輻射力，擴大服務受益面

隨著圖書館服務的深化和服務層次的提高，針對特定對象開展的個性化服務和學科服務是今后圖書館發展的方向，而查新工作正是個性化服務的典型事例。隨著學校在地方區域經濟建設和科技發展中的作用越來越重要，查新工作的發展也越來越突出。為此，高校圖書館要注意挖掘查新站在相近業務工作方面的潛力，利用查新站人員的業務特長，開展學科服務和學科分析工作。一方面可以積極開拓校內查新，為科研服務，包括為學校管理層提供包括SCI、ESI和專利分析等數據服務，開設多元化的文獻課和培訓講座，培養學生，特別是有志于從事科研工作的研究生的查新意識；另一方面可以發揮學科和區域優勢，注重與地方政府、科研院所和企業建立聯系，進一步強化為社會服務的功能。

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