淺談教學秘書的溝通與協調能力的重要性

錢桂榮

教學秘書是學校教學管理基層的管理者和執行者。教學秘書高效細致的工作，是保證教學秩序正常運行的基礎，是學校與學院之間、學院與學院之間、教師之間、師生之間教學活動進行連接的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協調左右、溝通信息和改善相互關系的作用。教學秘書溝通能力協調能力學校管理教學秘書是學院（系）教學管理崗位不可或缺的。行政上由學院（系）主任領導，并且接受教務處的業務指導，是學院（系）領導教學管理工作的得力助手，起到聯系學校教務部門、老師和學生的紐帶的作用，是保障教學工作秩序得以順利進行的關鍵環節。因此教學秘書應該選擇那些責任心強、對教學管理工作相對熟悉的工作人員擔當。一、教學秘書在教學管理中的角色定位1.助手參謀作用教學秘書首先是院（系）領導的助手。部分教學秘書自身還擔負教學和科研工作的任務。因此，他們除了做好本身的工作外，還要處理大量院（系）的日常教學科研事務。作為教學秘書不僅要協助院（系）領導處理院（系）里面的具體教學科研事務，還要當好院（系）領導的參謀，充分發揮“上情下達”作用，務必準確領會領導的指示精神，并及時把要求傳達給老師和學生。同時，教學秘書要經常走到師生中間、教學各個環節中去，積極搜集各種教學信息，經過分析總結，將師生的想法、意見傳遞給領導，供院（系）領導作決策時參考。2.服務保障作用教學秘書工作在院（系）教學管理中應該屬于最具體層次，這樣就決定了它的工作是將綜合性管理與服務融為一體的工作。教學秘書主要是通過對教學運行管理、日常教務工作管理、學籍管理、教材管理、教師授課情況及工作量統計管理、排課管理、科研立項結項等的管理工作，從而實現為教學、科研、師生服務的目標。教學秘書的宗旨是為教學服務、為師生服務，這是教學秘書一切工作的出發點和歸宿。由于老師和學生是學校的主體，因此，教學秘書的工作必須要在真心實意，急老師所急，解學生之難，全心全意為師生服好務。3.溝通協調作用教學秘書是聯系學校教務部門、院（系）、師生的紐帶，起著承上啟下、合理統籌的十分重要的溝通協調作用。比如，對于教學任務執行的協調安排，課程表、考試安排的協調等，日常的教學科研管理中及時與教務、科研等行政職能部門的溝通等。正是由于教學秘書的溝通協調作用，才保證了院（系）教學和科研活動的有序開展。二、教學秘書的工作職責1.上令下達，要準確及時上令下達，保障準確的把學校、教務、科研等行政職能部門各種規章制度和相關規定傳達到學院每位老師和每位同學，保證院（系）教學工作有序進行。主要表現在：學校教學任務落實情況匯報，學校調課、聽課的通知，學校教學檢查的通知，選課通知，補考、重考的考試通知，期中、期末考試安排等，教學秘書都必須及時準確地通知到師生。2.為教師的教學科研服務學校老師的主要任務就是教學和科研。而教學秘書則是教師教學科研的密切配合者。比如，老師教學任務的安排、學生成績的統計、教師新開課或開新課的老師資格審查，老師由于特殊原因需要變動課程表或者更換教室等一系列問題，教學秘書都必須及時的處理，來保障教學工作順利進行，從而提供優質的教學服務。3.為學生的學習服務教學秘書的工作定位，決定了他要經常面對廣大學生，在整個教學過程中廣泛接觸學生，向同學們傳達有關信息，比較清楚的掌握學生的學習情況，通過接觸，深入了解學生在學習中遇到的困難，積極為他們解決這些困難，讓教學管理體現在服務育人工作中。通過踏實的工作作風、體貼的語言、嚴謹求實的工作作風影響學生，這樣能有效幫助學生形成正確的人生觀和價值觀，養成優良的道德品質，從而有利于培養優良的學風和校風。三、如何有效發揮教學秘書的溝通與協調能力人是社會動物，社會是人與人相互作用的產物。馬克思指出，“人是一切社會關系的總和。”因此，溝通與協調能力是一個人生存與發展的必備能力，也是決定一個人做好本職工作的必要條件。溝通協調是每個人都所需要的，一般的溝通是指社會中的個人與組織基于一定的需要，通過語言、文字、圖片、行為等方式，交流思想、觀念、意見、情感等信息的行為。1.強化服務意識（1）強化對服務對象的服務意識教學秘書的服務對象主要是院系領導和師生，教學秘書在院系領導和師生之間起到橋梁和紐帶作用。教學秘書既有為院系領導服務的職責，也有為師生服務的職責。所以，教學秘書要經常了解師生的意見和建議，并及時把這些意見和建議傳遞給院系領導，幫助他們作決策時參考；同時也要積極主動的服務師生的教學科研和學習，及時為他們解決一些問題，爭取為全院師生提供優質高效的服務。（2）保障服務重點內容教學秘書的工作內容十分繁雜，但是也要注意保證教學管理工作的重點內容，注意對主次工作的梳理。面對教學管理中的眾多信息，教學秘書要善于多渠道、多方位地收集與教學和科研有關的信息，做好統計分析工作并且篩選出有價值的信息及時向領導匯報，提供給領導作決策時做參考。同時，教學秘書也要做好教學質量調查分析，通過與師生的溝通，收集課程體系及教學內容的改進情況。2.充分做好“上情下達，下情上報”工作教學秘書要將上級教學管理部門的有關規定，及時準確的傳達給院系領導、廣大師生，這樣才能保障教學秩序順利進行。如果傳達不及時就會延誤教學工作的進行。同時，教學秘書也要確保“下情上報”，要客觀公正。教務部門與師生有一定的“距離”，因此，這兩者的信息傳遞與交流的任務，就必須得由教學秘書來完成。教學秘書要負責師生反饋上來的信息加以分析整理，及時、客觀公正的相關部門。3.利用現代科技提高溝通的效率由于教學秘書要經常傳達一些教學通知，涉及到師生比較多，因此，他們迫切需要采用現代溝通工具來提高工作效率。對于一些時效性強的信息，我們可以通過飛信的形式，及時傳達到師生本人。對于一些時效性不時很強的信息，可以通過院系建立的Q群進行溝通和聯系，成員也能及時的給予反饋意見，這兩種方式都是比較高效的溝通方式。

參考文獻：

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