電子數據采集在計算機審計中的實踐

周林森 羅明

[摘要]電子數據作為新時期被審計單位財務、業務數據的存在形式，要求廣大審計人員需要掌握相關的計算機技術手段和方式對其進行采集工作，本文主要介紹了審計電子數據采集的意義、采集步驟和方法，充分發揮計算機輔助審計的優勢。

[關鍵詞]審計；數據采集；信息系統；電子數據

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.016

[中圖分類號]F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2013）08-0029-02

隨著信息技術的迅猛發展，計算機技術以其廣泛的影響和強大的生命力向社會生活的各個領域、環節迅速擴展和滲透，計算機審計作為一種專業性很強的新興學科，很快在現代審計領域中占據了相當重要的角色，它是傳統審計與現代計算機技術相結合的產物，是現代審計發展的必然趨勢。這其中，如何對被審計單位的電子數據進行采集，是擺在廣大計算機審計業務人員面前的第一要務，如果處理得不好，將使審計人員面臨進不了門、打不開賬的尷尬局面。因此，作為審計人員，我們一定要對電子數據采集做一個全面的了解。

1 理解電子數據采集的意義

（1）電子數據是現代計算機審計的核心內容。目前，隨著計算機應用技術的發展，我國各行各業各部門的財務以及業務系統都將實現計算機信息化管理或者正向著這個方向發展。我國的審計事業也在與時俱進，不斷創新，應用計算機輔助審計技術，適應當前的審計業務需求。電子數據作為被審計單位數據資料存在的重要形式，具有全面、原始、相對真實的特點，是審計人員開展審計工作之前，應該被鎖定的重要信息來源。從某種程度上講，電子數據正在逐步占據財務與業務管理的主導地位，它具有傳統管理方式所無法比擬的優越性，可以說，審計人員如果成功地采集了被審計單位的電子數據，就相當于吃下了一顆定心丸，對接下來的審計工作具有相當重要的奠基作用。

（2）電子數據采集決定審計工作能否高效準確的開展。隨著我國審計信息化程度不斷提升，審計署發布了從現場審計實施系統2008版到現在的2011版（以下簡稱AO2011），其目的是最大限度地幫助廣大審計人員，通過計算機應用手段對取得的電子數據進行采集分析并獲取有價值的分析資料。如果AO2011是一臺審計機器，那么電子數據就是使這臺機器運轉的原料，審計結論便是它的制成品。

2 規范電子數據采集的步驟

2.1 準備階段

審計人員在與被審計單位接觸之前，必須認真研究和明確本次審計工作方案中的審計范圍、審計內容及重點，以此來確認電子數據采集的范圍、內容及重點，特別是在不能完全采集被審計單位電子數據的情況時，比如有些單位的數據具有敏感性、涉密性或者是電子數據的量非常龐大，一方面被審計單位在提供電子數據時會考慮一下電子數據能否正常提供，另一方面有選擇地確認采集數據范圍，能夠減輕我們審計人員的工作負擔。這期間，也可以查看往年的對該單位審計項目的檔案，對該單位電子數據的情況有一個初步的了解。

2.2 調查階段

在向被審計單位送達審計通知書之前，審計組可以安排人員提前與被審計單位接觸，針對被審計單位的電子數據做一個初步的調查了解，這其中主要包括以下幾個方面的內容：

（1）被審計單位是否實現財務與業務信息化，是否建立財務或業務方面的電子數據，以及分別從何時建立起來的。

（2）被審計單位的財務或業務電子數據分別應用的什么應用軟件以及該軟件具體使用的什么類型的后臺數據庫，還有就是能否聯系到具體的軟件開發商客服。

（3）財務軟件建立了哪些年度的哪些賬套，業務軟件具體包括哪些功能模塊、哪些模塊正在使用。

（4）財務或業務電子數據的存儲類型，是單機系統還是有專門應用服務器做C/S訪問。

2.3 實施階段

經過對被審計單位電子數據情況的調查了解工作，審計人員已經可以分析制訂具體的數據采集的方法步驟了，通過對比我們的審計方案，確定好被審計單位電子數據中存在的，我們審計需要采集的具體年度范圍、賬套類型、業務屬性的電子數據，通過相應的計算機技術手段并與被審計單位協商解決電子數據的采集工作。

在電子數據的實施階段，有一些事項需要注意：

（1）按要求嚴格管理審計人員的存儲介質及電腦使用，采集數據時最好是被審計單位提供存儲介質，或者在被審計單位人員的監督下，使用干凈的存儲介質進行操作。

（2）在采集相關電子數據時，要嚴格按需采集，不相關的數據不要采集，避免審計風險。

（3）完成電子數據采集以后，一定要還原被審計單位的電子數據應用環境，不能影響其正常運行。

（4）如果需要軟件服務商技術人員的協助，應以被審計單位的名義，并獲得授權，方可向其索要相關數據或技術文檔。

3 電子數據采集的方法

當前，針對市面上五花八門的財務和業務應用軟件，審計人員要保持一個清晰的頭腦，學會分門別類和靈活使用。

財務軟件一般數據量不會太大，使用的后臺數據庫也就是Access、MSD、MS SQL Server等。財務電子數據的采集分為2種情況：

（1）被審計單位使用的財務軟件如果是現場審計實施系統中采集模板所包含的類型及版本，那就直接從該財務軟件中備份出相關數據，或者把其后臺原數據庫文件拷貝出來，通過現場審計實施系統的采集模板輕松地導入相關數據。

（2）如果數據類型不在采集模板的范疇內，則審計人員就只能通過技術能力找出該電子數據的原始數據庫文件，根據其數據庫類型轉換導入成計算機審計通用的數據類型，像txt、mdb、mdf等格式，然后通過數據清理，再導入到現場審計實施系統中，以完成最終的數據采集。

大多業務電子數據都比較龐大，一般都有專用的服務器提供服務，使用的數據庫也是比較大型的orcal，db2，mysql，sybase等，給審計人員的采集工作帶來了難度。在能力允許的前提下則可以通過ODBC這個萬能工具把被審計單位的數據庫和審計人員的客戶端數據庫連接起來，配置好相應的設置項，對應電子字典把數據采集出來，同時拷貝相關的電子字典以備后用。或者通過具體的數據庫導出指令把需要的數據導出成相應的格式數據表；如果采集過程超出了審計人員的技術能力，也可以與被審計單位的技術人員溝通，讓他們協助進行相關采集，或者聯系軟件開發技術人員進行采集，此時應注意的是采集數據的完整性和原始性。業務數據的采集同樣也要注意防范風險，盡量采用遠端客戶端采集數據，而不要直接接觸服務器數據，同時最好選擇間隙時段，避開使用高峰時段，減少對被審計單位工作的影響。

電子數據成功采集是審計人員開展計算機審計的先決條件，為審計人員接下來有效減輕審計工作量，提高審計質量，快速發現審計疑點奠定了基礎。電子數據采集是審計人員應掌握的技術手段，是新時期審計人能力的體現。

主要參考文獻

[1]董化禮，劉汝焯，等.計算機審計數據采集與分析技術[M].北京：清華大學出版社，2009.

[2]胡玲.淺談數據采集中的注意事項[J].審計月刊，2011（6）.