儀器設備檔案建檔與管理淺論

黃健玲

【摘 要】儀器設備檔案是醫療、衛生、質監、檢驗機構檔案管理中的一項重要內容，真實地記錄和反映監測檢驗與評價、技術管理與服務，是不可再生的信息資源之一，所以做好儀器設備檔案的管理及應用是十分必要的。

【關鍵詞】儀器設備檔案；建立；管理

醫療、衛生、質監、檢驗機構中心等日常的大量的樣品和監測檢驗、開展科研、教學工作主要是依靠儀器設備來進行，這些設備在工作中起著關鍵的無可替代的作用，如何加強設備管理及做好設備檔案歸檔工作，使其在中發揮最大限度的作用是擺在管理者面前的重要課題。

1、建立儀器設備檔案的意義

儀器設備檔案是記錄和反映本單位基本建設、業務技術和科學研究等活動，具有保存價值的真實、準確記錄，并且按一定的歸檔制度集中保管的技術文件資料。[1]建立儀器設備檔案有以下兩方面的意義：

首先，建立儀器設備檔案，能為領導決策提供有力的證據，為同類設備的更新換代提供依據。由于一臺先進的檢測設備功能多樣、價格不菲，在引進時將會進行詳細的論證，包括設備的使用價值、資金的投入、創造的效益等。而建立儀器設備檔案，就能為此項工作提供證據和參考。

其次，建立儀器設備檔案是設備維修、檢修校驗和管理的必備條件。儀器設備在運轉和使用過程中，由于物理、化學因素的作用，一些零部件會磨損、腐蝕和松動，將會影響設備的精度、性能和工作效率，這就必須維護和檢修校驗，要維護和檢修校驗，設備檔案是必備的條件，它能為設備的使用和維修、保養提供依據。

2、建立儀器設備檔案的基本要求

要做好一臺儀器設備的技術檔案，就必須要對該設備的原始資料進行收集、整理、編目等等。完成這一系列的工作，要依靠完善的歸檔制度才能得到保證。因此，訂立一套完整的儀器設備檔案立卷歸檔制度十分必要。

2.1明確歸檔要求，準確劃分歸檔范圍

我們根據儀器設備檔案的管理要求，結合自身工作的實際需要，明確儀器設備檔案的歸檔內容，把儀器設備所涉及的資料進行收集、整理、歸檔存放。這些資料主要包括：設備在申購過程中形成的管理性文件（預備資料、基礎資料）和設備運行過程中積累的文件（運行資料、保養及維修記錄、校驗材料及結果報告）。

2.1.1預備資料 是指申請購置儀器設備的請示、批復、可行性報告等。目前，我中心購置儀器設備前必須填寫《設備采購申請表》，報中心財務科、質量負責人及技術負責人批準后，方可采購。這張《設備采購申請表》就是預備資料。購買大型的儀器設備時，還應提交可行性報告。它是購置大型儀器設備的技術性和經濟依據。

2.1.2基礎資料 是指采購設備時所產生的一系列文件資料。主要包括采購合同或者協議、隨機附帶的全部文件材料（照片、圖紙、說明書、合格證書、裝箱單、電氣安裝圖、備件圖冊、操作規程等）、安裝調試記錄、驗收記錄、安裝竣工圖等。

2.1.3運行資料 是指設備在運行過程中的相關記錄數據。主要是日常工作記錄和運行記錄。

2.1.4保養及維修記錄 是指設備在運行過程的保養及維修的記錄文件。

2.1.5校驗材料及結果報告 是指設備在運行一段時間后，需進行校驗，校驗時所產生的所有資料及校驗的結果報告應納入歸檔范圍。

2.2設計檔案分類編號方法

由于每個檢測中心存在同一類的型設備有多種型號的情況，針對這一特點，必須設計好設備檔案的分類編號方法。必需將設備檔案編號，主要由四部分組成，其結構模式是大類代字+儀器設備型號+儀器設備臺號+案卷順序號，表示為：C001·01-1。其中，C是大類代字，001表示儀器設備的型號，01則是儀器設備的臺號，1是案卷順序號。

由于儀器設備檔案需要每年增加后續資料，為了方便檔案的應用，因此建議采用新的立卷歸檔方法，將原來需要裝訂的案卷，改為以件為單位，無需裝訂成冊。

3、儀器設備檔案管理中存在的問題

檢驗機構的儀器設備檔案內容多、技術含量高、信息量大、涉及面廣，對管理提出了較高的要求。但有些因素造成設備檔案質量欠佳，不能發揮應有的作用，管理與設備的現代化程度尚不適應，主要體現在以下幾個方面：

3.1對設備檔案管理缺乏應有的重視，管理部門責任不清、職責不明，造成設備檔案不完整、不統一、不規范，缺少重要技術資料，難以查找利用。同時，少數機構沒有設立專門的設備檔案管理員，無專人管理檔案。

3.2設備檔案填寫不標準、不規范，不能完整真實地反映設備的現狀，嚴重降低了檔案的利用價值。

3.3設備檔案管理人員素質不高，缺少相應的培訓，缺乏相關管理知識，造成管理不嚴，借閱檔案不履行手續，導致檔案資料的缺損和遺失。

3.4設備檔案未得到充分有效的利用，不能主動將設備檔案與日常的設備管理、購置等工作結合起來，而只是單純地將設備檔案視為技術資料，致使設備檔案的作用與潛能不能得到充分發揮。

4、改進儀器設備檔案管理的措施及建議

4.1健全檢驗機構儀器設備檔案管理機制，加強組織領導，提高各有關部門對設備檔案作用的認識，密切配合設備檔案管理人員開展工作。

4.2設備檔案管理人員要以主動、積極、周到的服務來保證檔案資料的有效完整。[2]收集和捕捉有用信息，充分發揮檔案的作用，以此來促進有關工作的進行，使檢驗機構內的各類設備的效能得到充分發揮。

4.3全面、系統、規范地建立儀器設備檔案。設備檔案是設備從購進到報廢全過程的真實記錄，是反映儀器設備全貌的文獻資料，必須確保檔案資料的完整性、可靠性、準確性。

4.4加強管理，做好后續工作。隨著設備從申購到安裝使用，其相應的材料由設備管理人員做好檔案的收集整理工作，再移交檔案室。同時將有關材料復印下發有關使用科室，讓各科的設備操作者都了解設備檔案的歸檔內容和要求，使之配合檔案部門，做好資料的歸檔工作。由于設備的使用年限都在一年以上，因此，設備管理員每年都要對設備的檔案資料進行更新，做好后續工作。例如，加入當年的運行記錄、維修記錄、交接記錄、事故分析報告、處理情況報告、校驗結果等資料，對檔案目錄進行更新。

4.5檔案工作的目的是為了提供利用，檔案只有利用了，才能使它具有其價值和意義，儀器設備檔案亦是一樣。通過對設備檔案的開發利用，以提高儀器設備的使用效能。

在現今信息時代，不但要強調設備的靜態管理，更要加強動態管理。使設備檔案的管理、利用與設備的管理、使用維修、保養、報廢等各個環節有機地結合起來，使其更好地發揮功能優勢，為促進檢驗事業的發展保駕護航。

【參考文獻】

[1]呂進明.疾控中心儀器設備技術檔案管理與應用[J].中國農村衛生事業管理，2006（7）：52.

[2]鄭月瓊.醫療設備檔案管理人員工作淺談[J].醫療裝備，2007（11）：37.