淺談如何做好高校檔案利用服務工作

閆莉書

摘 要：檔案利用工作是檔案工作的生命線，提高檔案利用率離不開一支高素質的檔案隊伍，同時，本文還提出了高校檔案利用存在的不足，以便今后更好地服務于高校。

關鍵詞：高校；檔案利用；不足

隨著高校辦學水平的不斷提高，學校教學、科研和師生對檔案館服務提出了更高的要求。檔案部門承擔著國家檔案資源建設和提供檔案資源利用服務的職能，因此，要分析研究不同層次服務對象的需求，提高優質高效的服務，堅持以人為本，和諧發展，才能有效地加強高校的檔案管理工作。

一、創新檔案服務機制，做好現行文件的利用

將已公開的現行文件直接提供給全校師生及全社會使用，是對檔案工作的一大創新，它直接發揮著為社會服務的功能。開辟檔案利用工作的新天地，也成為政務信息公開和體現的重要平臺。首先，我們檔案館開辟了現行文件閱覽中心，使現行文件查閱覆蓋了全校及社會各部門，使利用者能查到自己需要的內容。其次，提供電話咨詢、電話預約查檔、代抄代復印等服務，方便群眾利用，通過印制目錄、媒體宣傳，報道已公開的現行內容、查詢手續和用途。再次，我們將加大已公開現行文件中心的宣傳力度，宣傳文件中心地點、接待時間、利用手續、文件內容，檔案利用效果等，擴大服務范圍，滿足群眾解決實際問題的需要，使檔案更好地為社會各界服務。

二、加強高校檔案編研工作是利用效果的最佳手段

檔案利用服務的方式多種多樣，編研工作是檔案館積極提供利用服務的一種有效方式，同時也是檔案工作中最重要的一個環節，這就要求我們檔案工作者具備深厚學養。也就是說，只有不斷提高檔案人員的綜合素質，才能使檔案編研工作更優質、更高效，才能向社會提供更好的利用服務。從檔案利用服務于學校的各項工作來看，編研工作是提高服務效率的最好服務形式。利用館藏優勢，將相關檔案材料系統化，為學校中心工作提供系統詳盡的檔案史料，如《年鑒》《專題檔案目錄匯編》《干部任免信息匯編》《歷年學科帶頭人匯編》《千百萬工程人員名單》《教職工獲獎匯編》《歷年學生名冊匯編》《歷年畢業證學位證匯編》《教職工評定職稱匯編》等，將極大地提高檔案利用效率。

在我們學校的編史修志工作中，利用檔案人次多、利用檔案資料的數量大，特別是近幾年，個人編史、個人文集和續寫家譜、家人傳記不斷增加，檔案的進一步開放更加推進了平民化的檔案利用。

檔案的各項工作最終就是為了利用，不論單位還是個人，在遇到要解決的問題時，如果有檔案做依據便可與事實相符，也可使當事人信服，反之，則會造成不安定的因素，與和諧社會相違背。因此，檔案利用聯系著社會，聯系著千家萬戶。對檔案利用的分析，可以找到我們工作中的不足，進一步完善我們的檔案工作，促進檔案工作和社會的和諧發展。

三、高素質的檔案隊伍，是檔案利用工作的保障

信息化時代的到來，不斷更新著人們的觀念，深刻改變人們的思維方式。數字化的社會發展模式，給檔案利用工作提出了全新的挑戰。文件和檔案管理的對象和環境發生了巨大變化，檔案館無疑要改變傳統管理方式，向高科技、高技術、高自動化的方向發展。在這場技術變革中，檔案人員起著至關重要的作用，他們必須加快檔案利用服務工作的步伐，提高檔案工作人員業務素質，提高現代化服務水平，加強職業道德修養，加強與高校同行們的業務交流，提高工作效率，將檔案館中的“死”檔案轉化為可開發利用的“活”資源，全面推進檔案工作新局面的到來。

因此，加強檔案工作隊伍建設是當前工作中的重要任務，努力建設一支政治強、業務精、作風好的高素質檔案工作隊伍，是確保檔案事業在新形勢下不斷持續發展的重要條件和基礎，是促進我國檔案事業發展的堅實保障。要注意培養檔案工作人員良好的工作作風和創新意識。要適應黨和國家的大局需要，為做好檔案工作打下堅實基礎，以解決新時期檔案工作發展中面臨的新問題。增強開發檔案信息資源的意識，滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需求，提高自身工作能力，不斷推進檔案事業的發展，更好的為社會服務。

四、現階段高校檔案利用存在的不足

1.檔案利用服務觀念滯后。受某些陳舊思想觀念影響，檔案利用工作只重視為內部機構和政府機關提供檔案利用服務，而不重視其他外部用戶的需求；檔案利用工作僅僅停留在等待利用者上門查詢，而不重視主動服務。

2.檔案利用內容單調。表現有兩方面：一是檔案內容單一，檔案館藏門類不全，以黨政、教學、財務類居多，而其它檔案門類不全，數量有限。在信息開發創新方面比較滯后，館藏檔案內容單調，特色檔案更是寥寥無幾。二是工作內容上，服務缺乏特色，無法滿足檔案用戶不斷增長的需求。

3.檔案提供方式落后，檔案利用率低。目前，高校檔案利用基本上實行紙質檔案與電子檔案共存的“雙軌制”。電子檔案的建立和網絡技術的發展，為服務方式的創新提供了條件，但由于種種原因，檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高，嚴重影響了檔案的利用率。

綜上，高等教育的發展變革對高校檔案利用提出了更高、更新的要求，相信通過高校檔案人員的不斷努力，進一步更新觀念，創新思維，提升檔案利用的服務內涵，高校檔案必將實現其價值，對高校的改革發展產生巨大作用。

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