高校辦公室公文流轉工作的常見問題及對策分析

彭峰

摘 要：廣州航海高等專科學校是我國一所重要的培養航海專業人才的學校。本文結合學校辦公流轉過程中存在的問題，從完善信息系統、轉變思想觀念、加強人員素質等方面提出了提高校辦公室公文流轉質量的意見建議。

關鍵詞：學校 辦公室 公文流轉

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）03（b）-0218-01

廣州航海高等專科學校前身為創辦于1964年的交通部廣州海運學校，目前已經成為國際認可的合格的航海高等教育機構，是國內少數幾所直接申辦國際海員證的院校之一，一直以來，學校以服務國家航運事業發展為己任，為航運系統培養了大批優秀人才，已為社會輸送各類人才4萬余人。學校辦公室作為辦理學校日常工作的重要機構，每日接觸到大量的文書文件。公文流轉作為高校行政機關對公文進行收文、分類、編號、登記、擬辦、傳閱、承辦、查處、立卷、歸檔的過程，極大地影響著學校辦事效率的高低，是學校管理規范程度的重要標志。為此，我校專門制定了《學校文公處理辦法》等一系列相關管理辦法，極大地規范了學校黨政公文處理工作，確保了公文流轉的規范化、制度化、科學化，提高了公文質量和工作效率。但在實際的工作中發現，在公文流轉的實際運行中，依然存在著這樣那樣的問題，影響了辦公效率的進一步提升。

1 當前廣州航海高等專科學校辦公室公文流轉的現狀及存在的常見問題

近年來隨著信息技術的不斷進步和學校辦學條件的好轉，OA系統得到了極大的普及，促進了學校公文流轉的高效快捷，我校也針對自身的工作實際，建立了相關的辦公系統，方便的師生和院系之間的公務流轉。但隨著高校內部人員的不斷調整和相關資源的整合，日常的公務流轉工作出現了許多不和諧的因素，影響了辦公室效率的提高。

1.1 信息系統使用不經常，效率不高

OA系統能夠極大地提高辦公室的辦事效率，能夠更為規范的進行文書管理，節省文書流轉時間，提高辦事效率。近年來我校也多次進行相關業務技能的培訓，以期望能夠使OA系統得到普及。但從現實的情況看，隨著辦事人員的調整和辦公環境的改變，使得相關系統的使用率越來越低，甚至出現了閑置的問題。

1.2 信息系統設計不合理，使用受限

在公文流轉過程中，往往由于領導參加會議、出差等原因使得公文流轉處于半停滯狀態，有的文書本可以高效運作的卻因為領導、辦事人員不在位，影響了流轉速度。而在系統設計中，受到保密、權限等因素的影響，對這方面考慮的不足，而對于領導來講，由于在電子簽名、計算機使用技能等方面因素的制約，降低了使用效能。

1.3 流轉程序執行不規范，效益低下

受到傳統觀念的影響，公文流轉過程中許多環節還不能適應新時代的要求，影響流轉的效益。一是書寫規范程度不夠。辦公室在文書書寫環節對各院系的指導不夠，公文內容表述不清、要素缺失、標題不規范等問題時有發生，許多文書不得不一而再，再而三的翻工；而就辦公室自身情況而言，個別工作人員責任心不強，對文書的相關規定了解不透徹，也極易出現這樣那樣的問題；二是文件呈送不規范。有的單位直接跳過校辦公室將公文呈送領導，給辦公室工作造成被動；有時在呈送階段，部分單位對公文處理結果反饋不及時，影響公文流轉效率；三是歸檔方式。在對公文歸檔管理階段，依然要采取紙質文件的存檔，而對于電子檔案由于在圖章、字跡等方面難以辨別，只能充當輔助手段，既增加了工作量，也不便于文件的查閱、管理。

2 提高校辦公室公文流轉質量的對策分析

針對當前校辦公室公文流轉過程中存在的問題，本人認為應當著重從以下幾個方面做好工作，規范高效公文流轉工作，提高辦公室工作效率。

2.1 完善系統建設，提高適用性

進一步完善OA系統建設，充分利用當前移動通信技術等最新的科技成果，提高系統的使用率。一是簡化系統操作。針對當前系統使用過程中存在的系統操作復雜，文書傳閱過程繁瑣的弊端，要進一步簡化系統操作流程，方便用戶使用；二是建立實時通信。充分利用移動實時通信技術，建立簡便使用的手機操作軟件，利用智能手機小巧、快捷的特點，使領導能夠隨時了解掌握各類文書的情況，特別是利用指紋辨別等手段，提高文書傳遞速度；三是提高保密效果。針對當前電子簽字、電子印章使用不便的問題，進一步加強系統保密建設，提高系統使用效率和質量。

2.2 加強認識，轉變傳統觀念

公文流轉的重要作用，要求辦公室以及相關人員必須要加強認識，轉變傳統的觀念，切實提高公文流轉工作質量，規范校辦公室工作秩序，提高辦公效能。一是加強對公文流轉規范性的認識。要切實認清公文流轉規范性的積極作用，各級負責人要從自我做起，加強自律，以身作則，規范公文流轉程序、方式、手段，特別是對上級的指示、通知，下級的請示、報告等文件，要嚴格按照流轉規程，不越級、不越位；二是加強對公文流轉新手段的認識。充分認識到辦公自動化系統的發展趨勢，積極倡導和鼓勵相關人員和單位使用辦公系統，特別是要通過改善系統結構、簡便操作方式等方法讓領導能夠帶頭使用向系統，從而加強OA系統的使用效能；三是加強對公文流轉制度建設的認識。進一步規范公文流轉的流程建設，健全辦公室公文流轉的細則，提高可操作性，杜絕出現人走制度散的現象。

2.3 提高人員素質，提升效益

高校辦公室人員流動性強、日常業務多，許多人員是由所屬院校借調而來的人員，他們熟悉學校相關專業，對審核有關教學、科研內容等方面的公文有很大的幫助，但卻缺乏基本的辦公室業務知識，影響了公文流轉的效率。對此，一是要加強日常的業務培訓，結合工作任務，使其能夠在工作中盡快適應和滿足公文流轉的相關要求，熟悉各種制度的要求，從而提高管理水平；二是進行專項培訓，定期組織校辦公室人員和下屬單位的人員進行專業培訓，采取外聘人員授課、內請領導講解等手段，提高工作人員的實際操作水平；三是注重提高新進人員能力，定期組織對新進人員的制度培訓，保證其熟悉公文格式、流程程序，確保工作規范化、科學化水平。

參考文獻

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