淺析高等職業(yè)院校學生檔案管理

何瑤

【摘 要】目前高等職業(yè)院校學生檔案管理日趨規(guī)范，但依然存在很多亟待解決的問題，探索研究新形勢下高等職業(yè)院校學生檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實意義。本文從高等職業(yè)院校學生檔案管理的特征入手，分析了存在的主要問題，并提出了針對性的對策。

【關鍵詞】高等職業(yè)院校；學生檔案；問題；對策

高等職業(yè)院校學生檔案是學生在校期間學習、工作、生活以及參加各種社會實踐的真實歷史記錄，它全面地反映了學生在校期間德、智、體以及家庭、社會關系、經(jīng)濟等方面的狀況，是學生從學校走向社會的個人成長記錄，是學校考察、培養(yǎng)、教育和管理學生的原始資料，是學生就業(yè)以及今后各級組織選拔、任用和考核人才的重要依據(jù)，是工作后干部人事檔案形成的基礎。因此，認真做好高等職業(yè)院校學生檔案管理不容小視，探索研究新形勢下高等職業(yè)院校學生檔案管理工作意義重大。

一、高等職業(yè)院校學生檔案管理的特征

高等職院校學生檔案除具有高校大學生檔案的特點外，還具有以下特征：

（一）來源復雜多樣

一般而言，本科院校的生源主要來自統(tǒng)考統(tǒng)招的高中畢業(yè)生，而高等職業(yè)院校的生源則比較復雜，既包括參加普通高考和高職單招錄取的普高生，還包括五年一貫制學生和職高、技校、中專的對口生，他們?nèi)雽W時渠道多樣、學業(yè)程度參差不齊，諸多的差異決定了高等職業(yè)院校學生檔案的復雜多樣性。

（二）重視體現(xiàn)技能水平材料的歸檔

高等職業(yè)院校主要培養(yǎng)在生產(chǎn)、建設、服務與管理第一線需要的高素質(zhì)技術技能人才，這就決定了其學生檔案除了記載學生在校期間的學習、工作情況材料以及黨團材料外，還要特別注重記載能體現(xiàn)學生技術技能水平的相關材料，如職業(yè)技能鑒定材料、參加國家、省市級、校級職業(yè)技能大賽的獲獎材料、頂崗實習報告及實習單位鑒定材料、參加社會實踐活動材料等。

（三）存放周期較短

高等職業(yè)教育的學制一般為二至三年，與普通本科教育相比，學制較短，這使得學生檔案的存放、保管周期也較短、流動性較強。

二、高等職業(yè)院校學生檔案的歸檔范圍

高等職業(yè)院校學生檔案歸檔材料主要涉及學生在中學階段和高等職業(yè)教育階段個人經(jīng)歷、政治思想、學業(yè)狀況、工作能力、獎勵與處分、身心健康、誠信記錄等方面的材料，歸檔范圍具體如下：

（一）中學階段及報考高等職業(yè)院校時形成的材料

中學階段的主要材料，一般包括畢業(yè)生登記表、學籍卡、成績登記表、健康記錄卡、家庭情況調(diào)查表、社會實踐登記表、體育合格登記表、黨團材料、表彰資料及其它歸檔材料；考生報考材料，主要包括報名登記表、志愿表、政治思想品德考核材料、身體健康狀況及體檢材料、按政策規(guī)定可降分或優(yōu)先錄取的考生登記表及證明材料等。

（二）高等職業(yè)教育階段應歸檔的材料

主要有入學體檢表、學生登記表、高等學校畢業(yè)生登記表、學習成績單、實習鑒定、畢業(yè)設計（論文）成績評定、技能鑒定、黨團材料、獎懲材料、學籍異動材料、就業(yè)報到證、畢業(yè)體檢表、誠信記錄卡、心理健康檔案及其它可供參考有保存價值的材料。

三、高等職業(yè)院校學生檔案管理存在的主要問題

（一）檔案意識不強

一是學生檔案工作人員對檔案工作認識不夠，責任心不強，管理不規(guī)范，歸檔材料不全；二是學生缺乏檔案意識，主要表現(xiàn)在：填寫歸檔材料不認真，信息不完整，字跡潦草，甚至使用圓珠筆，造成檔案材料質(zhì)量不高；畢業(yè)生檔案意識淡薄，不關心自己的檔案，人檔分離現(xiàn)象嚴重。

（二）缺乏專職人員

學生檔案管理人員配備未得到足夠重視，多數(shù)高等職業(yè)院校沒有配備專職學生檔案管理人員，此項工作多數(shù)由學生工作部（處）工作人員兼管。由于學生工作部（處）本來工作任務就很重，壓力很大，所以兼職管理員不可能有充足的時間和精力管好、用好學生檔案。

（三）制度不健全，管理不規(guī)范

目前，一些高等職業(yè)院校沒有制訂本校的學生檔案管理相關制度，對學生檔案管理人員的職責、學生檔案的歸檔范圍、學生檔案的傳遞、利用等沒有具體的規(guī)定，造成管理很不規(guī)范。管理人員一般都是在學生入校時收集，在學生畢業(yè)時突擊整理，完成傳遞任務。

（四）歸檔材料不完整，質(zhì)量不高

一是中學階段的檔案材料殘缺不全，甚至連中學階段最原始、最基本的紙質(zhì)學籍檔案材料都沒有，還有一些檔案材料根本沒有密封而直接由學生本人帶到錄取學校，自帶檔案使得檔案的遺失、私自拆封等問題出現(xiàn)，難以保證其完整性和內(nèi)容的真實性。二是一些高等職業(yè)院校沒有明確學生檔案的歸檔范圍及相關要求，歸檔材料較少，甚至連一些反映學生在校期間政治思想、學習狀況、生活經(jīng)歷及能力水平的基本材料都未作歸檔要求；有一些由學生個人填寫的材料，二級院系、輔導員（班主任）、班支委等提供的鑒定意見，也往往只是簡單的幾個字，如“同意”、“情況屬實”等，檔案材料顯得很單薄、粗糙。此外，一些學校基于學生就業(yè)方面的考慮，對于學生違規(guī)違紀受到相應處分的材料并未歸入學生檔案。這些都讓學生檔案的利用價值大大降低。

（五）管理手段落后

目前，高等職業(yè)院校學生檔案管理基本上采用的還是傳統(tǒng)的手工操作式的方法。近年來，隨著高等職業(yè)院校招生規(guī)模的擴大，學生檔案也隨之不斷增加，（下轉(zhuǎn)第59頁）

（上接第57頁）加上存放時間短、流動快、投寄單位多等特點，繁瑣的學生檔案工作完全靠管理人員手工操作完成，這種落后的手工管理方式不適應信息化的要求，嚴重制約學生檔案管理的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化進程。

（六）利用率較低

學生檔案應為學校相關部門、老師進行有效利用，實現(xiàn)檔案信息的價值。而事實上，在高等職業(yè)院校中，學生檔案從新生到校一直到大學畢業(yè)，在校期間很少被利用過，如此豐富的學生檔案資源被擱置，沒能很好地發(fā)揮作用。

四、新形勢下高等職業(yè)院校學生檔案管理的對策

（一）加強宣傳，提高學生檔案意識

高等職業(yè)院校學生檔案管理工作人員應在新生入校時利用各種形式對學生做好宣傳教育工作，增強學生的檔案意識。在檔案形成中要求學生對自己的履歷表格認真規(guī)范填寫，不擅自更改姓名、出生日期，保證個人檔案的完整性、準確性、連續(xù)性。在畢業(yè)時妥善處理自己的檔案，遵循“檔隨人走”的原則，對已落實工作單位的，檔案由學校通過機要部門并按照就業(yè)協(xié)議書上檔案投寄地址、單位寄出；畢業(yè)離校前仍未落實就業(yè)單位的，根據(jù)有關規(guī)定進行辦理。另外，學校應對教職工進行宣傳教育，使各部門都能充分認識學生檔案管理工作的重要性，主動配合檔案管理部門做好檔案的收集、歸檔工作。

（二）建立健全學生檔案管理制度

高等職業(yè)院校應盡快制定本校學生檔案管理的辦法和實施細則，建立健全學生檔案的收集、歸檔制度，使學生檔案在收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用以及安全保密等各個環(huán)節(jié)都有法可依、有章可循，實現(xiàn)學生檔案管理的動態(tài)化、標準化、規(guī)范化、科學化，確保學生檔案材料的齊全、完整和安全，充分發(fā)揮其利用價值。同時，要配備專職人員，明確崗位職責，做好學生檔案的管理工作。

（三）豐富學生檔案內(nèi)容，提高學生檔案質(zhì)量

主要是重視兩個方面材料的歸檔：一是學校要將學生誠信的相關材料納入歸檔范圍，建立學生個人誠信檔案，記載學生在學習、生活、經(jīng)濟、擇業(yè)、工作等方面的誠信情況。這也是加強學生誠信教育的有效途徑，有利于督促學生重視信譽，維護個人信用，同時，也為用人單位培養(yǎng)、選拔人才提供參考。二是在學生檔案中增加心理健康材料，建立學生心理健康檔案。

（四）重視實踐活動材料的歸檔

高等職業(yè)院校主要是培養(yǎng)高素質(zhì)技術技能人才，這就決定了其學生檔案必須要注重收集能體現(xiàn)學生技術技能水平的相關材料。目前，高等職業(yè)院校學生檔案內(nèi)容簡單，能反映學生個應用實踐能力的信息很少，在這方面需要學校要加強管理和引導。

（五）加快學生檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用率

面對高等職業(yè)教育招生規(guī)模不斷擴大，學生檔案數(shù)量逐年增加，以及新形勢下檔案管理信息化建設的要求，學生檔案管理人員要大膽探索，在遵循檔案工作的客觀規(guī)律基礎上，結合高職教育的特點，并充分利用新技術、新手段，建立高職院校學生檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學生檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，形成紙質(zhì)檔案與電子檔案相結合的學生檔案管理模式，提高檔案利用率。