大數據技術時代檔案信息管理思維與方式的變革

魏亞盟

【摘要】隨著社會的不斷進步和現代網絡信息技術的快速發展，大數據技術時代已然來臨，給我國傳統檔案管理模式帶來了新的機遇，推動了檔案管理模式的信息化轉型與升級。本文基于大數據技術時代檔案信息管理工作中涉及的新技術，圍繞現階段檔案信息管理工作中面臨的挑戰，對如何有效應對檔案信息管理在大數據技術時代的思維和方式等方面的變革展開探討與分析。

【關鍵詞】大數據時代;檔案信息;管理思維;管理方式

隨著網絡信息技術的快速發展，當前時代已經進入了大數據技術時代，大數據、云計算等網絡信息技術的應用已經逐漸滲透到了社會的各個領域，檔案信息管理模式也因受到了新技術的影響而面臨管理思維和方式的變革，推動傳統檔案信息管理工作的理念、目標和執行手段發生轉變，對檔案信息管理事業的現代化建設和長遠發展具有重要意義。

一、大數據技術時代檔案信息管理所涉及的新技術

（一）人工智能技術。人工智能技術作為計算機科學研究方向的一大重要分支，是新時代世界三大頂尖技術之一，其目的在于利用機器來代替人類完成智能工作，主要研究領域包括機器人、圖像識別和語音識別等，“文本挖掘”這一重要人工智能技術在現代檔案管理信息化建設中的應用，推動檔案信息管理工作更加便捷智能。

（二）數據處理技術。數據處理技術作為現代檔案管理中的重要環節之一，其在檔案信息管理工作中的重要作用體現于通過應用計算機軟件程序和設計特定的算法和模型，將傳統的紙質檔案信息電子化和數字化，將大量的檔案信息轉化為數字儲存起來，既便于檔案管理人員快速采集和加工檔案數據，又有利于不同單位之間的檔案信息資源實時共建與共享，幫助檔案管理工作向系統化和自動化的方向不斷升級和發展。

二、大數據技術時代檔案信息管理面臨的變革

（一）管理思維的變革。檔案信息管理人員的管理思維對于檔案資源的管理、開發和利用有著至關重要的決策作用。隨著科學技術的進步與發展，現階段社會正處于大數據技術時代，計算機技術和網絡信息技術在檔案信息管理工作中的應用越來越廣泛，檔案資源的整理、分類和歸納等業務工作也不再局限于文字館藏，同時，檔案資源的數字化、電子化和信息化也突破了傳統檔案管理的鑒定和整理思維范疇，使得傳統的檔案管理學邏輯思維受到了一定程度的沖擊。

（二）管理方式的變革。大數據、云計算等互聯網信息技術在檔案管理工作中的逐漸應用，使得檔案信息資源的主動利用變成了可能。檔案管理工作人員可以利用人工智能技術快速準確地從海量繁雜的檔案信息中提取到有價值的數據，同時加強了不同部門和社會群體間檔案信息資源的聯系，打破了傳統檔案信息管理模式中檔案信息數據被孤立和簡單化的桎梏，在大量的“死檔案”中提取出更多可利用的“活信息”。

三、面對檔案信息管理思維和方式變革的應對策略

（一）檔案管理人員應與時俱進樹立大數據觀和大服務觀。隨著網絡信息技術的快速發展與普及，檔案信息管理工作人員面對大數據技術時代的來臨，應與時俱進轉變傳統的管理理念，拓寬對于檔案管理的概念理解，從大數據、云計算和人工智能技術等信息科學中學習和汲取新時代檔案管理信息化建設的養分，完成從以保存和檢索為主的被動的傳統檔案管理服務理念，到主動服務于客戶需求的理念轉變，利用大數據技術充分挖掘客戶檔案數據并尋找有利用價值的信息，真正做到實現檔案信息的價值。

（二）利用人工智能技術實現對檔案信息資源的快速整理。隨著人工智能技術的快速發展與應用普及，檔案信息管理工作的智能化程度大幅提高，突破了傳統檔案信息管理工作中紙張和空間媒介載體的桎梏，通過結合現代計算機技術和網絡信息技術，在數據網絡中輕松實現對于檔案信息資源的收集、分類、儲存、檢索和分析等一條龍業務完成檔案管理流水工作，比如通過人工智能的“文本挖掘”功能實現在復雜繁多的檔案資料中快速采集和獲取需要的有價值的信息資源，大大減輕了檔案管理人員的工作難度，同時也在一定程度上避免了人為產生的失誤，使檔案信息資源的整理更加快速和便捷，有效提高了檔案管理的現代信息化建設水平。

（三）大數據技術時代加強檔案信息數據資源的共建與共享。在大數據技術時代，通過大數據、云計算等先進的現代網絡信息技術將海量繁雜的檔案信息資源數字化儲存，并從其中提取有利用需求和價值的數據，可以通過數據的網絡傳遞來實現各部門間和各社會群體間檔案信息資料的快速傳遞，并加強檔案資源互通分享的橫向聯系，真正實現“讓數據多跑路，群眾少跑腿”。通過大數據技術實現檔案信息資源的共建與共享，能夠使檔案信息管理工作更加公開透明，有助于各單位之間的互相監督。同時，還應加強檔案信息數據傳遞過程中的網絡安全保障工作，并保證檔案管理所用相關設備的定期維護，以充分支持現代檔案信息管理的信息化建設工作順利進行，從而確保能夠爭取最大化實現檔案信息管理的社會價值。

（四）利用數據挖掘技術以實現對檔案信息的充分開發與利用。現階段，我國檔案信息管理工作已實現基本的網絡化和自動化建設，大部分檔案信息管理部門配備了專業計算機軟件和硬件，能夠通過建立對應的檔案管理網絡信息操作系統或平臺來完成檔案信息數據的整理和分析，并實現針對有價值信息的“點對點”數據挖掘，為檔案管理業務工作的有效開展提供了大量具有重要參考意義的數據和信息資源，為我國檔案信息管理工作中檔案資源的優化整合以及提高檔案管理服務質量等方面提供了十分關鍵的大數據技術支持。為了進一步優化提升檔案管理中的數據挖掘技術，對檔案數據進行更深層次的處理與分析，相關計算機技術專業部門需要協助檔案管理部門設計和完善算法和模型，做好更具有導向性和針對性的特定數據的采集、分類、總結和分析，深度提升檔案信息資源的實際利用率和管理工作效率。檔案信息管理部門通過應用最新類型的數據挖掘技術，能夠突破受傳統管理模式限制的快速定向的檔案信息數據的開發和利用，進從而一步提高現代檔案管理工作服務的主動性。

四、結束語

大數據技術時代已然來臨，大數據、云計算和人工智能等網絡信息技術在檔案信息管理工作中起到了越來越重要的作用，檔案信息管理工作部門因受到新技術的影響而面臨管理思維和方式的變革，檔案管理人員應與時俱進樹立大數據觀和大服務觀，通過人工智能技術實現對檔案信息資源的快速整理，加強不同部門和社會群體之間的檔案信息數據資源的共建與共享，利用數據處理技術對檔案信息資源進行“數據挖掘”，以實現檔案真正價值的充分開發與利用，對檔案信息管理事業的現代化、信息化建設和長遠發展具有重要意義。

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