企業(yè)檔案的電子管理探析

印文凈

引言：隨著電子技術的不斷發(fā)展，越來越多的電子技術開始被應用于企業(yè)的檔案管理中。通過電子管理，可以利用各種電子設備和技術，將企業(yè)傳統(tǒng)的紙質檔案進了合理的轉換，使之更利于保存和使用。本文，我們即從檔案電子管理的含義入手，分析企業(yè)檔案電子化管理的作用，以及目前我國企業(yè)檔案管理電子化的現狀及問題。并積極尋找可行措施來加強企業(yè)檔案電子化管理。

電子管理是對企業(yè)檔案管理的重大改革，代表了企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向。企業(yè)在日常生產經營過程中，會形成大量的檔案資料，這些檔案對企業(yè)的發(fā)展和進步至關重要，需要予以妥善的管理。但是，傳統(tǒng)的檔案管理辦法較為繁瑣、復雜，檔案管理人員的工作壓力較大， 且檔案管理的具體效果不盡如人意，也導致大量寶貴的企業(yè)檔案資源無法得到充分的利用，造成了極大的資源浪費。但是，電子管理的出現，極大的推動了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展，對企業(yè)來說意義重大。

一、對企業(yè)檔案電子化管理的認識

1、企業(yè)檔案電子化管理的含義。企業(yè)檔案的電子管理指的是利用各種電子設備和技術，對企業(yè)的各種紙質的檔案資料進行合理的篩選和處理，并將大量的檔案轉換成可以被計算機軟件識別的信息，從而有效提高企業(yè)檔案管理的效率和效果，并極大的方便了大家對檔案資源的利用。

2、企業(yè)檔案電子化管理的作用。（1）利于保管，降低管理成本。統(tǒng)的紙質檔案在報關的過程中容易遭到各種人為和自然的損壞，企業(yè)在經營過程中還會積累大量的檔案資料，需要占用較大的空來進行保存，無形中也會增加企業(yè)的經濟負擔。但是對企業(yè)檔案進行電子化管理，只需要輕便小巧的載體便可以將企業(yè)的所有檔案資料保存起來，很好的保管了企業(yè)的各種寶貴的檔案資料，方便長久存檔，并且占用的設施和空間都很小，有效的降低了管理成本。另外，對檔案資料進行備份和復制也會十分方便。（2）便于開發(fā)利用。對企業(yè)檔案進行電子化管理之后，企業(yè)可以更好的對 檔案資源進行開發(fā)和利用。在 實現電子化后，利用網絡，企業(yè)可以十分方便的對檔案進行管理，工作人員也可以隨時 通過網絡進行查閱、下載，極大的簡化了管理程序，提高了管理效率。例如，企業(yè)的技術人員如果需要進行技術革新，便不需要再跑到檔案室花費大量的時間查找資料，而只需要通過網絡進行檢索，并下載相應的工藝包，即可開始自己的技術設計工作，十分方便快捷。

二、我國企業(yè)檔案管理電子化的現狀及問題

我國的許多企業(yè)從 20 世紀90 年代初便開始積極地嘗試對自身的檔案進行電子管理，經過長期的努力和實踐，取得了一定的效果，但也存在一些不容忽視的問題。

1、認識問題。一些企業(yè)的檔案管理人員對檔案電子管理的認識不夠深入，片面的認為電子管理就是簡單的利用各種電子設備，例如計算機和刻錄盤等進行管理，對電子管理的具體流程和作用認識不夠。

2、應用不深入。目前，雖然許多企業(yè)都在積極的利用電子管理對自身檔案資源進行管理，但大多只是在利用計算機簡單的處理檔案部門的一些文件和日常工作，或者僅限于輸入目錄。并沒有全面深入的將電子管理應用到 整個檔案管理部門的所有工作中，檔案的電子管理不夠深入，甚至是有名無實。

3、人員素質問題。就目前的實際情況來看，許多企業(yè)從事檔案管理工作的人員整體素質偏低，高級的專業(yè)技術人員，特別是具備檔案和信息管理才能的復合型人才嚴重缺乏。一些年齡偏大的工作人員甚至不具備足夠的計算機操作能力。許多工作人員不了解檔案電子管理的具體要求，實際管理工作效果較差，效率較低，嚴重影響到企業(yè)檔案電子管理的進程。

4、數據系統(tǒng)問題。數據系統(tǒng)問題是企業(yè)檔案電子管理的一個較為突出的問題。因為缺乏一個完整的數據檔案系統(tǒng)，所以不少企業(yè)的檔案電子管理都較為雜亂無章，缺乏系統(tǒng)性，漏洞百出，且不具備較強的兼容性，實用性也較差，無法實現檔案資源的共享。

三、加強企業(yè)檔案電子化管理的措施

1、提高認識，重視檔案電子管理。企業(yè)首先要提高認識，重視檔案電子管理。企業(yè)的大量檔案資源可以為企業(yè)的發(fā)展提供參考，并且有可能會受到自然災害和人為破壞的影響。所以，企業(yè)要積極通過檔案電子管理來 提高檔案的安全性，并大力推進企業(yè)的檔案電子管理進程。因此，要把檔案電子管理作為企業(yè)日常工作中的一個重要組成部分進行安排和組織，認識到檔案電子化管理對企業(yè)的重要作用，并在整個企業(yè)內部加大對檔案電子管理的宣傳力度，提高全體員工，尤其是檔案管理部門工作人員的認識。

2、加強對檔案管理工作人員隊伍的建設。針對目前企業(yè)從事檔案管理工作的人員整體素質偏低，專業(yè)技術人才缺乏的情況，企業(yè)要積極的采取措施，加強對檔案管理工作人員隊伍的建設。首先，企業(yè)要積極的進行人員調整，選拔一批精通檔案管理，且具有較高的電子技術水平的年輕人參與到企業(yè)的檔案管理工作中。對于在職的工作人員，也要注意定期進行相關的知識和技術培訓，不斷提高工作人員的整體素質和水平，保證企業(yè)檔案電子管理工作的順利開展。

3、加強硬件建設。為了保證企業(yè)檔案電子管理工作的效果，企業(yè)要積極的加強硬件建設。企業(yè)可以積極地投入充足的資金，為檔案管理部門配備各種日常必需的電子設備，例如計算機和服務器以及各種數碼硬件等，為案電子管理工作打造堅實的硬件基礎。另外，企業(yè)還要注意順應時代的發(fā)展，并結合檔案事業(yè)的變化，不斷引進最新的技術和設備，促進企業(yè)檔案管理水平的提高。

4、建立數據庫。企業(yè)可以建立數據庫，對大量的電子檔案資源進行統(tǒng)一的收集和管理，提高管理工作的兼容性和實用性，更好的法實現企業(yè)檔案資源的共享。同時要注意進行必要的安全防護，保證企業(yè)檔案資源的安全。

5、建立管理制度。為保證企業(yè)檔案電子管理工作的效率和質量，企業(yè)可以積極的制定詳細的管理制度，對每個管理部門的具體職責進行嚴格的規(guī)范。例如，對各個部門電子檔案的內容、格式以及上傳時間等進行明文規(guī)定。并制定考核制度，定期進行檢查和評比。并制定獎懲制度，按照評比的具體結果對具體部門和個人進行獎罰。從而維護企業(yè)檔案電子管理工作順利高效運行。

結語：

總之，對企業(yè)的檔案資源進行電子管理，可以有效的推動企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。降低企業(yè)檔案管理的成本，并提高管理工作的效率和質量，對企業(yè)來說具有深遠的意義。

參考文獻

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（作者單位：中國能源建設集團鞍山鐵塔制造總廠）