新形勢下高校檔案管理的創新策略

張根連

引言：隨著信息化社會的不斷發展和完善，高校檔案管理工作也面臨著一系列的挑戰，新形勢下高校檔案管理工作也需要與時俱進，加大創新力度。高校檔案管理工作是高校事業發展的重要工作之一，特別是高校的檔案管理錯綜復雜，更要講究管理上的方法與創新工作。本文主要從四個方面進行創新策略構建，一是高校檔案信息的數字化建設，二是高校檔案管理的信息化建設，三是高校檔案管理的文檔一體化建設，四是加強檔案信息資源的全面整合。

隨著我國高等學校招生規模的不斷擴大，高校檔案的數量出現了大幅度的增長，高校檔案管理工作面臨著巨大的挑戰和壓力。在計算機技術和數字技術的發展背景下，高校檔案的記錄載體和錄入方式等都發生了很大的改變，高校檔案管理工作的方式方法更需要進行策略創新。在新的時代背景下，高校檔案管理工作如何實現現代化建設，提高其服務學校建設和社會發展的重要職責，是我們當前需要深入研究的問題。

一、高校檔案信息的數字化建設

高校檔案是對高校教學科研、學校管理工作的記錄，其本質是對上述內容的信息描述，而進行檔案信息的數字化建設，則要不僅要考慮到檔案的信息屬性，更要高度重視檔案的數字化載體建設問題。加強高校檔案信息的數字化建設，根本是實現了檔案信息的記錄載體創新，回顧檔案記錄載體的發展路徑，主要從甲骨、金石、竹簡，最后進行到了當前主要存在的紙質媒介。然而，傳統的紙質媒介記錄檔案信息的弊端逐步體現出來，比如錄入工作通常是人工抄寫，需要花費較大的物力、人力，而且在這種高強度的勞動面前，檔案信息管理的準確性也容易受到影響。此外，紙質媒介的物質屬性特殊，即紙張易黃、易粘、易脆。在這種背景下，數字化檔案信息的載體形式得到重視，而且其有效的克服了傳統紙質檔案的不足之處，不僅僅是節省了寶貴的人力、財力和物力，而且大大提高了檔案管理的效率，提高了便捷性。進行高校檔案信息的數字化建設，主要從三個方面入手，一是館藏檔案的數字化建設，二是對現行電子文件的收集歸檔，三是利用存儲介質建立專題的檔案數據庫。這幾種措施能有效完成高校檔案的數字化建設，通過一定的查閱平臺軟件，可以為用戶提供非常便捷的應用體驗。

二、高校檔案管理的信息化建設

加大高校檔案管理工作，需要加強對現有管理方式的創新，結合當前信息技術的大力發展，實施高校檔案管理的信息化建設成為一個較好的抓手和途徑。隨著教育教學改革的深入發展，各高校也在不斷深化教育教學改革，各種新的辦學模式不斷涌現，管理環節出現的新事物、新問題、新內容對檔案信息資源開發利用的速度和效率的需要越來越高，檔案信息資源的利用主體越來越多。在這種新形勢背景下，高校檔案管理工作人員更需要加強工作創新，更新工作觀點，提高創新水平和工作能力。而進行高校檔案管理的信息化建設則是當前高校檔案管理進行服務方式創新的重要體現。依靠高校檔案管理的信息化建設，可以有效提供檔案管理的服務效率，比如在其分類、查閱等比較繁瑣和復雜的工作中，高校檔案管理信息化可以發揮重要價值。通過檔案信息管理系統的建設，可以比較高效、及時、便捷的為學校檔案需求人員提供服務，而且能通過分類設置，有效滿足不同群體的檔案需求，從而有效實現檔案信息的資源共享。

三、高校檔案管理的文檔一體化建設

檔案管理的理論研究表明，實施檔案管理工作一體化是未來檔案管理發展的一個新趨勢，是當前高校檔案管理工作邁向現代化建設的一個重要機遇。根據文件生命周期理論可知，每一份檔案文件都有一個生命周期，主要是指從檔案文件的產生，到這些文件真正轉化為檔案保存，最后到檔案文件失去存在意義而逐步消失的整個發展過程。這一理論的基本含義可概括為是從現行文件到檔案是一個比較完整的運動周期，而這一整個運動周期所引其的特點和作用不同而區分為不同的運動階段，針對各個不同運動階段的特點，應采用相應的管理方式。根據文件生命周期理論，我們要充分發揮其在檔案管理工作中的實踐價值，有效提高高校檔案工作者的工作能力，通過把握好文件轉化為檔案全過程的規律及各個階段的特點和作用，以便更好更科學地開展對文件和檔案的管理工作。文檔一體化建設，并沒有全面否定各個不同運動階段的管理特性，而是要根據這些特點，充分應用到檔案文件的歸檔、立卷、和卷內目錄生產等不同流程中。

四、加強檔案信息資源的全面整合

為切實提供高校檔案管理的服務效率，提高對現有檔案信息資源的利用成效，需要我們切實加強檔案信息資源的有機整合，提高綜合利用水平。通過建立統一的分類原則，完成檔案信息“一條龍”服務系統，按照最大程度地方便廣大教職工利用檔案的原則，建立檔案“一條龍”服務，實現檔案服務透明、快捷、方便、高效的目的。進行檔案信息資源的有機整合，需要切實堅持三個基本原則，一是要實施統一業務領導制度，二是要建設統一分類管理辦法，三是要進行統一管理制度的規范，科學整合區域內不同領域的檔案資源。在進行統一業務領導方面，需要使用檔案資源流向調整、檔案資源分類歸屬等舉措，有效形成以檔案管理部門為主體、各主管部門配合的高校檔案資源建設監管體制，變專業檔案的多頭管理、分散保管為綜合檔案館的集中統一管理，最大限度地優化配置檔案資源。最后，對于檔案管理人員來說，更要始終堅持以人為本的服務理念，積極高效的滿足高校需求和社會用戶的個性化需求，切實發揮高校檔案管理的特殊服務功能。

五、結語

總而言之，伴隨著我國高等教育事業的迅速發展，提高高校檔案管理工作水平成為一個重要議題，加快高校檔案管理工作的現代化建設也是新時期對檔案工作的最新要求。檔案信息的數字化、信息化和檔案工作的網絡化以及檔案的一體化等，都是當前檔案管理的現代化探索。未來的高校檔案管理工作中，還需要不斷創新，加大工作力度，努力實現高校檔案管理工作的現代化、健康發展。

參考文獻

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（作者單位：吉林工商學院）