如何正確進行科技檔案信息資源的開發和利用

文/延長油田股份有限公司子長采油廠 閆雪茵

如何正確進行科技檔案信息資源的開發和利用

文/延長油田股份有限公司子長采油廠 閆雪茵

近年來，科技檔案的成長迅速，其數量之多、占有率之高、價值之重要，足以和占主導地位的文書檔案“平分天下”了，如果能對其進行科學管理和開發利用，將極大地促進社會生產力的發展。但一切的前提在于對科技檔案信息資源的了解。

科技檔案；科學管理；開發利用

一、引言

科技檔案是指人們在科技、生產活動中形成的由純業務性的科技文件材料轉化而成的檔案。檔案分為文書檔案、科技檔案、財務檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案，占比最大的主要是文書檔案。然而近些年來，由于產品、科研、基建、設備文字材料需求量日益增加，科技檔案的占比反而直線上升，有反超文書檔案的意味。本文主要對增強開發利用科技檔案的信息資源意識為出發點，力求完善科技檔案信息資源的管理和加強科技檔案信息資源的開發利用。

二、增強開發利用科技檔案信息資源的意識

（一）規章制度。規章規程是增強開發利用科技檔案信息資源意識的前提，也是企業內部的“法律”。當企業樹立了明文的規章制度要求企業員工收集開發管理完善科技檔案時，這意味著員工要執行企業內部規程，體現權責一致，獎懲結合，否則會受到管理者的批評或懲治。

（二）資金投入。加大資金投入也是加大重視的意思。科技檔案管理者在收集完善科技檔案的同時，要為其提供資金投入維護其正常運營。資金才是內部運作的首要力量，沒有資金空有口號，是無法將科技檔案的一體化運作起來的。而且當資金投入充足，也意味著管理者對開發利用科技檔案是重視的，這也能增強企業開發利用科技檔案信息資源的意識。

三、完善科技檔案信息資源的管理

（一）完善科技檔案開發。在做好收集管理科技檔案工作的同時，還要在完善和開發上下功夫。有一句話說得好：科學技術是第一生產力。書面上的一般的科技知識，在通過科學技術的使用后才會變成直接的生產力。以管理者的角度出發，通過樹立重視完善開發科學技術后，企業會從重視“量”轉變為重視“質”；對于員工來說，通過增強科技檔案信息資源開發完善的意識，貫徹落實學習科技檔案的先進技術，將其用于實際勞動生產當中，會逐漸積累從而完善科技檔案開發。

（二）普及檔案意識。檔案意識是指對檔案和檔案工作認識了解熟悉和掌握的思維，是完善科技檔案信息資源管理的一項重要內容。普及檔案意識類似普及法律知識一樣，在平時生活中潛移默化的宣傳，在聊天中普及。如果科技檔案意識在大多數人心中有一定的認識基礎，那么宣傳起來并不困難。眾所周知，檔案管理是有保密工作的，但是在不違反保密機制的前提下，部分科技檔案是完全可以進行宣傳傳播的，作為檔案管理者有義務去分門別類地整理可宣傳和不可宣傳的檔案，從而使得檔案信息資源開發利用工作能夠真正得到普及。

（三）科技檔案提供利用工作。完善科技檔案信息資源的管理的最終目的是使科技得到推廣。科技檔案最終的服務群體是用戶，我們要給用戶提供最佳的使用體驗感和持久的依賴度。那就需要不斷通過各個渠道收集檔案信息，更新最新的科技信息；提高科技檔案的實用度，經常做客戶調研和市場調研，了解市面上熱門的科技信息和用戶需要的科技檔案；給予“私人訂制”，通過私人調研，了解潛在客戶和現有客戶的需求，盡可能給每一個客戶最好的界面和使用感；最重要的是科技檔案的利用度要高。

（四）定期更新檔案維護工作。科技檔案具有時效性。在一段時間內某些科技檔案是處于加密保密狀態的，要在一定時間內發揮其作用。如今隨著社會日益發展和全球一體化進程的加快，科技檔案信息保密性時段不斷縮小，此時檔案管理者要有敏銳的眼光，了解什么時候可以公開檔案信息，有利于信息共享和信息一體化，完善科技檔案信息資源的管理。

四、加強科技檔案信息資源的開發利用

（一）科學管理科技檔案。管理工作是將集中起來的科技檔案按照其形成規律和內容、形式特點進行科學分類，系統排列和基本編目，方能實現庫藏科技檔案的科學組織和系統化。因此科學性的管理是不可或缺的一個環節。如何能科學地管理科技檔案呢？一是全面和多渠道地收集檔案，在收集到科技檔案以后要使用現代化的管理技術比如計算機等進行系統化的管理。現今科技檔案的數量和占有率日趨升高，全面和多渠道地收集檔案會使內容更為豐富；使用現代化技術進行檔案管理會降低人力物力的耗費并且避免不必要的疏漏。二是檢索工具的多樣化。由于科技檔案的全面性和多樣性，那么檢索工具必須根據實際情況而定。

（二）提高檔案管理人員的素質修養。檔案的管理人員是直接收集接觸和整理科技檔案的第一經手人，因此要加強科技檔案信息資源的開發利用，提高檔案管理人員的素質修養是必要的。檔案管理者的職責有以下幾點：負責對各類檔案的接收、分類、編目、編制、檢索工具進行科學的系統管理；開展檔案知識宣傳活動；積極做好檔案信息資源的開發，以提高工作質量和工作效率；做好文件資料檔案的保密和保管工作。當然，在日常工作的同時要定期進行培訓工作，讓其能全面地掌握現代信息技術等多方面的文化知識，方能提高自身素質修養。

五、結語

科技檔案信息管理工作日趨重要，我們通過增強開發利用科技檔案的信息資源意識和完善科技檔案信息資源的管理，從而加強科技檔案信息資源的開發利用，才是檔案管理的最終目的。科技檔案的發展意味著我國的科技文化知識需求增多，正確進行科技檔案信息資源的開發和利用，能促進社會生產力的發展。