對陜西高校新校區建設項目檔案管理工作的反思

摘要：本文介紹了陜西省檔案局、省教育廳、陜西省高教系統檔案學會聯合對陜西省高等院校的檔案工作及新校區建設項目檔案工作的檢查工作及檢查結果，對檢查中高校建設項目檔案工作暴露出的不足之處予以反思，并提出了解決辦法。

關鍵詞：高校；新校區；建設項目檔案；反思

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）43-0141-02

近幾年來，陜西省高等院校快速發展、辦學規模不斷擴大。新建校區成為不少高校發展壯大的重要戰略舉措，一大批大型建設項目不斷上馬。在新校區龐大的建設工程中，對于工程項目保質保量的安全建設、準時竣工驗收，順利交付日常管理使用、日后維修改建擴建，基建檔案資料都提供了及時、詳盡的第一手依據，起到法律憑證的重要作用。面對高校新校區建設項目檔案的歸檔工作中可能出現的不足之處，陜西省教育廳、檔案局先后于2010年和2012年對高校檔案工作進行了檢查。2010年12月8日，陜西省檔案局、省教育廳聯合發文《關于對部分高等院校新校區建設項目檔案工作檢查的通知》（陜教工秘辦〔2010〕5號）“2010年12月14日至17日，聯合檢查組對陜西師范大學、西北大學、西北政法大學、西安外國語大學、西安理工大學、西安工業大學、西安財經學院、西安郵電學院等八所院校新校區建設項目檔案工作進行了檢查”。陜西省高教系統檔案學會按照《關于開展高等院校新校區建設項目檔案工作專項檢查的通知》（陜檔聯發[2010]3號）的要求，于2010年11月中下旬對西安理工大學、西京學院等16所公辦、民辦高等院校新校區的建設項目檔案工作進行了預檢、抽查。根據陜西省教育廳2011年文件《關于開展貫徹〈高等學校檔案管理辦法〉工作情況檢查的通知》精神（陜教秘辦[2011]10號），受陜西省教育廳委托，陜西省高教系統檔案學會于2012年10月10日至12月31日，組成6個工作組，對陜西省78所各類高校檔案工作貫徹教育部、國家檔案局《高等學校檔案管理辦法》情況進行了檢查。

筆者作為陜西省高教系統檔案學會的成員有幸參加了部分院校的預檢、抽查工作。檢查中所檢查院校的各項規章制度健全規范，建設項目檔案符合基本建設類檔案歸檔的要求：大多都根據本單位具體情況制定了檔案實體分類方案和各項管理制度；有專職歸檔指導人員負責基建檔案的歸檔指導工作；按照統一的歸檔范圍和標準及基本建設的程序要求收集資料，基建檔案收集齊全、分類科學、整理較規范；部分院校新校區基建檔案雖處于預立卷狀態，一般都保管在工程項目的業主處；都設有兼職檔案員，在工程前期準備階段、施工過程中就注意收集基建資料，預立卷有目錄。在硬件建設方面，能做到防火、防水、防盜、防腐、防灰、防潮、防高溫、防蛀的“八防”措施，配備了計算機、打印機等必備辦公設施，檔案館（室）都設置專門的檔案指導室和檔案庫房、做到了庫房、閱覽、辦公“三分開”。

一、在預檢過程中發現的一些問題

1.有的高校檔案專職人員配備不足，人員更新多、變動頻繁。檔案專職人員的缺乏，嚴重影響基建項目檔案的歸檔工作。部分高校檔案管理人員基建檔案業務素質有待進一步提高。未嚴格按照《高等學校檔案實體分類法》中“JJ基本建設11綜合按單項工程設置類目”的規定，來指導基建項目的歸檔工作。新校區基建檔案的分類、組卷和編目不夠規范。有的高校檔案人員對《高等學校檔案工作規范》（以下簡稱規范）的理解有偏差、“吃得不透”。一般基建工程都經過立項、審批、征地、勘察、設計、招投標、環評監理、施工質檢驗收、竣工交付等階段，在這些階段中形成的文件材料會出現交叉互用現象，很難嚴格按“規范”中按單項工程項目設置類目的要求，對材料進行分類、組卷、編目，因此導致不同階段、單位工程之間歸檔文件重復使用現象較嚴重。部分基建檔案存在歸檔的工程文件不是原件，工程文件簽字蓋章手續不夠完備，竣工圖使用計算機出圖的復印件，不是藍圖，竣工圖無竣工圖章或竣工圖章簽字及設計變更填寫不夠齊全完整等問題。

2.不能全面有效地落實高校新校區項目建設檔案管理制度。由于建設工程資料的形成和收集分屬高校不同部門或勘察、設計、監理等不同單位。可喜的是，現在部分高校在招投標訂立合同時，已經在勘察、設計、監理、施工、大型設備購置等合同中對項目檔案歸檔范圍、要求進行了約定。

3.由于部分高校基建項目“先上馬、后補票”，造成審批手續或征地文件不齊全，致使部分項目立項審批文件和竣工驗收文件材料缺失，不能按時對上述文件進行收集、歸檔，形成歸檔文件材料不夠齊全完整。

二、對高等院校新校區建設項目檔案工作的幾點反思

1.堅決執行《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《陜西省檔案條例》等規章制度；按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《國家重大建設項目檔案驗收辦法》、《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》等有關規定，在制定符合本校校情的基建檔案歸檔范圍和流程的具體規定時，充分考慮自身特點。

2.加大宣傳力度，使各高等院校充分重視檔案工作。盡快解決高校檔案專職人員不足的問題。對歸檔指導人員尤其新上崗人員，提高其專業知識與業務技能水平。可采取不定期培訓的方式，舉辦專項檔案業務知識培訓班，從而進一步提升檔案人員業務素質，打造一支滿足學校教研工作要求、高素質的檔案專業隊伍。

3.由于《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》頒布于1993年11月，執行年代較早，與當下建設工程的發展現狀不相匹配：如“規范”中基本建設類檔案歸檔范圍中規定基建類目按“JJ11綜合、JJ12-1可行性研究、JJ12-2設計基礎、JJ12-3設計文件、JJ12-4工程管理文件、JJ12-5施工、JJ12-6竣工驗收、JJ12-7基建財務、器材管理、JJ12-8生產技術準備、試生產進行分類組卷”；而中華人民共和國建設部（建標[2002]8號文）于2002年1月10日發布了國家標準《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328-2001）（以下簡稱國標）。“國標”中工程文件可按建設程序劃分為“工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分進行分類組卷”；“規范”未包含監理文件歸檔內容等現象。對于“規范”與“國標”的差異在此不一一列舉。建議國家教育委員會協調建設部統一“高校檔案實體分類法”、“高校基建檔案工作規范”與“國標”的內容，使基層檔案工作人員有法可依，科學正確地分類組卷，完整準確地做好建設項目檔案歸檔工作。

參考文獻：

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