高職院校人事管理信息化探索

摘要：在信息化高度發展的時代背景下，高職院校正逐漸意識到在人事管理中引入信息化管理的意義和優勢，針對傳統人事管理的弊端，可以轉變傳統觀念，并建立規范可行的人事管理信息化制度，同時加強對專業人員的信息培訓，以期能夠為高職院校發展提供前進動力。

關鍵詞：信息化；人事管理；高職院校

中圖分類號：G717 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）32-0188-02

隨著國家對高職院校發展的不斷重視，對高職院校扶持力度的不斷加大，各高職院校之間的競爭空前激烈。其中，師資隊伍是決定高職院校能否在激烈競爭中取得優勢的“硬實力”，是高職院校得以生存、強大的根本。而與師資隊伍建設及維護息息相關的人事管理工作則顯得尤為重要。因此，人事管理水平的提高是學校獲得長遠競爭力的智力保障。在信息技術不斷發展的今天，如何利用先進的信息技術，提高人事工作效率，從而使高職院校在競爭中脫穎而出，成為各高職院校研究的話題。

一、高職院校實施人事管理信息化的現實意義

（一）高職院校人事管理信息化可以提高人事管理工作效率

前面說過，人事管理工作信息量大、涉及范圍廣，具有高度相關性以及時效性，傳統人事管理工作大部分依托管理人員自身經驗，經常面臨需要重復勞動的情況，因此，傳統人事管理工作十分繁雜且耗時。而實行人事管理信息化后，通過對人事信息的科學整合，采取信息化的管理手段，能夠幫助人事管理人員擺脫復雜而煩瑣的日常信息維護工作，從而節約了人事工作的時間成本，提高人事管理工作效率。

（二）高職院校人事管理信息化可以促進職能部門間信息整合與共享

高職院校的不同行政部門有其各自的信息數據管理方式，但因職能的差異，導致信息資源共享困難。而人事工作的復雜性、關聯性特點決定其工作的開展需要其他職能部門的配合并提供必要信息支撐。以往各部門間分散的管理方式容易造成人事信息采集不全面、誤差大、采集時間過長等情況的出現，增加了管理成本。而實行人事管理信息化后，可以實現人事信息管理端口與各職能部門、各系部信息管理端口的無縫對接，只需賦予各自有限制性的管理權限，就可以實現各部門、各系部對人事管理的某些功能模塊信息進行更新操作，既保證了人事信息的準確性、及時性，又能夠促進各職能部門間的信息整合與共享；不僅讓人事工作更加便捷，同時也讓相關部門不必因為一些人事數據而苦惱。

（三）高職院校人事管理信息化可以幫助領導提供決策依據

人事部門的重要職能之一就是利用人事部門掌握的信息，為學院領導層的戰略決策提供信息支撐和科學依據。實行高職院校人事管理信息化，利用信息化工具，針對大量人事信息數據進行準確處理和分析，能夠客觀、準確地反映教職工隊伍結構及動態變化，從而為學校領導的科學化戰略決策提供重要的依據。

二、高職院校人事管理信息化實施中遇到的問題

誠然，實行人事管理信息化對高職院校來說，具有深刻的理論和實踐意義，但是，在目前的應用過程中，仍然會出現以下幾個問題有待改進。

（一）缺乏對人事管理信息化的正確認識

在實行人事管理信息化的過程中，有部份學校由于缺乏對相關信息的了解和認識，片面主觀地認為人事管理信息化就是單一的用計算機代替人工，用電子表格代替紙質表格的過程。在實行過程中只注重購買相關硬件設備，而忽視了軟件的培訓，更沒有針對本校的實際情況對信息系統做相應修改和調整；有部分經濟條件較好的高職院校采取向相關軟件廠商定制管理信息系統的方法實行人事管理工作信息化，雖然可以通過與技術提供方溝通，結合本校實際進行開發，但由于雙方認知能力差異、開發團隊專業知識的欠缺、人事管理工作的復雜性等因素的多重影響，不可避免出現了人事管理系統并不能完全符合預期目標的情況。

（二）缺乏對人事管理信息化操作人員的專業技能培養

一方面，在許多高職院校中，只要涉及“人事”二字的工作，大多數人都片面認為人事管理信息化只是高職院校人事處的事情，人事處負責該項工作的人員的水平就代表了該高職院校人事管理信息化工作的水平。在此思想的作用下，所有信息采集、數據分析都由人事處相關人員進行。但由于高職院校結構設置中，人數少、工作任務重等特點，設置專員專項負責人事信息存在一定難度，導致人事工作量的增加，無暇進行人事管理信息化相關業務的學習、升級和創新。

另一方面，高職院校即使在各個職能部門均設置了人事管理信息化操作專員，但大多數只是初步掌握Excel、Word等辦公軟件，學校并沒有一整套專門針對該項人員操作技能的培訓內容。在實行信息化人事管理時，由于操作者能力參差不齊，容易導致數據收集、處理過程中出現錯誤，干擾最終結果的準確性，從而對領導決策產生不良影響。

（三）沒有形成科學的人事管理信息化制度體系

高職院校所購買、加入或者建立的職能性信息平臺普遍存在各自獨立于體系之外的特點，相互間的人事信息由于模塊設計、格式、統計方式的差別，使得人事信息無法直接共享和利用。以廣西某高職院校為例，學院各職能機構中涉及人事的信息平臺有通常包括：教務處的人才培養工作狀態數據采集平臺、學院辦公室的辦公OA平臺、財務處的財務工資系統等。就人事部門自身而言，由于一些軟件的應用是由上級主管業務部門決定，基于不同技術和應用模式，難以實現信息共享。例如：用于完成業務工作的職稱評定系統、工資管理系統、勞動工資報表系統、黨員統計系統等，都沒有進行信息共享的條件。系統資源沒有關聯性，共享困難，維護各個系統需要花費大量工作時間，同時容易導致信息錯誤、重復輸入等情況的出現，造成人力、財力資源浪費，導致從事人事信息管理人員的數據維護任務繁重，無法迅速對數據進行有效分析情況的出現。

三、高職院校人事管理信息化的幾點建議

（一）轉變傳統觀念

要從思想上轉變高職院校教職工對人事管理信息化的看法，使他們充分認識信息化管理對于學校發展的重要性。首先要不斷增強對信息化的認識，讓包括人事管理者在內的教職工主動依靠人事管理信息化平臺感受自動化處理的便捷。其次，要將人事管理信息化的成果當成提高工作效率的工具，讓管理者利用人事管理信息化的系統理念，進行自身部門業務的整合與設計，使得信息化真正有利于高職院校的發展。再次，高職院校的各級管理者應遵循科學發展觀，不斷轉變觀念，充分認識人事管理信息化建設的重要性，力求在各方面給予支持。最后，作為信息化管理的部門也要充分發揮自身的主觀能動性和創新性，認真做好信息化管理平臺的維護工作，為高職院校領導的決策和管理提供科學、準確、可行的參考信息。

（二）建立規范化的信息化管理制度

在進行人事管理信息化平臺建設時應該以信息化制度規范工作中的行為和方式為依據。制度的建立應涉及以下幾個方面。

1.明確各部門的人事管理信息化平臺管理權限。人事管理信息化的主要成果是構建人事管理信息化平臺，由于它是一套綜合性強、互動性高的人事信息維護與查詢平臺，為確保其準確性，最終的修改、維護、審查等管理權限應該歸屬人事部門，由人事部門根據各項人事模塊賦予諸如教務、財務、科研、系部等其他相關職能部門修改、報送、查找、搜索等權限，不賦予其對所有模塊的修改權，從而可以避免出現“數據集中導致維護任務也集中”的現象。這需要各個部門之間要明確各自的職責，維護好自己的功能模塊，并及時更新，最終由人事部門負責審核已經形成最終信息。

2.制定標準化的人事管理信息化平臺操作與管理辦法。在不同部門協同參與的互動平臺下，要用統一的操作方法進行標準化規范。比如獲得職稱的時間的格式，如不進行標準化規范，能夠有多種時間按日期的表述格式，會直接導致查詢功能失效。人事部門可以將已經成文的操作手冊發布在網絡或者OA辦公平臺，供教職工學習。只有制定標準化的人事管理信息化平臺操作與管理辦法，才能避免由于操作錯誤、格式問題等造成的時間成本的浪費，從而提高工作效率。

（三）加強對人事信息管理人員的培訓

在信息化的今天，信息技術升級換代的速度要遠遠超過人們的想象，作為高職院校信息化的重要組成部分的人事管理信息化，必須要隨著信息技術的發展而不斷更新、升級和創新。作為負責人事管理信息維護的人員，更加需要加強對人事信息管理的技術培訓，以提高其信息化管理的素質。只有每一位管理人員都能利用人事信息管理系統進行具體的人事業務的計劃、部署、實施以及管理，才能使人事信息管理系統的作用充分發揮出來，真正提高人事部門的辦事效率和服務水平。

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作者簡介：孫翔（1985-），男，湖南湘潭人，碩士研究生，助教，主要研究方向為教育經濟管理、人力資源管理。