淺析高校檔案信息化建設現狀及應用策略

摘要：21世紀是信息化時代。作為信息高度集中的高校檔案應加快檔案信息化建設以適應社會和高等教育的發展，積極開展檔案數據庫建設和網絡管理。高校檔案不僅是教學工作中重要的參考依據和經驗的結晶，也是學生在進入社會后工作、生活、學習的第一手資料，所以檔案管理工作是高校教育事業的一項重要的組成部分。建立高校檔案信息服務體系，強化檔案信息化意識，加快檔案信息化建設是當今高校檔案管理的必然要求。本文就通過對新時期高校檔案的管理建設工作存在的現狀進行分析和研究，針對如何積極探索高校檔案信息化管理的方式，促進高校檔案管理信息化程度進行分析和闡述。

關鍵詞：檔案管理；信息化；網絡化；信息服務體系

中圖分類號：G640？搖 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）47-0140-02

檔案信息化建設勢在必行。高校檔案工作與高等教育同步發展，而檔案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。高校檔案是高等學校在教學、科研、學生管理、后勤管理、資產管理及其他各項工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄。高校檔案工作面臨著新的挑戰。學校檔案對于學校推動教育教學改革、深化教育科研、創新人才培養模式、提高教育教學質量、提高管理效能、維護學校權益等起著不可替代的作用。做好高校檔案工作，可以更好地為高校教學、科研及師生和社會服務。衡量一所學校管理水平高低的因素有多種，檔案信息化即使其中之一。隨著經濟社會和高等教育的快速發展，高校檔案工作同時也迎來了新的發展機遇。

一、高校檔案信息化建設的現狀思考

1.高校檔案信息化建設的思想意識。一些高校領導在新形式下對檔案信息化建設的重要性缺乏應有的認識和足夠的理解，致使高校檔案網絡化程度不高，信息化建設雖有了一定的基礎，但機構設置、人員編制沒有到位。隨著高校檔案事業的發展，有些領導和師生員工的檔案意識得到加強，特別在高校經費普遍不足的情況下，高校檔案工作已步入規范化軌道，檔案在高校教學、科研中的重要作用逐步顯現。但是沒有有些學校卻沒有給予檔案部門必要的資金、物質和人才的支持，嚴重降低其在社會需求中的作用，沒有形成相應的信息化隊伍，直接制約著檔案信息化建設進程，沒有將檔案信息化建設列入議事日程。

2.高校檔案信息化建設的技術。有些高校聯網歸檔檢索查閱等還不太成熟，沒能形成一個有機的整體，信息化體系初見規模，有的還上了因特網，但在查閱過程中出現文件丟失等現象。有的高校關于檔案的收集、存儲、傳輸、發布、檢索和利用等大多數檔案工作還處于原始的手工操作與單機歸檔階段，造成文件流轉過程不規范，辦公效率低，文件和文字信息不能做到交流和共享，文件與檔案管理相對孤立。

二、高校檔案信息化建設的主要應用策略

1.強化檔案信息化思想意識。檔案管理者應轉變思想觀念，充分發掘其潛在的內容與意義，推動高校檔案信息化建設，檔案信息化建設需要用現代化信息技術的觀念、技術、設備、方法對檔案管理業務流程、管理模式進行重新整合和定位，絕不容忽視，可以確立主管領導負責制。要把現階段檔案信息化建設放到一個戰略的高度來看待，認真看待檔案現代化的進程。高度重視，認識到檔案信息化建設的重要性，保障檔案工作與校園數字化工作的同步發展，努力提高工作水平、工作效率和服務質量。樹立現代化檔案管理的意識，大幅度提高檔案館業務建設經費、專項經費，各級檔案工作者也要轉變傳統思維，確保檔案工作的建設需求，對檔案工作從人力、物力、財力上給予大力支持，尤其加大對檔案信息化建設工作的投入力度。

2.建設高質量的檔案信息數據庫。在數字化轉換過程中，進行數字化轉換，并做到齊全完整、真實有效。形成規范化、系列化的文字、聲像等檔案數據存入數據庫，還要同時做好自身館藏檔案機讀目錄建設。檔案信息資源建設是信息化建設的基礎和核心，要對原有館藏傳統載體檔案通過掃描、加工和處理。完善電子檔案管理規章制度。主要任務是按照《紙質檔案數字化技術規范》，強化檔案管理的標準化，將每年產生的歸檔文件目錄以機讀目錄的方式存檔，對正在形成的電子文件進行及時歸檔。

3.實現高校檔案管理現代網絡化。建設數字化檔案館。建立全校性標準化的檔案信息數據庫。作為高校信息資源服務中心的檔案管理部門，應該充分利用校園網，利用數據庫技術，從而形成檔案信息化服務的良性循環，整合信息資源。首先，做好檔案信息的收集、整理、管理、統計和利用服務工作，促進檔案信息化服務的良性循環，使檔案管理部門的管理者通過網絡可以共享收集到的檔案資料，通過手工著錄、掃描、數碼處理等方式有重點、有選擇地對紙質檔案、聲像檔案、實物檔案等館藏各類檔案數字化，實現檔案管理、利用網絡化，擴大數字信息資源總量，有效發揮校園網和辦公自動化的互通優勢，高校檔案部門要加強檔案信息資源建設。

4.加強檔案工作人員隊伍專業素質建設。在人才儲備方面。積極引進檔案管理專業人才和計算機專業人才，使之建立一支業務水平較高的專業隊伍。專業人才與技術人才要結合起來，高校方面要主動地引進人才。檔案工作者是檔案管理的主體，提高隊伍的整體水平，加強業務知識、科學技術知識以及管理操作技能的訓練，是為了適應檔案信息化建設的需要。各級領導應充分認識到檔案人才的重要性，共同致力于高校檔案事業的發展，要對本學校不同類型的管理人才進行專門的業務培訓，并且應對于檔案人才今后的發展給予較高的重視，如在職培訓、在職進修、攻讀學位、脫產進修、學術研討或觀摩考察等，使他們的知識結構及業務水平不斷地得到提升。此外，是否具備極強的業務素質和相關能力是搞好檔案管理工作的關鍵，高校檔案工作者應開展不同方式的繼續教育學習，加強檔案部門的人才儲備。

切實做好相關工作，對全國高校檔案今后的發展起積極的推動作用。未來的數字檔案信息將會形成一個巨大的信息空間，應把高校檔案信息化建設與發展納入高校信息化建設的重要組成部分，適應經濟社會發展的需要。高校檔案信息化建設是全國高校檔案建設共同的工作，對高校的各項工作產生積極的影響。數字檔案館的建設是高校檔案部門的未來發展趨勢，高校檔案信息化將會成為各高校師生查閱信息最全、最新、最方便的場所，伴隨著網絡與通信技術的不斷發展，檔案信息在網絡上被傳輸、檢索和利用，爭取把檔案信息化建設與國家和地區檔案信息化同步。

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