新形勢下高校人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

【摘 要】高校人事檔案是反映每位教職員工工作、學(xué)習(xí)歷程及工作表現(xiàn)的權(quán)威性原始憑證。文章分析了新形勢下，當(dāng)前高校人事檔案管理中存在的突出問題，并且針對問題的形成原因，通過對實(shí)際情況的分析論證，提出了解決問題的幾點(diǎn)思路和對策。

【關(guān)鍵詞】高校人事檔案 管理水平 制度建設(shè) 開發(fā)利用

隨著我國教育事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展和高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教職工人數(shù)不斷上升，人才流動頻繁，外聘人員增加，給人事管理工作帶來一定難度，加上人事檔案管理本身存在問題，更在一定程度上制約了人事檔案管理的發(fā)展。因此如何更好地為高校管理、教學(xué)管理、人事決策服務(wù)，是新時期高校人事檔案管理工作面臨的新課題。

高校人事檔案管理工作中的突出問題

1.歸檔材料存在缺失不完整現(xiàn)象，形式不規(guī)范[1]

由于檔案材料形成部門不能準(zhǔn)確按人事檔案歸檔材料要求進(jìn)行歸檔，所歸檔材料不夠全面，也不能隨檔案材料的產(chǎn)生及時歸檔，勢必造成材料遺漏，導(dǎo)致材料缺失，不能全方位、系統(tǒng)、完整地反映客觀真實(shí)情況。

2.“人檔分離”的情況日趨嚴(yán)重[2]

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源成了市場競爭的核心，通過人才流動可以促進(jìn)人力資源的合理配置，提高人力資源的使用率。但是，隨著人才競爭的不斷升級，為了達(dá)到目的，出現(xiàn)不合理的無序競爭。原用人單位為了留住人才，扣留檔案，新單位為盡快引進(jìn)人才，在無完整調(diào)動手續(xù)的情況下，接收用人，造成了“人檔分離”現(xiàn)象，給后續(xù)的人事管理帶來了許多麻煩。

3.檔案管理水平低，信息技術(shù)應(yīng)用有待加強(qiáng)

隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，教師隊(duì)伍人數(shù)的日益壯大，人事檔案的數(shù)量成倍增長，導(dǎo)致檔案管理任務(wù)重，頭緒多，工作量大，檔案查、借閱頻繁。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，人事檔案管理中也增加了硬件投入，但由于管理人員的計(jì)算機(jī)能力有限，管理軟件投入跟不上，導(dǎo)致很多管理工作仍停留在手工操作階段，計(jì)算機(jī)僅僅是打印和上網(wǎng)的工具，對人事檔案管理水平的提高沒有任何幫助。

4.檔案信息資料開發(fā)利用水平不高，沒有發(fā)揮檔案的價(jià)值

人事檔案是重要的教學(xué)科研人才信息資源，如果能提高人事檔案資源的開發(fā)利用，可以為教學(xué)、科研提供更好的服務(wù)。但由于人、財(cái)、物水平低下，檔案工作人員忙于應(yīng)付日常的瑣碎工作，沒有時間精力進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)利用，致使檔案信息資料開發(fā)利用水平處于較低的狀態(tài)。

規(guī)范人事檔案管理工作的對策

1.制度建設(shè)、管理標(biāo)準(zhǔn)化是提高管理水平的首要任務(wù)

在人員配置不完善和信息技術(shù)應(yīng)用不高的情況下，要保證檔案管理水平不斷提高，必須建立有效的管理制度，強(qiáng)調(diào)人事檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。制度建設(shè)要以國家人事部頒發(fā)的工作條例、細(xì)則為基準(zhǔn)，結(jié)合本校檔案工作實(shí)際情況，在人事檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔、接收、審核、傳遞、保管、查閱、外借、歸還等環(huán)節(jié)，建立一系列適用于本校檔案管理的規(guī)章制度。

2.提高檔案透明度，杜絕“人檔分離”現(xiàn)象的發(fā)生

人事檔案是組織、人事部門考核人才的重要依據(jù)，只有相關(guān)人員才能進(jìn)行查閱，個人對檔案內(nèi)容一無所知，導(dǎo)致部分人輕視檔案。所以，在人事檔案的利用過程中，給予本人對人事檔案的知情權(quán)，從根本上避免“人檔分離”現(xiàn)象的發(fā)生。

3.加大投入，注重軟件建設(shè)和團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高管理水平

落后的檔案管理手段和方法已不能滿足高校現(xiàn)階段發(fā)展需要，必須加大投入，在硬件達(dá)標(biāo)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)落實(shí)軟件建設(shè)，把電子檔案建設(shè)作為工作重心。電子檔案具備一般檔案的本源性、回溯性等基本特性，還具易存儲、容量大、易傳輸?shù)刃绿匦訹3]。因此，只有加快普及計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，逐步由傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，培養(yǎng)與之相配的管理隊(duì)伍，在設(shè)備、技術(shù)、軟件、人員等方面實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，人事檔案才能更加有效地為高校的教學(xué)、科研、管理服務(wù)。

4.推進(jìn)人事檔案開發(fā)利用工作

人事檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程的快慢將直接影響檔案的開發(fā)利用率，所以必須加快高校人事檔案信息化建設(shè)。因此，我們要從以下幾方面入手：①提高領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員的信息化管理意識，確保檔案利用的源頭暢通無阻；②要加強(qiáng)部門之間的溝通協(xié)作[4]，避免部門各自為政，影響檔案信息資源的相互共享，導(dǎo)致不必要的重復(fù)開發(fā)和浪費(fèi)。③建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，全面實(shí)行分層、分級管理，嚴(yán)格各種信息資料的保密級別，對檔案查閱利用人員進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制和分級審核，確保人事檔案信息利用的安全性和保密性。

只有把信息化建設(shè)與人事檔案的開發(fā)利用同步進(jìn)行，通過制度建設(shè)為其保駕護(hù)航，通過團(tuán)隊(duì)建設(shè)為其添磚加瓦，不斷地提高管理水平，才能把有利用價(jià)值的信息挖掘出來，讓檔案資料為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，為社會發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張寒，劉鵬，胡衛(wèi)新.高校人事檔案歸檔工作應(yīng)注意的兩個新問題[J].蘭臺世界， 2009（05）.

[2]龍安梅，黃建強(qiáng)，丁艷玲.新時期高校人事檔案信息化管理初探[J].蘭臺世界， 2009（02）.

[3]吳衛(wèi)，李繼偉.高校人事檔案信息化管理的思考[J].黑龍江檔案，2009（03）.

[4]廖述香.淺論高校人事檔案管理現(xiàn)代化[J].蘭臺世界，2006（11）.

作者單位：西安科技大學(xué)檔案館 陜西西安