軍隊療養(yǎng)院療案管理現(xiàn)狀及倉儲式管理模式探討

魏 瑩

根據(jù)《療養(yǎng)技術(shù)常規(guī)》規(guī)定，“療案由療案室集中保管，原則上為永久保存，一般不少于60年，保存期內(nèi)不得丟失或銷毀[1]。”衛(wèi)生部《醫(yī)療機構(gòu)病歷管理規(guī)定》要求住院病歷保存時間不得少于30年，門診病歷不得少于15年。筆者所在療養(yǎng)院自建院60年以來，療養(yǎng)療案實行永久保存制。但是隨著療養(yǎng)院綜合實力的不斷增加，門診、康復(fù)、療養(yǎng)人數(shù)急劇上升，傳統(tǒng)的模式已不能滿足日益增多的醫(yī)療資料保存的需要，急需尋求一種適應(yīng)新時期發(fā)展需要的現(xiàn)代存儲方法。目前，檔案的倉儲服務(wù)能為療案管理提供更加科學(xué)、合理、專業(yè)的系統(tǒng)管理。

1 目前療案管理現(xiàn)狀

目前，我國醫(yī)院病案管理主要經(jīng)歷了五個管理模式:紙質(zhì)存儲、縮微存儲、磁存儲、光盤存儲[2]和EMR存儲[3]。筆者所在療養(yǎng)院長期以來使用的是紙質(zhì)療案存儲，給病案保存工作帶來諸多問題，如：庫房不足、病案的查找、保護等，人力、物力、財力投資很大。還有紙質(zhì)病案的安全問題，如果遇上自然災(zāi)害，如:水災(zāi)、火災(zāi)等，或人為因素如：涂改、盜竊等，將造成無法挽回的損失[4]。紙質(zhì)療案作為原始文檔，具有不易篡改，法律效力可靠性強，閱讀方便等特點。病案光盤存儲系統(tǒng)的開發(fā)，促進病案資料的存儲，但檢索困難，借閱程序復(fù)雜，信息利用效率低。EMR即電子療案系統(tǒng)，是將醫(yī)護的工作記錄電子化，更易于閱讀和檢索[5]，但不具備電子簽名技術(shù)支持。目前療養(yǎng)院采用以電子療案與紙質(zhì)療案并存的形式，在每次療程紀(jì)錄后須有各級醫(yī)生的親筆簽名，并作為電子療案的法律依據(jù)。目前，筆者所在療養(yǎng)院庫存療案6萬余冊。為了保障療案的存儲空間及高效率使用，療案室更換了設(shè)計使用更加合理的存儲柜，采取調(diào)整擺放空間等方法，但都無法解決療案存儲空間小、條件差的難題。

2 療案倉儲式管理模式

現(xiàn)有的倉儲服務(wù)式病案管理模式是按照倉儲服務(wù)公司的相關(guān)管理制度對病案進行管理。公司提供借閱、復(fù)印存儲的病案資料等業(yè)務(wù)，醫(yī)院可依據(jù)自身情況終止該項服務(wù)。療養(yǎng)院隨著業(yè)務(wù)功能由以往的單純療養(yǎng)不斷擴大到康復(fù)、慢性病治療、醫(yī)療專護等，各種醫(yī)療文書種類的儲存日益增加，急需采用此模式。

2.1 療案倉儲式管理模式優(yōu)勢

2.1.1 可提供專業(yè)管理 倉儲服務(wù)公司采取條形碼管理，配備高端的監(jiān)控設(shè)備系統(tǒng)對每一本療案、進出人員實行實時監(jiān)控的專業(yè)管理。雙方的管理人員可通過信息系統(tǒng)掌握每一本療案的借閱情況。

2.1.2 可提供大量空間 傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方法，需要提供大面積庫房及存貯架來滿足日益增多的療案歸檔。倉儲服務(wù)式療案存儲方式將取代傳統(tǒng)的存儲方式，從根本上解決了療案室存儲空間不夠的問題，節(jié)約了大量空間。

2.1.3 可提供適宜條件 療案存儲的條件應(yīng)達到一定的標(biāo)準(zhǔn)。如療案室應(yīng)設(shè)在陽光充足、地勢較高、干燥通風(fēng)的地方，室內(nèi)宜掛白色窗簾或玻璃窗涂刷白色油漆，防止療案發(fā)黃變質(zhì)，應(yīng)制作專用柜架存放，并注意滅蟲、滅鼠、防潮，配備滅火器材等[6]。但目前的療案室并未真正達到此標(biāo)準(zhǔn)。

2.1.4 可提高人員素質(zhì) 隨著療養(yǎng)康復(fù)技術(shù)的發(fā)展，不僅療案數(shù)量急劇增加，法律效力不斷增強，而且與之相關(guān)的大量的影像資料的管理工作也越來越受到重視。醫(yī)療檔案管理不但要改進管理模式，更重要管理人才的引進和培養(yǎng)。倉儲服務(wù)作為一種比較成熟的服務(wù)模式在引入療養(yǎng)院療案管理后，必將在一定程度上促進管理人員綜合素質(zhì)的提高。

2.2 注意的問題 療案是療養(yǎng)院療養(yǎng)、教學(xué)、科研、司法工作的寶貴資料，要嚴(yán)格管理，妥善保管，合理使用[6]。因此，在選擇倉儲公司時，該公司資質(zhì)、資產(chǎn)、賠償能力等是考慮重點。其次，倉儲服務(wù)公司應(yīng)具備相應(yīng)的管理制度和監(jiān)控措施，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，務(wù)必保證對存檔內(nèi)容的安全。三是在接受此方式前，雙方都要具備一定的抗風(fēng)險能力。

[1]曹國英.療養(yǎng)技術(shù)常規(guī)[M].北京:人民軍醫(yī)出版社，1999.35.

[2]陳 麗，洪 捷，包品紅. 病案管理數(shù)字化的開拓與應(yīng)用[J].中國病案，2006，7(10):43-46.

[3]王蕾敏，王梓明，王 芳，等.當(dāng)前病歷資料管理難點與對策[J].中國醫(yī)院管理雜志，2002，12(12):746-748.

[4]崔金梅.從北京協(xié)和醫(yī)院病案管理看中國病案教育[J].中國病案，2009，10(1):46-47.

[5]王桂榕.無紙化電子病歷的應(yīng)用，改變了病案管理的模式[J].中國病案，2009，10(8):26-27.

[6]曹國英.療養(yǎng)技術(shù)常規(guī)[M].北京:人民軍醫(yī)出版社，1999.35.