探索高校檔案信息數字化管理

崔愛榮

（德州學院，山東 德州 253023）

高校作為人才培養基地，是科技研究和學術研究的重要場所，尤其是在當今社會，各國都愈發的重視高校對科技進步、經濟發展所做出的重要貢獻.越來越多的學術科研會議選擇在高校召開，學校在教學、科研、管理各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的材料也就更加的豐富繁多.如何對其規范合理的管理成了一大問題.所以與現代社會信息高速傳播，工作質優、量高標準相對應，建立功能更為全面的數字化、信息化檔案館是高校乃至所有辦公場所的必然趨勢.

1 數字化檔案館

1.1 檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享.

1.2 對于數字化檔案館，我們可以提出一個“一材料多資料”的理念.對于所謂的“一材料多資料”是指舉辦一次活動的材料不止包括舉辦地本身所涵蓋的東西，我們還可以通過網絡實現全球范圍內的追本溯源、同類鏈接，實現全方位的記錄，更好地學習、了解從而促進根本性創新和進步.傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，做到檔案源本與電子檔的同步記錄，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的，可以實現更方便快捷的為人了解和服務，更好地體現出它的價值所在.

2 檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性

2.1 加速發揮檔案價值.數字化檔案館的建立將有力地促進信息資源開發一體化.檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻.也應該是促進科技進步、社會發展的前車之鑒.充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數據聚集，實現數據共享.從經濟角度來說，數字化檔案館的建立將會極大地促進高校與社會企業的聯系，高校的科研項目可以通過互聯網這個媒介快速找到有興趣合作的企業，盡快發揮出經濟價值；從社會角度來說，一些便民成果也可以盡快的投入到社會服務中去，為改善民眾的生活質量做出貢獻.

2.2 降低管理成本.在檔案處理數量上升時，傳統的檔案管理處理方法是通過增加辦公人員和辦公費用來解決的，加人加錢必然致使管理成本大幅上漲.通過檔案的數字化處理后，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且從根源上防止了檔案篡改的行為，保證了文件準確性.查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張、人員的浪費和資料清晰度失真的可能，非常符合現在倡導的科學發展、可持續發展的理念.

2.3 提高辦公效率.首先，檔案信息數字化可以使資料能及時歸檔，提高檔案信息的時效性.而信息的快速傳播與應用也對檔案本身的措辭和準確術語起到了很好的規范作用.在信息交流共享下，資料一旦出現錯誤可以在第一時間內被查出并且得到修正，確保了文件的嚴謹性.尤其是在教學科研中，一個小數點的差錯也將會造成巨大損失，而這樣的錯誤是不能允許出現的，大眾的監督作用在此可以得到有效地應用.其次，檔案信息數字化縮短檔案信息檢索時間.手工檔案信息檢索本身耗時長，一旦查找信息不明確，就會增大查閱難度，拖延檔案材料的查找時間.檔案信息數字化后，可以迅速的通過相關字段進行查找，大大縮短檔案的查找時間，獲取的檔案也更為全面.檔案信息數字化、網絡化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌.數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也變成功能更為強大信息控制中心.

2.4 實現對檔案原件的強化保護.將實體檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全.由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護.活動檔案的歷史意義和存在形式多樣性要求我們保存原件做到有據可依.但檔案的材質本身具有時效性，傳統檔案的保存形式大多已經不適合現在高效率、快節奏的辦公模式，實現數字化電子檔的轉化可以很容易的放置于輕便的移動設備中，省掉了原件取用過程中的繁瑣取調程序避免了磨損.

3 數字化檔案館的建設要求和現存問題

3.1 檔案數字化意識淡薄.隨著高校檔案信息管理的發展和管理工作的規范化,領導和教職員工的檔案意識得到加強,但對檔案管理數字化缺乏足夠的認識.雖然很多高校具有專門的機構，也制定了各種檔案規章制度，但貫徹力度不夠.數字檔案館的建立需要不斷的進行嘗試和實驗，因此這項工作既需要領導階層的支持又要通過加大宣傳力度，明確檔案管理數字化工作的重要性.強化高校教職員工的檔案意識,使其以高度的責任感和主人翁姿態，積極投身到學校檔案管理數字化、檔案資源開發與利用工作中去.

3.2 數字化檔案館建設的要求.基礎工作的規范化和標準化是檔案信息管理數字化的前提.數字檔案的標準化、制度化和規范化急需加強.數字化檔案館建設初期對于傳統檔案的管理還是相當重要的，要想實現從傳統檔案管理到數字化檔案的過渡，必須做好檔案記錄格式的轉變和記錄信息篩選工作.根據其同時我們社會的需要，將所提供的信息資源逐步加工成為有序的系統化的信息.實現檔案源本與電子檔的同步記錄，并模擬圖書館儲書系統進行有效分類和保管.方便歸類和輸出，從而能更好的為社會提供優質的服務.

3.3 檔案管理人員的技術要求.合格的檔案管理人員不但需要有一定的專業知識，還需要具備豐富的專業經驗.信息社會，檔案的載體形態和記錄方式已呈多元化發展，信息化背景下檔案信息化建設需要既懂檔案業務管理，又掌握自動化、網絡化技術等現代信息技術的復合型人才.數字檔案館復合型管理人才欠缺，逐步實現檔案管理人員的知識化、年輕化是確保檔案管理人員隊伍穩定健康發展的保證.要想適應社會的發展以及各級崗位和專業的需求，我們的檔案管理工作人員應當樹立起終身學習的思想并自覺地接受再教育.主動學習一些還不為多數人熟知的必備的技能如數據存儲和壓縮技術、檔案信息組織技術、檢索技術、安全性技術等并能熟練應用.

3.4 數字檔案館建設的技術支持.首先是對于檔案資料的安全性保護，檔案資料具有其時效性和保密性，可根據文件的性質不同，設置公開范圍，為檔案信息化管理的安全性做出保障.網絡是把雙刃劍，它的不受限性使更多人享受平等服務的同時也使得“病毒“”黑客”泛濫.這就要求我們從網絡技術的安全性出發，采取有效地措施：如建立自己的訪客查詢系統并與公安系統聯網，采取實名或密碼訪問制度，對于惡意侵入損毀行為，予以有效反擊，充分保證檔案信息資源的安全.再是對于檔案資料的保密與共享的處理.檔案的保密工作不能依賴檔案管理員本身的思想覺悟和職業素養，目前的軟件或者是系統尚無比較完備的自我檢測系統，而對于惡意侵入，是否有足夠的能力應對也是個問題.隨著現代信息技術的發展，全面數字化并不遙遠.所有的信息不止是檔案都將會以抽象形態存在.到時數字檔案館就像是放置了巨大的數據信息的保險箱，而打開保險箱的過程就像是破譯密碼，并不是只有有鑰匙的人才能打開.開發合適使用的軟件與系統是當前建立數字化檔案館亟待解決的問題.否則建立數字化檔案館將會處于比較尷尬的境地.

4 高校建立數字化檔案館的優勢

4.1 高校是培養人才的基地，也配備了比較先進的硬件設施和師資力量.在這里可以更容易挖掘軟件開發和數據管理方面的人才，便于開發和測試數字化檔案館所需的軟件和系統.

4.2 大部分高校擁有計算機專業，對于網絡問題的研究還是比較有實力解決的.就檔案本身的整理頻率和分檔質量來看，高校的檔案基礎還是不錯的，給檔案信息的數字化轉型打了個比較好的基底.高校可以是全社會乃至全世界的信息技術風向標，成功的建立數字化檔案館將會促進整個社會檔案信息管理技術的改革.

高校檔案數字化建設需要經歷一個不斷探索、不斷發展的過程.只有遵循合理的原則，設立教學的目標，采取正確的方法，把追求檔案事業的數字化作為發展戰略目標，重視先進技術，完善管理體制，改善服務水平，為建設數字化檔案館打下堅實的基礎才能逐步做好此項工作能充分發揮高校信息為學校教學、科研和管理服務的作用，引起人們的重視.相信不久后，我國的檔案數字化建設工作一定可以取得成功.

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